建设工程监理档案是高校基建档案的组成部分

陈凤英  西安交通大学档案馆

（陕西西安  710049）

《高等学校档案工作规范》于1993年出台，当时建设工程监理制度在我国才实施不久，活动既不广泛，也不规范，监理档案未能列入该规范基建类档案的接收范围。而监理工作的发展不仅在工程建设中实际形成了各种档案材料，而且在2000年国家还颁布了《建设工程监理规范》，使建设工程监理活动有了明确的依据，从而迫切需要将建设工程监理档案的收集整理归档等工作内容补充到《高等学校档案工作规范》中来，以保证高校基建档案的完整性。

根据《高等学校档案工作规范》（以下简称《档案工作规范》），高校基建类档案由学校基建综合性材料和单项工程材料组成。归档的主要内容包括综合管理，可行性研究，设计基础材料、设计文件，工程管理文件，施工文件、竣工文件，生产技术准备、试生产，基建预算、概算、决算，器材管理等八个方面，不包括建设工程监理文件。建设监理活动中产生的各种材料应否归档，如何归档，成为这两年高校档案工作中一个无章可循的内容，急需制定相关的规范条文给予明确。

1.建设工程监理档案

《档案工作规范》规定，“归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。”建设工程监理活动是基本建设工作的组成部分，在监理活动中产生的相关文件理应成为高校基建档案的组成部分。

 建设工程监理是指具有相应资质的监理单位受工程项目建设单位的委托，依据国家有关工程建设的法律、法规，经建设主管部门批准的工程项目建设文件，建设工程委托监理合同及其他建设工程合同，对工程建设实施的专业化监督管理。其目的在于提高工程建设的投资效益和社会效益。

 建设工程监理制度作为我国工程建设领域管理体制的重大改革开始于1988年，由于它适应了社会主义市场经济的要求，满足了市场经济的客观需要，经过十余年的发展已日趋健全和完善。国家于2000年正式颁布了《建设工程监理规范》（以下简称《监理规范》）GB50319-2000，使建设工程监理活动从此有了明确的依据。

  《档案工作规范》于1993年出台，当时建设工程监理制度尚不健全，活动也不规范，且多数建设项目尚未实行监理，所以在归档范围中未将监理文件列入是很自然的。从2000年开始，建设工程监理制度在全国广泛实施，不少建设项目还被国家强制性规定必须实施建设工程监理。在建设工程监理工作中产生的各种材料成为记录和反映基本建设活动真实面貌材料的组成部分之一，将其中有保存价值的部分归档已势在必行。各校在实际操作中也已进行了不少有益的探索，但因为没有规范可依，彼此差异较大，急需为《档案工作规范》增设相关条目给予规范统一。

    2. 归档范围和保管期限

    建设工程监理工作的主要内容包括：协助建设单位进行工程项目可行性研究，优选设计方案、设计单位和施工单位，审查设计文件，控制工程质量、造价和工期，监督、管理建设工程合同的履行，以及协调建设单位与工程建设有关各方的工作关系等，具有技术管理、经济管理、合同管理、组织管理和工作协调等多项业务职能。由于对其工作内容、方式、方法、范围和深度均有特殊要求，因此，目前在建设工程投资决策和设计阶段尚未形成系统，发育不够成熟。建设工程监理主要是施工阶段的监理。

 施工阶段形成的监理文件（资料）包括以下内容：

1)      施工合同文件；

2)      勘察设计文件；

3)      监理规划；

4)      监理实施细则；

5)      分包单位资格报审表；

6)      设计交底与图纸会审会议纪要；

7)      施工组织设计（方案）报审表；

8)      工程开工/复工报审表及工程暂停令；

9)      测量核验资料；

10)  工程进度计划；

11)  工程材料、构配件、设备的质量证明文件；

12)  检查试验资料；

13)  工程变更资料；

14)  隐蔽工程验收资料；

15)  工程计量单和工程款支付证书；

16)  监理工程师通知单；

17)  监理工作联系单；

18)  报验申请表；

19)  会议纪要；

20)  来往函件；

21)  监理日记；

22)  监理月报；

23)  质量缺陷与事故的处理文件；

24)  分部工程、单位工程等验收资料；

25)  索赔文件资料；

26)  竣工结算审核意见书；

27)  工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告；

28)  监理工作总结。

 建设监理档案是整个工程建设项目档案的一个组成部分，它与设计档案、施工档案既相互关联、印证、补充，又相互交叉，有一定的重复性。如果将监理文件（资料）不加区分地全部归档保存，势必要造成一些材料的重复存档，给馆库造成不必要的压力，浪费人力物力。因此，对于以上材料，监理单位应全部归档保存，而对于高校的基建档案则应将归档范围的重点放在监理单位自身产生的有保存价值的材料上。对于施工过程中主要由施工单位制作形成，监理单位仅负责审查批准的文件应由施工单位负责归档，如隐蔽工程验收资料。勘察、设计文件亦应如此，以避免归档材料的重复。

 归档监理文件的保管期限应体现文件在反映工程建设中的重要程度，如监理工作中形成的监理大纲、规划、实施细则、质量评估报告、总结报告、质量缺陷与事故处理报告和索赔处理意见等综合性、总结性的材料可以长期保管；对于监理工作中形成的仅反映工程建设阶段性的记录、报告、总结则应短期保管或不归档，如监理日记、监理月报等。

3.收集、整理和归档

 建设工程监理档案的收集应坚持权责明确、系统、完整、准确的原则，增强监理人员的档案意识，建立总监理工程师负责制度，以监理项目为单位，将档案收集落实到人。将档案收集工作贯穿于施工的全过程，是做好建设工程监理档案归档工作的基础与保证。

建设工程监理档案的整理组卷必须遵循建设监理活动的客观规律，保持档案材料的系统性与有机联系。在方便利用的前提下，以建设项目为单位，适当照顾案卷厚度，将归档文件分门别类地进行整理组卷。同时，归档文件的整理还必须建立在文件内容准确完整的基础上。任何弄虚作假的现象都是不允许的，如果有文件内容不准确完整的现象应及时予以纠正补充。

基本建设档案因其产生周期长，单位多，专业性强等特点，其收集、整理归档一直是高校档案工作中的一个难点，分工合作将是比较好的解决办法。也就是说，把基建档案的收集、整理按工作环节分解到各参建单位，各单位分工负责自己所承担工作中直接产生的文件材料的收集整理，单位间相互交叉的文件材料则由主办单位负责。经整理组卷后的材料全部交给学校基建管理部门汇总，然后统一交到校档案馆统一管理使用。建设工程监理档案的归档亦应如此，学校与监理单位之间应通过合同条款的途径规范双方的责权利，明确归档范围、时间、立卷规范、归档程序和手续，以及违约责任等，将建设工程监理档案的归档落到实处。

    基本建设是百年大计，质量是生命线。建设工程监理档案是基建档案不可分割的组成部分，在反映和促进工程投资效益与工程建设质量方面有着不可或缺的作用。将建设工程监理档案纳入高校基建档案的收集范围，并设立相关的规范条文给予明确已势在必行。

参考文献

1．原国家教委  《高等学校档案工作规范》  [Z]  1993年

2．GB50319-2000  《建设工程监理规范》  [S]

《学校档案》2002.2