基建档案也需要全面质量管理

西安交通大学档案馆  陈凤英

全面质量管理就是全体人员参加的，贯穿于工作的全过程的，全方位的质量管理，它是科学化、现代化的管理方法。这一方法在不少企业的管理工作中发挥过重大作用，在基本建设活动中也曾广为推行，取得了不少的佳绩。笔者认为，基建档案因其自身的特殊性，也需要全面质量管理。

基建档案是指基建项目从立项、报建、设计、施工、竣工验收全过程中形成的，反映工程建设真实面貌的，保存备查的文字、声像、图示等形式的原始记录材料，是科技档案重要的组成部分之一。基建档案既具有整体性、成套性和不重复性这些科技档案的一般特性，又具有形成周期长、环节多、材料分散等自身的特点，因而区别于其它的科技档案。比如，一个单位的科技档案主要是由本单位形成，并负责立卷归档。基建档案则完全不同，初本单位基建管理部门形成的管理性材料外，还有参与项目建设的勘察、设计、施工、监理等单位以及主管上级、政府职能部门形成的与建设项目相关的各种材料。这些材料的产生贯穿于建设活动的始终。因此，对基建档案实施全面的质量管理，有效地动员起参建各单位全体人员的力量，应该是保证基建档案质量的有效途径。

基建档案的质量表现在两个方面，一是档案内容的质量，二是案卷的质量。档案内容的质量主要是指基建档案的内容真实、准确、全面；案卷质量则是指卷内材料的齐全、系统和规范。二者都是保证基建档案质量的必要条件，缺一不可。

一项工程的建设总是有计划、有步骤地按规律进行的，是分阶段、按程序完成的。为了保证档案内容的质量，从项目的酝酿立项开始，就应建立相应的规章制度，使每一位工作人员都能尽职尽责地做好自己的工作，并对自己所承担工作形成的材料负责。完善的会签、审核制度是档案内容真实、准确、全面的有力保证。那些记录不详，责任不清，缺项掉项的材料在形成过程中就会及时得到纠正。否则，不论哪个环节出了问题，都会影响到档案内容的质量。

基本建设工作因为周期长，参与单位多，要保证档案的质量必须使所有单位的每一个人都职责明确，并将各环节的工作都纳入到全面质量管理的大系统中。试想，一项建设工程若不在建设过程认真做好积累，到工程竣工时，档案材料缺这少那，档案工作人员就是有天大的能耐，也无法使档案材料齐全、系统和规范。因而必须根据建设阶段的不同，把基建档案的收集整理工作落实到相应的责任主体和责任人。比如筹建阶段，其主要工作是进行项目的可行性研究、立项、报建、招投标等，这些工作主要是由建设单位自行完成。那么，对相关材料的收集整理建设单位的文书人员就责无旁贷。再比如施工阶段，这一阶段的工作是施工单位的施工人员在监理单位监理人员的监督之下完成的，那些施工中形成的检测报告、隐蔽记录等材料则由施工单位资料员负责收集整理，并报监理工程师审查，等等。只有这样，分中有合，合中有分，分工合作，使基建档案的质量管理纳入到工程建设的系统工程中去，在全面质量管理的控制之下，才能真正做好基建档案的收集整理工作。

基本建设是百年大计，工程质量是它的生命线。在工程竣工交付使用以后，不论是解决建设纠纷，还是查处质量事故，基建档案都是不可或缺的依据性材料。将基建档案的收集、整理、归档置于全面质量管理的有效控制之中，对保证工程建设的质量有着积极的促进作用。

参考文献：《科技档案的质量控制》  霍振礼  李碧清  《中国档案》2001年第6期

《西安档案》2003.2