西安交通大学档案馆 陈凤英
现行的高校各类档案归档范围和保管期限表是《高等学校档案工作规范》的重要组成部分，该规范于93年出台。我校是在98年档案工作考评定级时开始执行的，并将93至97年各年已形成的案卷进行了相应的调整。根据我们几年来的实践体会，笔者认为，《高等学校档案工作规范》规定的归档范围和保管期限普遍偏宽偏长，不利于馆藏优化。应该借鉴国家档案局印发的《关于机关文件材料归档范围和档案保管期限的规定（征求意见稿）》对其进行修订，使高校档案能够在保持最低馆藏数量的情况下保持最大限度的信息量。
1． 应明确计算机打印的定稿不归档。这是办公自动化水平不断提高的今天急需解决的问题。那些既无拟写人个人笔迹记录，又无相关责任人签名的计算机打印的文件定稿，不论是在为利用者提供真实、准确的档案信息方面，还是在考证正本文件真伪、正误方面，都没有实际意义。从重要性角度分析，一般的文件的历次修改稿也不要归档。
2． 在归档范围中应尽可能避免使用“有关”、“重大”等一些模糊性词汇。因为“有关”还是“无关”，“重大”还是“一般”全在于归档人员的主观判断。人为因素多，随意性大，操作性比较差。应细化相关条目，增加可操作性，把那些真正需要归档保存的文件材料接收进馆。
3． 研究生的学位论文可以只归博士的，硕士学位论文存院、系资料室备查即可。据统计，在我校近几年的进馆档案中，研究生学位档案的案卷数占了三分之一左右，因为是一人一套，数量很大。而其中相当数量的论文对科学技术的发展并不具有长期的借鉴作用。研究生学位档案的归档范围应体现档案信息在社会发展中的积极作用，这样既解决库容压力问题，又方便师生的查考利用。
4． 根据工作变化增减相关的归档内容。如设备类档案中的随机材料，因为要随时备查，将其定为归档内容不符合工作运行的实际。在不少单位，此项规定形同虚设，应予以删除。而基建类档案中，由于近几年开始执行的工程监理制度，在实际工作中形成了与工程相关的监理材料，但在规范中又无据可依，应增加条目给予明确。
5． 除了将上级文件中专指本校的文件长期保管外，非专指本校的指导性、规范性的文件可定为短期保管。本校自己形成的各类文件，保管期限一般可考虑从长，以突出档案形成单位的主体地位。这样做，在网络化建设不断发展的今天，不会因此影响档案信息的利用。
6． 对于科研项目材料的归档范围和保管期限，应按课题的层次和级别高低确定。否则，同样是科研课题，国家级的重大科研项目代表的是国家最高科研和学术水平，其它级别的课题则与之不能相提并论。前者可以“长期”保存，后者则应区别对待，不能一概而论。
7． 将“永”、“长”、“短”的保管期限划分改为“永久”和“定期”，定期中再实行标时法。将过去短期1至15年，长期16至50年的模糊划分改为50年、30年、15年、5年的标时定期，以方便到期档案的鉴定处理，减少馆库压力，节省人力物力。
《高等学校档案工作规范》93年出台以来，对高校档案工作的规范化、标准化建设起了不小的促进作用，但它毕竟是20世纪90年代初期的产物，随着社会生活、环境的变化，不少条目已不适合今天变化了的情况，有必要考虑对高校档案的归档范围和保管期限进行必要的修改。
参考文献：《档案业务建设的重大改革——机关文件材料归档范围和档案保管期限的修改》国家档案局机关档案业务指导处 《中国档案》2001年第1期
《档案学通讯》2003.3
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