档案信息与网络化建设

西安交通大学档案馆  陈凤英

《中华人民共和国档案法》第二条明确，档案“是过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成地对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声响等不同形式的历史纪录。”档案工作的重要性不言而喻。在传统的档案工作中，人们比较注重档案实体的管理，对档案的信息属性则认识不足，信息服务相当薄弱。随着社会的进步，人们对信息的需求不断增加，档案的信息地位也因此得到了社会各方面的认可。进入21世纪，借助于互联网的优势，档案信息资源将在社会实践活动中发挥重要的作用。

一、档案信息与网络化的关系

档案是一种历史纪录，同时也是作为信息存在和流通的一种文献。档案的价值在于它形成和记录内容的原始性和唯一性，这是它区别于其他文献的特性。人们利用档案，除了可以用它的原始性作为法律凭证外，还可以利用它所记录信息内容的知识和技术推动社会发展。档案信息的价值在利用中得以体现和发挥。档案随是原始的不可改变的，但档案信息则是可塑的，人们可以改变档案信息存在的形式，使其更方便利用者的获取。将档案信息数字化，实施计算机管理，并上网发布，是方便利用者，发挥档案信息资源作用的极好途径。

21世纪是一个以网络为核心，以信息技术为主导的世纪。互联网的出现，对社会各方面产生了极大的影响，也为信息部门提供了一种全新的服务方式和手段，为信息形成了一个全新的生存空间。作为信息系统重要组成部分的档案部门不可避免地受到了网络技术的冲击。在网络化迅速发展的大好形势下，档案信息进入网络环境，实现资源共享，不仅是大势所趋，也是势在必行。随着网络的发展，档案本身也开始逐渐产生与网络上，人与信息的交流可以通过计算机而不在通过其它载体实现交流。档案部门也将不再仅仅是档案实体的管理部门，而是一个信息的存储与供应部门。

在以手工操作为主，相对封闭管理档案的情况下，虽然人们投入了大量的人力、物力对档案实体进行整理、分类、排序，但由于受管理手段的限制，档案信息的输出量及速度都难以提高，极大地挫伤了利用者的积极性。周而复始，档案部门门庭冷清，档案馆成了存放“故纸堆”的“死库”，档案工作者也给人以“看堆守摊”人的形象，档案信息的利用率相对较低。

信息只有在流动中产生价值，在社会实践中发挥作用。档案利用已被公认为是档案管理的宗旨，传统的以档案文献资料的借阅利用为基础的被动的服务方式已远远不能满足人们对档案信息的需求。网络环境以其快捷方便的优点给档案信息利用带来深刻的变革，网络环境中的档案信息利用者可以得到全天候的信息服务。人们通过互联网随时可以进入任何一个网站获取所需的档案信息，从而获得更大的主动性。远程阅读不仅消除了空间的阻隔，免除了利用者的长途劳顿，节约了利用者的时间，也提高了档案信息的利用率。

21世纪是网络化的信息社会，网络时代的档案馆已不再是一个个孤立的信息储藏地，而是由网络连接起来的信息体系的一个有机组成部分，从而实现信息源的高度分散性与信息集中控制的统一。网络化是档案信息资源实现共享的必要条件和物质基础，也是它的最终目标。通过网络开辟内容丰富的档案信息咨询服务，在信息服务的深度和广度上下功夫，使档案信息资源在经济建设中发挥作用。

二、档案信息网络化建设的途径

档案信息网络以现代信息技术为基础，以计算机硬件及通讯设备为依托，已应用软件为手段，以数据库信息资源为对象，将电子文献形式的档案信息提供给网络用户。

在非网络环境中建立起来的档案馆（室）如何使自己在可能的最段时间内实现档案信息网络化建设的目标是众多档案人需要思考的问题。本文提出笔者几点浅见供大家商磋。

    1．加强队伍建设。在生产力诸要素中，人是最活跃的因素。档案管理人员计算机网络知识的普及是档案信息上网的基本条件。广大的档案工作者要抓住时机，努力学习相关的知识和技能，为档案信息的网络化管理做好准备，一旦本单位具备网络化管理的条件，就立刻可以操戈上阵。

    2．丰富和充实馆藏。档案利用是以档案信息为对象的，档案信息是网络化建设的前提，“库中无货”，利用成为空谈。网络环境下的档案收集工作比任何时候都更加重要，档案收集必须充分考虑社会实践对档案信息的需求。

    3．档案信息数据化。经过数据化处理的档案信息才能在网上生存、传递。在档案信息网络化建设中首先要建立数据化的档案信息库。由人形象地将计算机软硬件、网络和档案信息比喻为车、路、货，计算机软硬件这列现代化的“车”载上档案信息这种特别的“货”，形式在“信息网络”这条“高速公路”上，将充分地发挥档案的信息资源作用。由于地区、行业、单位间的发展不平衡，在尚未建成信息网络的地方，人们也不应一味地“等”，应抓紧做好档案信息的数据化处理，把“货”备足备好，一旦有“路”，“车”就可以飞速行驶。

    4．从小局域网做起。面向未来，立足自我，从本单位实际出发。网络建设需要经济实力的支持。档案部门直接创造的经济效益极为有限，财政投入又严重不足，在此情形下进行网络建设可以说是举步唯艰。因此，档案信息的网络化建设不能贪大求快，在积极争取投入支持的情况下，量力而行。先从馆内小局域网，单位内部局域网做起，待条件成熟时再建地区性或行业性区域网，连接大范围的广域网，步步为营，分阶段有计划地实施网络化建设。一有条件接入互联网，则应及时在各著名的搜索引擎上注册自己的域名，以方便公众查阅和利用。

    5．文档一体化。将档案部门纳入本单位计算机网络建设整体规划，与本单位的计算机网络建设同步发展。2001年1约1日正式实施的《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。”整理（立卷）和归档是档案工作的前期基础性工作，也是公文处理的一部分。在本单位办公自动化信息系统建设中争取将档案的收集、利用纳入其中，不仅能保持档案与公文二者信息结构的联系，还能达到数据的充分利用。既为当前工作服务，以解决了新型程档案的数据化处理，从而加快档案管理现代化的进程。

6．信息系统功能开发。档案信息管理在档案信息网络化建设中的表现就是信息系统功能的开发。档案工作自动化在经历了管理手段计算机化之后，迫切需要在信息服务上有所创新。将档案馆自动化集成系统、数据库、多媒体数据库等高度集中在统一的界面上，在局域网或广域网上实现资源共享。开展“在线服务”，使利用者可以获得深层次的档案信息服务与交流，等等。这些目标的实现在很大程度上取决于档案信息系统功能的开发，计算机软硬件的研发不容忽视。

综上所述，档案信息化建设是信息时代对档案工作的必然要求，档案信息借助于互联网这条高速公路必将在新的经济建设中发挥积极的作用。加快档案信息网络化建设是时代赋予我们当代档案人的历史使命。路漫漫，但前途一片光明，我们唯有奋发努力不松懈。