论高校基建档案的完整性

西安交通大学档案馆  陈凤英

基建档案是高校档案的一个重要组成部分，它包括基本建设从酝酿、决策到建成投入使用全过程中所形成的、应归档保存的所有文件材料。这些材料除具备一般科技档案所具有的专业性、科技性和通用性等特点外，还有其自身的一些显著特点，档案的完整性与否十分重要。但由于基建档案涉及面宽，内容繁杂，其完整性很难做到。本文拟从以下几个方面分析影响基建档案完整性的因素，从中探寻相应的解决途径。

一、“文档”与“科档”

在档案分类方面，国内比较通行的做法是将档案分成“文书档案”和“科技档案”两大类。故而，对于基本建设档案则是将管理性文件归文档，业务性材料归科档。此分类方法无形中把密不可分的材料割裂开来，破坏了档案材料的有机联系。尤其是一些与项目建设直接相关的管理性文件，在按文书的年度立卷归档中被分置于不同年度的若干卷中，彼此间的联系受到更为严重的破坏。把一个建设项目的管理性文件与业务性材料分开保管，也给借阅利用带来了极大的困扰。

实际上，一个基建项目不论其建设周期长短，对象如何，都是以项目为单位进行建设的，其档案表现出显著的整体性、成套性和不重复性。如果破坏了这些特性，就会影响它的使用价值。《高等学校档案实体分类法》(以下简称< 实体分类法>)较好地解决了这一问题。《实体分类法》明确规定，基本建设类档案主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料，从而遵循了高校基建档案形成的规律、内容和特点。把基建方面的管理性文件从行政管理类中分离出来，与基建的业务性材料放在一起，较好地保持了基建档案的完整性。同时，这种分类方法也更有利于提高基建档案的准确性和系统性，使基建档案的管理更趋于科学。

在具体组卷归档中，《实体分类法》将基建综合管理性文件集中放在一个二级类目下，按年度立卷归档。如，规章制度、计划、规划、统计年报等。与具体建设项目直接相关、密不可分的管理性文件按项目在项目竣工时归入项目档案中，并按项目建立相应的二级类目。如项目的立项报告、批文、可行性研究报告、计划任务书等。这样极大地方便了管理和利用。在实际工作中，基建部门的同志对此感触最深。以前，每查阅一个项目的档案，总要在“文档”和“科档”之间穿梭。有时，为了查找一个跨年度建设项目的几份文件需翻阅不同年度的数卷档案，真有些大海捞针的感觉。采用《实体分类法》后，只要找到要找的项目，有关该项目的所有材料就都有了。与该项目相关的综合性管理文件在对应建设年度的综合类下也就找到了。不仅完整性有了保证，利用也十分方便快捷。

二、基本建设自身的特点

基建档案的形成往往因为参加单位多，建设周期长等原因，在形成和积累的过程中极易散失，从而影响档案的完整性。

从参加单位方面看，一个项目档案的产生涉及建设单位本身、主管上级、政府相关行业管理部门，以及设计、勘察、施工、监理等单位。这些不同的单位围绕着同一个建设项目产生各自工作范畴内的档案材料，这些材料之间尽管各不相同，但又彼此相关，缺一不足以完整说明问题，是密不可分的一个整体。任何一个参建单位的材料不归档都会影响到该项目档案的完整性。

从建设过程分析，每一个建设项目，不论项目大小，都会经历从前期准备、实施施工和竣工验收三个建设阶段。这三个阶段按建设内容和任务又可以分为六步：(1)提出项目建议书；(2)进行可行性研究和编制可行性研究报告；(3)申请年度计划，规划定点；(4)委托设计或招标选择设计单位，地质勘察，通过设计审查和消防、人防等审查，取得建设规划许可证；(5)招标选择施工企业、监理公司、大型设备供应商，并实施具体的建设工作；(6)竣工验收。建设周期往往较长，一个大一点的项目，花三、五年方能建成是很平常的事。哪一个环节的材料收集不到同样会危及档案的完整性，影响日后的使用。

依笔者的工作实践来看，要克服上述不利因素的影响，档案部门必须在管理上下大力气。除了加大力度，争取领导重视，提高各方面人员的档案意识以外，建立、健全各项规章制度是至关重要的。应对归档的范围、时间和具体要求做出明确的规定，做到有章可循，有法可依。档案部门的工作人员要与基建部门保持密切的联系，随时了解工程的进展情况，及时指导基建项目档案的预立卷，并在工程竣工验收时严格把关，把基建档案的事后补遗变成形成过程中的积极积累，从而保证基建档案的完整性。

在实际运作中，应遵循基建档案材料的形成规律，采取一些具体的措施，将档案的积累、预立卷工作按建设阶段分解到各承办单位。如可行性研究报告、立项申请及批复由基建管理部门的经办人负责；扩初设计、施工图和地质勘察报告分别由设计和勘察单位负责；施工中形成的开、竣工报告，材质证明，试验报告，质量验收与评定等材料，包括竣工图，由施工单位负责，等等。为了使各单位均能各负其责地做好档案的收集、积累工作，保证及时归档，除了在工作进行之前就要使有关的人员了解相应的归档范围、时间和要求外，还应借助市场经济规律的作用，在建设单位(甲方)与各有关参建单位(乙方)签定合同时，就把档案作为其中的一项写入合同书中，明确规定乙方在工作完成的同时若不及时向甲方提供相应的档案材料，则甲方有权拒绝给乙方办理结算付款。只有这样，基建档案的完整性方能落到实处。

三、改(扩)建工程

基本建设项目在一次建设完成后，会因为种种原因对原建筑进行改(扩)建，以满足新的需要。在改(扩)建过程中产生的材料与一次性建设过程中形成的材料同样重要，这部分材料的归档是对原项目档案的补充和完善，是该项目档案密不可分的组成部分。

近几年，由于高等教育事业的迅猛发展，一些早期建设的项目已无法满足学校新的教学与科研工作的需要，比较多地发生了改建和扩建工作。但由于改(扩)建工程的工作量相对于一次性建设时总是比较小，容易给人造成仅是敲敲打打、小打小闹的印象，常被人们所忽视。且由于建设管理通常由项目的使用部门负责，管理人员缺少基建工作的专业知识，给档案的收集增加了新的困难。在此情况下，档案管理部门的同志及早介入，把归档的要求更具体详尽地介绍给建设单位的经办同志将显得更为重要和必要。

四、小型基建项目

在基本建设方面，为了配合工作的开展，学校也会进行一些小型的基建项目。这些项目不论是规模还是投资，一般都比较小，有时甚至仅是为了配合某一时期的工作需要而建设，建筑寿命也长短不一。由于具有这些特点，在项目建设时，通常不用报政府管理部门审批，也不用报上级主管部门备案，仅在校内有关部门间进行协商即可确定，建设的管理工作也是由项目的使用单位负责。这部分档案的收集归档在高校是一个薄弱环节，容易被忽视。尽管如此，在基建档案的收集中我们仍不能轻易放弃这部分档案。原因在于，这部分基建项目虽然比较小，但它不仅在整体上仍是学校基本建设不可分割的一部分，而且有些项目使用期限还比较长，在使用的过程中因为情况变化，也会发生维修、改建或扩建工作，如果没有档案可供查阅，势必会给学校的工作造成困扰。

在运用与《实体分类法》配套的《高等学校档案工作规范》(以下简称《规范>》对高校小型基建项目档案进行组卷时，还会使人感到《规范>相关条款的可操作性欠佳，这对基建档案的完整性也或多或少地会产生一些负面影响。

为了克服上述问题，有必要针对小型基建项目(包括改、扩建工程)制定专门的归档制度，借以规范这部分档案的归档工作。在归档制度中，应根据小型基建项目的特点，简明扼要地列出各归档条目，以保证既能把主要的和关键性的材料归档，同时又避免是文必档。在保证利用需要的前提下，注意馆藏优化。依笔者的实践体会，此做法对保证基建档案的完整性不失为一项有效的措施和途径。

五、归档中的几个具体问题

1、 请示与批复

有请示就应有批复，这在机关文书管理中是众所周知的，但在基建档案的归档中人们却常常顾此失彼。有请示不见批复，从卷面看不出此项目依据什么而建；有批复没有请示，人们弄不清上级机关为何批准建设。尤其是立项报告和上级批文缺一不可。

2、 正文与附件

在基本建设中，类似于将设计方案报请有关部门审批或备案是常有的事。由于上报时通常是把设计方案作为报函的附件上报的，所以，产生的文件就是由正文和附件两部分组成的。归档的时候，如果仅归正文而没有附件则不知报的是什么；如果仅有附件没有正文，又不知设计方案是报予何方的。两部分同时归档，不仅可以保证文件的完整性，同时还可以提高基建档案的准确性和系统性。

3、印件与底稿

在计算机已比较普及的今天，手写的底稿已不多见，但个别时候还会遇到。由于底稿上通常都记录有签办的过程，比较受重视，归档时一般不会遗漏。而印件不论是上报还是下发，经办时有办完即完的做法，不留备份，到归档时就犯了愁。没有印件，档案的凭证作用大打折扣。

3、 签名(章)与盖印

基建工作是一项技术性、专业性很强的工作，责任重大，来不得半点虚假和疏漏。作为基建工作原始记录的基建档案必须完全准确，责任清楚。各种表格中的责任人、责任单位必须签名(章)、盖印，以保证日后查考之用。

以上几个问题在基建档案的立卷归档中显然不是关键性问题，但却比较常见，在保证基建档案完整性方面有其不容忽视的作用，应引起大家的重视。

《学校档案》2001.3