西安交通大学档案馆 陈凤英
文件定稿是文件的标准稿，是经过修改审阅后，由负责人签发或会议正式讨论通过的最后完成稿，作为缮印复制发出的正本文件的标准依据，在考证文件真伪、可靠程度等方面起着特殊的作用。因此，多年来，档案界一直是将文件定稿与正本一同立卷归档保存的。由于定稿的原始性，这一做法在手工作业办公的年代无疑是必要的。但在计算机应用不断普及，办公自动化水平逐步提高的今天，再强调定稿的原始性，将手稿类和非手稿类定稿不加区分地一律归档，则有失偏颇。
一、手稿类定稿不具有传统意义上的原始性
在手工作业办公的年代，文件底稿是由拟稿人手书的，核稿人的修改意见也是手书在底稿上的。由于个人笔迹不易伪造和篡改的特性，定稿就具有了正本文件无法替代的原始性。但在利用计算机完成文件拟写、修改的情况下，文稿中却不再有书写者个人的笔迹。
计算机应用的最大优势就在于它的快捷方便。在计算机上拟写稿件不仅快，而且可以很方便地进行修改。在自动化办公的状况下，拟稿人在计算机机上拟写稿件，核稿人对稿件的修改也在计算机上完成。草稿经修改后直接生成新的文本——定稿，定稿会覆盖以前的所有稿本。所以，通过计算机打印出的定稿不仅内容与正本相同，就是外形也与正本相差无几（没套红头）。这样的定稿已不再具有传统意义上的原始性，也就起不到考证正本文件正误、真伪的作用。
关于文件定夺过程、责任区分的记录，我们单位是利用“发文稿纸”解决的。我们有专门印制的供文件拟写、签发使用的“发文稿纸”，发文稿纸上印有拟稿人、核稿人、签发人的签名及意见栏，同时还设有行文单位、发送单位以及文件字号、题名等项。旧版的发文稿纸上半页印有上述各项，下半页是横格，供书写稿件用。为适应现代化办公，2001年我们单位印制了新版的发文稿纸。虽然习惯上仍称之谓“发文稿纸”，但它已没有了供书写稿件的横格部分，整个页面全是记录文件形成过程、区分责任的栏项，非常详细。有了这样的发文稿纸，对于用计算机打印且无原则性（手工书写）的修改意见的文件定稿，笔者认为应该不归，只将发文稿纸附在正本文件之后归档即可。
二、优化馆藏应拒绝非手稿类定稿进馆
改革开放后，各项事业飞速发展的结果之一是档案信息数量的与日俱增和随之而来的档案实体数量的迅速膨胀。这给有限的储存空间和保管设备带来了极大的压力，优化馆藏已刻不容缓。
所谓优化馆藏就是要在保持最低限度的馆藏档案数量的条件下，保持最大限度的信息量。在接收进馆档案时，要剔除其中无保存价值的部分，把好进馆档案的质量关，以满足人们对档案信息的需求。
从档案利用的角度看，绝大多数档案的利用者利用档案的主要目的是为了寻找线索、收集资料，他们并不关心文件是如何形成的。文件定稿在为利用者提供真实、准确的档案信息方面并无多大作用。相反，由于定稿的实体数量与正本几近相当，占用了不少的库容。这种情形在文书档案中相当突出。那些除了定稿还附有多次修改稿的文件，定稿加修改稿的实体数量比正本还多，在收集、整理、保管的各个环节中都要消耗不少的人力、物力。笔者认为，从优化馆藏的角度看，除了那些重要的法规性文件，以及党和政府制定的具有长期指导意义的方针政策性文件的定稿、重要的修改稿有存档的必要外，对于一般单位产生的文件，应该将那些于实际工作无多大作用的计算机打印的定稿拒之于档案馆门外，使有限的资源发挥较大的效益。
在日常工作中，我们的一些老同志习惯沿用以往的做法，不加区分地向归档单位索要文件底稿，把计算机校对稿充抵文件底稿立卷归档的并不是个别现象。这些稿件上既无拟写人笔迹，也无相关责任人签名，根本谈不上原始性，也起不到凭证作用。更有甚者，有人用废纸打印底稿，纸张背面乱图乱画，有损档案工作的严肃性，应引起大家的重视。
参考文献：《谈文件定稿的归档》 姜华 《陕西档案》2000年第5期
《档案》2002.2
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