西安交通大学档案馆 陈凤英
档案的部门立卷是档案工作最基础的一个工作环节，也是档案管理的重要组成部分之一。部门立卷是指由档案材料的形成部门在档案管理部门的指导下具体完成档案从收集、整理、组卷、装订到移交全过程中的全部工作。部门立卷制度早已见著于国家有关档案工作的法规条款中，但多年来由于种种客观和主观的原因，部门立卷制度的落实始终不尽人意。本文正是基于这样的状况，拟结合自己的工作实践，从以下三个方面阐述自己对高校档案工作中部门立卷的认识。
一、部门立卷的优势
档案工作是由互相联系的若干环节组成的一个有机整体，不论是微观的具体业务，还是宏观的管理工作，都不是档案管理部门可以独立完成的，更不是哪个个人可以承担得了的。尤其是高校档案所具有的专业性强、内容复杂、范围面广，载体多样，制作者多等特点，更使归档工作难以推进。部门立卷制度正是要最积极有效地把档案材料形成部门的力量动员起来，以确保及时、准确、系统地做好归档工作。
部门立卷制度的优势归纳起来大约有以下三点：
1、由于工作的关系，档案材料形成部门的同志比较了解和掌握本部门文件的形成过程，由他们承担档案的收集、整理工作，益于文件材料的平时积累，有利于提高档案的完整率和归档率。
2、档案材料形成部门的同志了解本部门文件材料在内容上的相互联系和完整情况，由他们立卷，可以保证档案材料的有机联系，提高档案的归档质量。
3、由于案卷是由档案形成部门的同志亲自整理、组卷和移交的，他们对各卷的基本内容心中有数，便于部门日后的借阅使用，无形中也就提高了档案的利用率。
二、困扰部门立卷的因素
部门立卷制度在档案管理工作中的作用不容低估，优势也是众所周知的，但在实际运作中却是困难重重，效果远不尽人意，有时甚至使一些人对这一制度的制定产生了质疑。之所以产生这样的困惑，大致有以下两方面的因素：
1、档案工作是一项严谨而细致的工作，来不得半点的粗心大意。各部门负责归档的同志大多数都有许多的日常工作需要完成，归档工作并没有列入他们的岗位职责。由于工作头绪繁多，他们的精力、时间和重心常常会随着日常事务的轻重缓急而发生转移。如果部门领导不重视档案工作，工作人员责任心又不是很强，就很难保证归档的及时与完整。
2、档案管理是一门专业，工作中有其自身的特点和要求。目前，各部门负责归档的同志都是兼职完成归档工作的，多数同志缺乏系统的档案专业知识，个别人甚至对档案管理的一般规范、标准都不甚了解。因而，工作中就难免出现这样或那样的差错，使得案卷质量难以保证。
三、贯彻部门立卷的措施
为了摆脱困扰部门立卷因素的影响，使部门立卷制度在档案管理工作中最大限度地发挥其积极的作用，广大档案工作者在各自的工作中进行了扎实有效的探索，取得了不少的成绩。此处仅谈几点个人的认识和体会。
1、从组织结构上给予保证
由于机构设置和人员编制定额的限制，各单位专职档案人员数量都极为有限。要想全方位高质量地完成本单位的档案管理工作，仅靠这几个专职人员显然是力不从心。西安交通大学采用专、兼职档案员网络系统的做法，取得了较好的效果。
专、兼职档案员网络系统的具体做法是在每一个归档部门聘一名兼职档案员，按归档内容的不同，分别由负责相应类别档案的专职档案员负责日常的业务指导。这些兼职档案员遍布学校的各个部门，他们既是本部门归档工作的具体承担者，同时也是档案工作在该部门的宣传员，起着上传下达的作用。各部门的兼职档案员由学校档案馆统一发给聘书，有名有份，使归档工作成为其日常工作的一部分。归档工作被列入日常工作的有序行列后，部门立卷制度也就不再是形同虚设的规定。
2、集中培训与日常业务指导相结合
兼职档案员的业务培训必须是多渠道有针对性地进行，不能搞一哄而上的形式主义，要注重解决工作中的实际问题。
兼职档案员有众多的日常事务需要处理，难以抽出整块的时间在一起集中学习。所以，除了极少数的时候把大家集中在一起学习一些档案管理方面的基本理论和政策、法规外，更多的时候是要把业务培训贯穿于日常的归档工作之中。这样，由于针对性强，更易于取得成效。同时，也不会给大家增加太多的工作量。
我的做法是：普遍存在的问题集中在一起讲解，个别人的问题个别讲解；工作中经常会遇到的问题书面解释给问题涉及到的每一位同志；个别问题则具体地讲解到人。由于针对性强，不占用大家的专门时间，使归档工作的各个环节与日常的其它工作融为一体。所以，大家反映还不错，在一定程度上缓解了收集指导的被动局面。
3、健全和完善工作规范
《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的颁布执行使高校档案工作向规范化、标准化迈进了一大步。但由于各学校的发展历史、办学规模均有较大差异，有必要在《实体分类法》和《工作规范》的指导下，根据自身的特点，制定出适合本校的档案工作规范，使立卷工作不仅有章可循, 而且更易于操作。
4、加强部门间的沟通与协作
档案收集工作涉及面广，需要各部门的大力支持与合作。加强部门间的沟通与协作将有助于我们更好地完成各项任务。
基建项目档案的收集就是一个很好的例证。由于基本建设的周期一般比较长，参与建设的单位多，档案材料产生于整个建设过程中所涉及到的每一个单位，收集工作相当困难。以往，大家虽然也是全力以赴，但取得的成效却不尽人意。后经档案馆与资产处多次协调，大家达成了比较一致的认识。目前统一规定，在基建项目竣工验收的时候，建设部门必须完成项目的立卷工作，并与档案馆办理移交手续，否则不予办理固定资产入帐。这一制度的建立不仅极大地保证了基建项目档案归档的及时性和完整性，同时也为资产管理创造了良好的基础条件。
5、充分调动人的积极性
在生产力的三大要素中，人是最活跃的因素，离开人的积极性和创造性，根本就谈不上什么工作目标的实现。
在调动人的积极性方面，发挥激励因素的作用是不容忽视的重要环节。我校制定的《西安交通大学档案材料立卷归档工作检查评比与奖惩暂行办法》已运作了两年，在树立榜样，表扬先进，激励后进方面起到了一定的作用。
《陕西档案》2001.1
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