为“以件为单位”叫好

西安交通大学档案馆  陈凤英

随着档案管理工作现代化建设的不断发展，档案界对文书立卷方法改革的呼声越来越高，《归档文件整理规则》应运而生，给档案管理工作带来了深刻的影响，“以件为单位”的优越性将展示在我们工作的方方面面，人们由衷地为这一规则的实施叫好加油。

档案工作一线的同志对档案案卷级管理的种种弊端有着深刻的体会和认识。为了要把卷内材料的页面大小弄的整齐划一，要裁要贴，简单的低级劳动花去了工作人员太多的精力，在档案信息的开发利用方面则显得力不从心。无形中把档案工作人员变成了一群“故纸堆”中的“看堆收摊”人，在社会上的形象极为不佳，也因此给广大利用者的心理造成了不小的负面影响。以件为单位进行归档文件的整理，文件只需按件进行简单的固定即可装盒上架，省去了许多无谓的劳烦。

案卷级管理最大的难点还在于组卷与拟写案卷题名。组卷的原则虽然很明确，人们还在实践中总结出了组卷的几大要素，但可操作性仍然很差，随意性也大。文件材料之间的“有关”还是“无关”全凭档案人员浏览文件内容后做出的判断。而学科交叉，职能交叉，又使档案人员难以做出判断。新人的培养只能是师傅带徒弟，师傅手把手地教，徒弟依样画葫芦地学，没有两、三年的学习，很难独立工作。拟写案卷题名更让人头痛，在规定的50个字内将卷内若干份文件的内容描述概括清楚成了档案人员的一项“硬工夫”，不要说文书部门的兼职档案员发怵，就是专职的档案工作人员，没有三、五年的实践磨练也难以胜任。以件为单位整理归档文件，人们只需按原文的题名、字号、责任者等简单分类，建立相应的文件级目录。这在应用计算机进行档案管理的情况下，已完全可以满足方便检索的需要。

总之，“以件为单位”的档案管理将把广大的档案工作人员从低级的重复劳动中解放出来，使我们可以用更多的财力、物力以及大家的精力去进行档案信息的开发利用。“以件为单位”既适应了档案管理工作现代化建设的需要，又符合文档一体化发展的趋势，深得档案工作者人心，在档案工作中必将发挥重要的作用。

《湖北档案》2002.6