如何做好建设工程监理材料的归档工作

西安交通大学档案馆  陈凤英

    建设工程监理是指具有相应资质的监理单位受工程项目建设单位的委托，依据国家有关工程建设的法律、法规，经建设主管部门批准的工程项目建设文件，建设工程委托监理合同及其他建设工程合同，对工程建设实施的专业化监督管理。其目的在于提高工程建设的投资效益和社会效益。建设工程监理活动是基本建设工作的组成部分之一。

    建设工程监理制度作为我国工程建设领域管理体制的重大改革开始于1988年，由于它适应了社会主义市场经济的要求，满足了市场经济的客观需要，经过十余年的发展已日趋健全和完善。国家于2000年正式颁布了《建设工程监理规范》（以下简称《监理规范》）GB50319-2000，使建设工程监理活动从此有了明确的依据。目前，建设工程监理制度在全国已广泛实施，不少建设项目还被国家强制性规定必须实施建设工程监理。在建设工程监理工作中产生的各种材料记录和反映了基本建设活动的真实面貌，将其中有保存价值的部分归档保存是基本建设工作的需要，也是我们广大档案工作者的职责所在。

1．  建设工程监理材料的内容

基本建设的主要环节有可行性研究，立项报建，设计与施工。目前的建设工程监理主要是施工阶段的监理。在施工阶段，监理工作形成的材料主要有以下内容：

1)      施工合同文件；

2)      勘察设计文件；

3)      监理规划；

4)      监理实施细则；

5)      分包单位资格报审表；

6)      设计交底与图纸会审会议纪要；

7)      施工组织设计（方案）报审表；

8)      工程开工/复工报审表及工程暂停令；

9)      测量核验材料；

10)  工程进度计划；

11)  工程材料、构配件、设备的质量证明文件；

12)  检查试验材料；

13)  工程变更材料；

14)  隐蔽工程验收材料；

15)  工程计量单和工程款支付证书；

16)  监理工程师通知单；

17)  监理工作联系单；

18)  报验申请表；

19)  会议纪要；

20)  来往函件；

21)  监理日记；

22)  监理月报；

23)  质量缺陷与事故的处理文件；

24)  分部工程、单位工程等验收材料；

25)  索赔文件材料；

26)  竣工结算审核意见书；

27)  工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告；

28)  监理工作总结。

2． 合理确定归档范围和保管期限

  基本建设活动是一个相互有机联系的整体。参建各方的工作既有分工，又有联系。反映在所形成的材料上，则表现为既相互关联、印证、补充，又相互交叉，有一定的重复性。归档保存哪些材料要视存档单位在建设活动中的地位与作用不同而区别对待。否则，若将建设各方的材料不加区分地全部归档保存，势必造成一些材料的重复存档，给馆库造成不必要的压力，浪费人力物力。对于建设方，其基建档案对监理单位所形成材料的收集应将重点放在监理单位自身产生的有保存价值的材料上。对于施工过程中主要由施工单位制作形成，监理单位仅负责审查批准的文件由施工单位负责归档，如隐蔽工程验收材料。勘察、设计文件亦分别由勘察与设计单位负责归档。只有这样才能有效地避免归档材料的重复性。

  归档监理材料保管期限的确定应体现其在反映工程建设活动中的重要程度，如监理工作中形成的监理大纲、规划、实施细则、质量评估报告、总结报告、质量缺陷与事故处理报告和索赔处理意见等综合性、总结性的材料可以长期保管；对于监理工作中形成的仅反映工程建设阶段性的记录、报告、总结则应短期保管或不归档，如监理日记、监理月报等。

3．  遵循客观规律，做好收集、整理与归档

 建设工程监理档案的收集应坚持权责明确、系统、完整、准确的原则，增强监理人员的档案意识，建立总监理工程师负责制度，以监理项目为单位，将档案收集落实到人。将档案收集工作贯穿于施工的全过程，是做好建设工程监理档案归档工作的基础与保证。

  建设工程监理档案的整理组卷必须遵循建设监理活动的客观规律，保持档案材料的系统性与有机联系。在方便利用的前提下，以建设项目为单位，适当照顾案卷厚度，将归档材料分门别类地进行整理组卷。同时，归档材料的整理还必须建立在材料内容准确完整的基础上。任何弄虚作假的现象都是不允许的，如果有材料内容不准确完整的现象应及时予以纠正补充。

  基本建设档案因其产生周期长，单位多，专业性强等特点，其收集、整理归档一直是高校档案工作中的一个难点，分工合作将是比较好的解决办法。也就是说，把基建档案的收集、整理按工作环节分解到各参建单位，各单位分工负责自己所承担工作中直接产生的文件材料的收集整理，单位间相互交叉的文件材料则由主办单位负责。经整理组卷后的材料全部交给学校基建管理部门汇总，然后统一交到校档案馆统一管理使用。建设工程监理档案的归档亦应如此，学校与监理单位之间应通过合同条款的途径规范双方的责权利，明确归档范围、时间、立卷规范、归档程序和手续，以及违约责任等，将建设工程监理档案的归档落到实处。

参考文献

GB50319-2000  《建设工程监理规范》

《现代情报》2002.10