抓基建项目档案管理 促工程建设质量

西安交通大学档案馆  陈凤英

在市场经济社会中，任何一种产品在市场竞争中取胜的基本保证必定是质量。基建项目作为一种特殊的产品是百年大计，工程质量更是它的生命线。为了保证工程建设的质量，近几年国家出台了一系列的政策、法规对基本建设的各项工作予以强制性规范，使“豆腐渣”工程产生的势头得以遏制。

正如任何一种商品在进入市场时都必须具有检验合格证一样，基建项目在竣工投入使用时必须有一套真实反映建设过程和建设成果的资料——基建项目档案。基建项目档案作为工程建设过程和建设成果的真实反映，在加强工程质量控制，追究工程质量责任，惩治工程领域的腐败行为等方面具有重要的作用。

一、             基建项目档案与建设质量的关系

基建项目档案是指基建项目从立项、报建、设计、施工、竣工验收全过程中形成的，反映工程建设真实面貌的，保存备查的文字、声像、图示等形式的原始记录材料。与一般产品相比，基建项目具有建设周期长，参建单位多的特点。除了需建设、勘察、设计、施工、监理等单位以及政府建设管理部门共同参与建设外，稍大一点的项目，从立项到竣工没有两、三年的时间将不可能完成。基建项目档案就产生于这一建设活动的每一个环节。

立项报告与批复、建设申请与许可证是建设单位和政府建设管理部门行使管理职能，间接参与工程建设，控制建设质量形成的档案材料；勘察设计文件是勘察设计单位为实施建设提供的依据性文件，是保证工程建设质量的基础；施工过程中形成的各种记录、报告是施工单位具体实施工程建设的写照，直接反映了工程建设的质量；监理单位的质量评估报告是对工程建设质量的全面评价，具有相当的公证性；等等。基建项目档案中的每一份文件都从不同的角度忠实地记录和反映着工程建设的质量，与工程建设质量有着密不可分的关系。

二、             抓基建项目档案管理，促工程建设质量

基建项目档案的形成与基建项目的建设同步进行，将档案管理纳入到建设管理的大系统之中，使基本建设全面质量管理的方法在基建项目档案的管理中同样发挥作用，从而使基建项目档案的管理有效地促进工程建设的质量。

全面质量管理就是全体人员参加的，贯穿于工作的全过程的，全方位的质量管理，它是科学化、现代化的管理方法。这一方法在基本建设活动中曾广为推行，取得了不少的佳绩。笔者认为，如将全面质量管理的方法用到基建项目档案的管理中，不仅将大大提高基建项目档案的质量，还将对工程建设的质量起到很好的促进作用。

基建项目档案的质量表现在两个方面，一是档案内容的质量，二是案卷的质量。档案内容的质量主要是指档案的内容真实、准确、全面；案卷质量则是指卷内材料的齐全、系统和规范。它们既是保证基建项目档案质量的必要条件，也是工程建设质量的真实反映。

一项工程的建设总是有计划、有步骤地按规律进行的，是分阶段、按程序完成的。为了保证档案的质量，从项目的酝酿立项开始，就应建立相应的规章制度，使每一位工作人员，每一个参建单位都能尽职尽责地做好自己的工作，并对自己所承担工作形成的材料负责，做好各环节的工作。完善的会签、审核制度是档案内容真实、准确、全面的有力保证。那些记录不详，责任不清，缺项掉项的材料在形成过程中就会及时得到纠正，在建设的过程中认真做好档案的积累。否则，不论哪个环节出了问题，都会影响到档案的质量。档案的质量有了保证，在相当程度上也就意味着工程建设的质量有了保证。试想，哪一个工作人员，哪一个参建单位会乐意让记录工程质量有问题的材料存入档案。参建单位，参建人员那么多，各方面的材料相互补充、印证，使一些在档案材料上弄虚作假的人极少有可乘之机。

基建项目档案质量对工程建设质量的促进作用还体现在档案在形成过程中档案的质量得到了法律法规的保证。如建设部2000年印发的《房屋建筑工程和市政基础设施工程实行见证取样和送检的规定》明确，工程中涉及结构安全的试块、试件和材料必须在建设单位或工程监理单位人员的见证下在现场取样，并送至经过省级以上建设行政主管部门对其资质认可和质量技术监督部门对其计量认证的质量检测单位进行检测。类似的规定既保证了工程建设质量，同时也保证了档案的质量。所以说，一个档案材料齐全、系统的基建项目，其档案材料的真实、准确性也会比较高。

参考文献：《科技档案的质量控制》  霍振礼  李碧清  《中国档案》2001年第6期

《现代情报》2002.1