石慧敏
首先，《归档文件整理规则》的实行解放了档案人员，有利于鉴定工作的开展
中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(以下简称规则)正式颁布实施。这是我国机关档案工作进行改革的一项重大举措。《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于传统立卷方法的“文件级”整理方法。它的制定和实施，将档案人员从繁琐的整理组卷工作中解放出来，使他们有精力和时间去搞一些档案价值鉴定和档案信息开发利用的工作。从而更有效地推动整个档案事业向前发展，适应现代化发展的需要。
《规则》中规定“归档文件”是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。各机关文书、业务部门将工作活动中处理完毕的具有保存价值的文件材料，在档案人员的指导下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，将归档文件以“件”为单位整理后移交归档。文件本身写有标题的，不再要求拟写标题，不用打页号，对件的装订不做严格的要求，甚至有些不要求装订。整理后的档案按分类方案的最低一级类目中的事由结合时间、重要程度排列并进行“l—N”编制件号。档案盒只作为装具单位，与盒内所存档案内容无关。这样，在文件归档的组成上简单化，易于指导和操作。文件形成之时．也就是归档组“卷”之时。由于文件内容的重要程度以及使用时效和范围，文件的制作者和承办人员最为熟悉，因此，由各归档部门的文书人员按“件”整理，使得归档工作显得更为准确化，简捷化，关键是从根本上解放了档案人员，提高了归档鉴定工作的质量，优化了馆藏。
其次。以“件”代“卷”的整理规则使归档文件的鉴定工作提前到文件形成部门
一份文书在形成运行的过程终结之后，一般有三种归宿。一是归入档案馆保存，二是作为资料备查，三是销毁。决定这份文件的最终归宿应该是文件的形成者根据其形成期间以及完毕之后所起的作用，来判定其是否有归档保存价值，档案人员只起一种指导和参谋的作用。档案的归档鉴定工作是对档案未来价值的预测，而这种预测又决定着档案的命运。在整个档案工作中，实属重要。正如美国档案学家莫斯1992年在中国人民大学档案学院所说：“鉴定是档案工作整个系列环节中第一个关键性决定，是随后所有决定得以产生的基础，因而是档案工作的首要职能，鉴定的重要性居第一。”
对于归档文件转化为档案这个环节中，由于传统的组卷方法繁琐、复杂、主观随意性较大，案卷质量很难把握，使得每年的立卷归档成为文书和档案人员一项沉重的负担。另外，由于立卷方法较难掌握和档案专职人员少、兼职档案员流动性大之间的矛盾，造成归档鉴定及组卷工作都由档案馆(室)承担的局面。而实际上，一份文件在形成和运行过程完毕之后，是否有保存价值和查考价值，文件的形成者和形成部门最清楚。以前，因不清楚已形成文件的内在价值，档案人员面对一堆堆“已经入馆的文件材料”，宁滥勿缺，均视其有保存价值，将它们一一组卷，保存。日复一日，年复一年，档案馆(室)的人员就忙于组卷、打页号、“三孔一线”的装订、写卷内目录、拟写案卷标题等等一系列工作，而没有精力和时间去开展档案信息资源的开发和利用、档案管理的现代化建设、档案价值鉴定理论的研究以及对归档部门进行执法监督等等更深层次的工作，客观上制约了档案事业的发展。《规则》中的以“件”为单位的整理方法，就是要求档案人员深入到文件形成部门中去，指导他们如何将有保存价值的文件分类，如何按“件”排列、编号、著录，而不再是大包大揽。
第三．有关电子文件的归档鉴定工作
50年代初档案界从苏联学习并掌握了案卷管理模式，一直延续到九十年代末，都是以“卷”为单位来管理档案，而且对“卷”的形成有特定的要求。手工检索靠的是经验和资格，所以档案界一度有许多“老档案”到了退休年龄却离不了岗位，因为离开了他们，面对厚厚的一卷卷档案，很难查到所需的其中某一份文件。整个档案界都面临这个问题。
开发档案内部存在的信息资源，为社会，为国家，为单位，为个人提供利用服务是保管档案的最终目的。计算机的出现，为档案检索提供了方便和快捷。用计算机系统管理档案还可以做到一次著录，多次输出，计算机的查询功能会很容易找到利用者所需的档案。而以“件”为整理单位的档案构成，是用计算机管理档案的最佳途径，更符合电子文件的形成和管理。当然对于一些现在还没有条件配置计算机的单位来说，按件整理，按件制作手工检索工具，有可能工作量增大，但从根本上提高了档案查阅的准确率。
由于电子文件在内容上极易被修改、复制、删除，而且还不留痕迹，使得档案部门对于归档电子文件的原始性和真实性很难认定。因此，电子文件归档的鉴定工作，主要是在归档前，电子文件形成者在档案部门的协助下，对归档的电子文件内容进行鉴定。在文件形成之初，由文件制成者根据各职能部门权限所有者生成的文件及其背景信息，来鉴定其是否具有保存价值的原文信息。所以，在归档同时，鉴别归档的电子文件是否就是原始的、有效的电子文件，非常必要。
档案价值鉴定工作是一项系统工程，贯穿于档案文件运动周期的始末，从文件形成之后能否转化为具有保存价值的档案，到归档文件保管期限的初始判定以及档案期满后存毁鉴定的整个过程中，都离不开档案的鉴定工作。而归档前的鉴定工作则又是最为关键的，它可以说是一项“去粗取精”、“去伪存真”的工作，是影响到未来整个档案质量和馆藏优化的关键。归档鉴定工作是档案业务建设中一个重要环节。鉴定工作的质量不仅直接关系到馆(室)藏档案的完整性和准确性，而且在很大程度上反映了档案实体管理部门的工作效率和重要程度。因此，《规则》的施行，把使得档案工作者解放自己，用更多的时间对档案鉴定工作进行研究和探讨。只有我们自己的理论水平提高了，才能更有效地在实际工作中指导立档单位，把整个档案管理工作纳人现代化管理的轨道。
《山西档案》2001.4
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