以“件”代“卷”的整理方法对文件归档鉴定工作的影响

石慧敏

(西安交通大学档案馆，陕西西安710049)

摘要：《归档文件整理规则》的施行，提出了完全不同于传统立卷方法的“文件级”整理方法，以“件”代“卷”，在一定程度上影响并带动了文件归档前的鉴定工作，从而提高档案的质量。

关键词：文件级整理方法；归档；鉴定

中图分类号：G272．3  文献标识码：B  文章编号：1001-5264(2001)04-0034-01

The lnfluence Of the Arrangement Method Of Substituting“Piece'’for

“Volume”On the Record Fi1ing and Appraisal work 

中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(以下简称规则)的颁布实施，是我国机关档案工作面临现代化管理进行改革的一项重大举措。《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于传统立卷方法的“文件级”整理方法。以“件”代“卷”，在一定程度上，影响并带动了文件归档前的鉴定工作，从而提高档案的质量。

    一、以“件”代“卷”的整理规则解放了档案人员，促进了鉴定工作的开展

《规则》中规定“归档文件整理”是以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。也即各机关文书、机关部门将工作活动中处理完毕的具有保存价值的文件材料，在档案人员的指导下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，将归档文件以“件”为单位整理后移交归档。整理细节不做具体规定，如：文件本身写有标题的，不再要求拟写标题；有自然号的不用再打页号；对件的装订也不做严格的要求，甚至有些不要求装订。整理后的档案按分类方案的最低一级类目中的事由结合时间、重要程度排列并进行“1——N”编制件号。档案盒只作为装具单位，与盒内所存档案内容无关。这样，在文件归档的组成上简单化，易于指导和操作。文件形成之时，也就是归档组“卷”之时，也就是归档组“卷”之时。这从根本上解放了档案人员。

 二、以“件”代“卷”使归档文件的鉴定工作提前到文件形成部门

    对于归档文件转化为档案这个环节中，由于传统的组卷方法烦琐、复杂、主观随意性较大，案卷质量很难把握，使每年的立卷归档成为文书和档案人员一项沉重的负担。另外，由于立卷方法较难掌握和档案专职人员少、兼职档案员流动性大之间的矛盾，造成归档鉴定及组卷工作都由档案馆(室)承担的局面。而实际上，一份文件在形成和运行过程完毕之后，是否有保存价值和查考价值，文件的形成者和形成部门最清楚。以前，因不清楚已形成文件的内在价值，档案人员面对一堆堆“已经入馆的文件材料”，宁滥勿缺，均视其有保存价值，将它们一一组卷，保存。日复一日，年复一年，档案馆(室)的人员就忙于组卷、打页号、写卷内目录、拟写案卷标题等一系列工作。长期以来，越俎代庖地做了文书人员大量的归档组卷工作。《规则》中的整理方法，就是要求档案人员深入到文件形成部门中去，在文件形成之后，归档之前，指导他们如何将有价值的文件分类，如何按“件”排列、编号、著录，而不再是对整理组卷的大包大揽。这样，既提高了归档文件的质量、优化了馆藏，又可以有时问和精力去开展档案价值鉴定理论的研究、档案信息资源的开发利用、档案管理的现代化建设以及对归档部门进行执法监督等等更深层次的工作，从而促进档案事业的发展。

三、以“件”代“卷”是适应电子文件生成的产物

开发档案内部存在的信息资源，为社会、为国家、为单位、为个人提供利用服务是保管档案的最终目的。计算机的出现，为档案检索提供了方便和快捷。用计算机系统管理档案还可以做到一次著录，多次输出，计算机的查询功能会很容易找到利用者所需的档案。而以“件”为整理单位的档案构成，是用计算机管理档案的最佳途径，更符合电子文件的形成和管理。当然对于一些现在还没有条件配置计算机的单位来说，按件整理，按件制作手工检索工具，工作量有可能会增大，但从根本上提高了档案查阅准确率。

四、电子文件的归档鉴定也是文档一体化的管理过程

由于电文文件在内容上极易被修改、复制、删除，而且还不留痕迹，使得档案部门对于归档电子文件的原始性和真实性很难认定。因此，电子文件归档的鉴定工作，主要是在归档前，电子文件形成者在档案部门的协助下，对归档的电子文件内容进行鉴定。在文件形成之初，由文件制成者根据各职能部门权限所有者生成的文件及其背景信息，来鉴定其是否是有保存价值的原始信息。所以，在归档时，鉴别归档的电子文件是否就是原始的、有效的电子文件，非常必要。

《四川档案》2001.4