石慧敏 侯 磊
截至1997年，我国共有各级各类档案馆3706个。共收藏档案资料1.3亿多卷件册。将这1.3亿档案资料中的信息资源开发出来，为今人所用，为社会主义建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。为此国家投入了大量资金和设备，其中电子计算机拥有量在世界各国档案部门中名列前茅，用计算机管理档案已取得了可喜成绩。但是，目前档案部门的现代化管理水平与当今计算机的应用发展还存在很大差距，其原因是多方面的。笔者以为，档案管理标准化未能在档案工作中得到全面落实以及两者之间的关系未能被广大档案工作者所认识，也是原因之一，现就此问题提出浅见。
一、 档案工作标准化的主要内容及其有关标准
档案工作标准化，其主要内容应从档案工作现代化发展的需要来考虑，也就是如何实现计算机存储、检索及信息传输。具体到档案工作来看，标准化的内容应该是：针对档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等业务工作的各项标准，规范和制定统一的术语、符号、代码、分类、主题词及标引等，将档案信息著录到标准的档案现代化管理设备之中，建立全国统一的档案检索和报道体系，实现档案信息资源共享。目前已制定颁布的国家标准和行业标准有GB／T3792．5--85《档案著录规则》；GB／T9705--88《文书档案案卷格式》；GB／T11821--89《照片档案管理规范》；GB／T11822—89《科学技术档案案卷构成的一般要求》；DA／T1—92《档案工作基本术语》；DA／T2--92《科学技术研究课题档案管理规范》；DA／T3--92《档案馆指南编制规范》；DA／T4—92《DA／T5--92》《缩微摄影技术在16mm卷片(A6平片)上拍摄档案的规定》；DA／T6--92《档案装具》；DA／T7—92《直列式档案密集架》；JGJ25--86《档案馆建筑设计规范》等。辽宁、江苏等省还制订有档案管理的地方标准。此外，还有一些企业标准也已颁布执行。
二、 要实现档案管理的现代化，档案工作标准化是前提和基础。
计算机的迅速发展以及网络技术的普遍应用，对档案管理的现代化是一个很大的促进。要想让国内外更多的人了解我国丰富的档案资源，更好地开发利用我国的档案信息资源，更大程度地发挥档案的作用，通过计算机网上查询是最快、最经济、最方便、最广泛的途径。然而，档案要实现计算机网上资源共享，最基础的条件就是档案工作标准化。1979年国务院颁布的《中华人民共和国标准化管理条例》提出“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。没有标准化，就没有专业化，就没有高质量，高速度。”这就清楚地阐明了标准化在建设社会主义、实现现代化过程中的地位和作用。档案管理要实现计算机著录及网络查询，必须建立在先进的技术、严密的分工、统一的标准和广泛协作的基础之上。要确保档案管理业务和技术实行统一的标准，从技术上使各部门、各系统的档案管理有机地联系起来，才有利于实现档案信息资源共享。
三、 档案工作标准化在档案管理中的应用及存在的问题。
近年来，随着档案数量的迅猛增加，计算机技术及网络普及应用，有关档案工作的法令法规的相继出台，标准化也日渐被人们所重视。1983年2月国家档案局成立了全国档案工作标准化领导小组，着手起草《档案著录规则》、《档案分类法》等项标准和规定，1991年3月成立了全国档案工作标准化技术委员会，主要承担档案工作国家标准、行业标准的审查工作，已经颁布的档案工作标准在档案管理中已得到很好应用，主要表现在一方面加强对已颁布的标准的实施与监督工作，另一方面组织人力对已颁标准进行评估和修订。使之更加完善。如1985年颁布的《档案著录规则》，国家档案局通过举办培训班在全国20多个省和中央部委档案部门试行。又将《科学技术档案案卷构成的一般要求》纳入科技事业目标管理考评定级工作的内容，以使案卷的整理、编目、装订、标识达到统一。虽然标准化工作已取得了一些成绩，但也存在不少问题：
1、档案标准化工作宏观管理不够，没有建立健全标准化管理制度
对标准的立项缺乏统一管理，立项渠道较多，彼此不通气，不交流，造成重复立项。另外，在编制标准过程中的粗制滥造，出现疏漏，使质量得不到保证。在标准的实施上也缺乏严格的管理，互不协调，降低了标准的权威性。
2、现有标准贯彻落实不够
尽管国家档案局将档案工作标准化的应用纳入档案管理升级评审内容，但实际上执行起来却是摆在可有可无的地位。在考评过程中，对于一些没有按标准著录的计算机档案信息存储也不扣分，反而认为只要拥有计算机硬件设备，无论其利用率高低，皆可称为“采用了现代化科学管理手段”。只注重档案的硬件配置和软件要求，而对标准化的贯彻落实情况却无人问津。因此在档案工作中造成了重视现代化管理却忽视标准化实施的不协调现象。
3、档案工作人员对标准化认识不够
档案工作人员没有充分认识到标准化对提高挡案工作质量和效率的作用。因此，尽管已颁布了一系列有关标准，一些档案机构还是按自己编的分类方案进行标引，著录内容和格式仍然各行其是，各自为政，致使计算机管理档案仅限于本单位利用，而无法实现网络共享，严重制约了档案信息资源的开发利用。一旦要实现计算机网络管理档案，终将造成互不协调，互不兼容，难以统一，甚至出现混乱状态，悔之晚矣!
综上所述，推行档案工作标准化是实现档案工作现代化的前提和基础。为顺应时代发展需要，早日实现计算机网络管理档案，当务之急是切实加强档案工作标准化。
《陕西档案》1999年增刊
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