西安交通大学档案馆 张玉瑛
我国高校档案馆一般是在原有的综合档案室的基础上成立的，内设机构大多是沿用原来的文书档案室、科技档案室(以下简称第一种机构)。这种机构实行的是每位工作人员对一类档案的收集、检查、指导部门立卷、编目与检索、保管、利用、统计、销毁等环节统管到底的工作方法。近几年，有些高校档案馆将机构按工作环节设成收集指导室、保管利用室(以下简称第二种机构)。这种机构实行的工作方法是收集指导室负责档案的收集、检查、指导部门立卷和填写移交清单，然后向保管利用室移交；保管利用室则负责档案的分类、编号、编目、著录、编制检索工具、提供利用、统计、销毁等工作。笔者根据在这两种机构下工作的体会，对两种机构的利弊作一个粗浅的比较。
一、监督机制方面
第一种机构缺乏监督机制。因为是各自为政，所以在无检查制度的情况下，他人不能详细了解其工作情况。在一些主、客观因素的影响下，存在着有些档案漏收或整理不符合要求，甚至积压几年未整理的现象，影响整个档案馆的工作。第二种机构则具有监督机制。在规定的时间内，收集指导室的同志是否将档案收集齐全、组卷是否正确、案卷标题是否准确、保管期限划分是否恰当，在移交给保管利用室时均能得到检查，发现问题能及时解决；而保管利用室的同志必须及时将档案编号、编目、著录、排架，否则就不能快速、准确地提供利用。
二、工作能力方面
按第一种机构，因为每位工作人员要将自己负责的一类档案的各个环节统管到底，所以必须要熟悉各环节的工作内容、程序，个人的业务能力和经验在纵向上得到提高和积累，但熟悉各类档案的面相对狭窄。而按第二种机构，每位工作人员虽然只完成档案工作诸环节中的几个环节，但因为要负责几类档案，必须对几类档案的收集、文件材料的整理等环节熟练掌握，工作面宽了，个人的业务能力和经验在横向上得到提高和积累，但在熟悉档案工作的所有环节方面相对不够。
三、工作量方面
因为学校工作的特点，各类档案收集、整理的量和难易程度不同，利用量也差别很大(有的档案一年利用近2000卷次，有的档案一年利用不足100卷次)，按第一种机构容易造成工作量不平衡，在档案部门这个清水衙门中，又无法实行多劳多酬，影响了一部分同志的积极性。按第二种机构则可避免这种现象，分配工作时可根据各类档案的量和难易程度来搭配，有人多负责几类，有人少负责几类，使工作量尽量平衡。
四、工作效率方面
虽然我们要求的是部门立卷，但为了保证案卷质量，在部门归档人员立卷前，档案人员必须对文件材料的齐全完整及分类、归卷、排序进行检查，发现问题应及时加以解决。规模大的高校归档部门和归档人员较多(如我校有57个归档单位和85名兼职档案员)，加之归档人员的频繁更换，部门立卷工作经常不到位，所以帮着给文件材料分类、分卷、排序及检查是否齐全完整、拟写案卷标题已成了档案人员的主要工作。在要求按问题组卷时，这更是一项复杂的工作，需要静下心来集中精力思考、操作，但往往因为要接待查档者而终止思考，等查档者离去后，刚才的思路已断，只能从头看起，降低了工作效率。档案馆要集中人力干一些阶段性的工作也受限制，分散了档案馆的力量。按第二种机构，因有专人调档，其他档案人员可以专心致志的从事档案的整理、著录等，不仅提高了工作效率，而且可以阶段性地抽调专人办展览、搞编研、开发档案信息资源，提高档案的社会效益。
五、人尽其才方面
按第一种机构，每位档案人员要完成档案工作的各个环节，因受人员素质、性格、能力的限制，并非每位工作人员都能把各个环节做好。比如档案的收集，虽然有归档范围作依据，然而，仍然很需要档案人员具备公关能力和积极主动的工作作风，但有些人性格内向，不善于和人打交道，就不适合于这项工作；有些人计算机方面的能力比较差，不适合干著录、编制检索工具等工作。按第二种机构，个人可以根据自己的特点应聘岗位，馆领导再作全盘调整，发挥每个人的特长，做到人尽其才。
六、档案收集方面
因为目前归档工作制约机制较弱，所以档案的收集仍然是个老大难问题。按第一种机构，一个部门的工作人员归档、查档都由档案馆的一名工作人员接待(如教务处的工作人员来归档、查档，都由档案馆负责教学档案的同志接待)，彼此熟悉，在工作的交往中个人间建立了友好的关系，给收集档案创造了良好的条件。同时因为各人之间的工作互相不牵连，所以档案一整理完就可以入库，在一个二级或三级类目收集、整理齐全后即可编号、编目、排架；某类档案的数量比较大、来源比较分散时，可随时收集、整理，随时编号、编目、排架，如学生成绩，一个学院的收集、整理完后就可编号、编目、排架；一年的档案未归齐，只要留够空柜，即可收集下一年的档案。按第二种机构，要求一个部门的档案收集、整理完后才能移交。由于缺少有力的制约措施，受主观因素(归档人员档案意识不强)和客观因素(部门合并或撤消、人员更换)的影响，一个部门内不同档案的归档时间相距较远，有的很快就归，有的拖延一年也不归，先整理好的档案压在柜子中不能移交，其间的提供利用要收集指导室的同志来承担，不但加大了工作量，也使收集指导室配置的柜子周转不开，直接影响了档案的收集。
七、档案利用方面
按第一种机构，档案人员接待查档时凋阅的是自己整理的档案，情况比较熟悉，加上自己一些固定的或者说是习惯的立卷方法，在案卷标题不能完全揭示卷内文件材料的内容时，也知道哪些文件材料该在哪些卷内，能快速、准确地提供利用。但查不同的档案要找不同的同志，这位同志不在时，其他同志受一些因素的限制，调档有时有困难，给查档者造成不便。按第二种机构，保管利用室安排人员专门调档，实行一个窗口对外服务，大大方便了查档者。但因为调档人员对卷内文件材料不熟悉，在卷内文件材料比较杂或案卷标题概括不全面时，查档的速度、准确度受到影响，这是第二种机构的一大缺点，需要用立薄卷来弥补。
机构是一个单位的内部组织，不同的机构有不同的特点。因每所高校文件的管理方法不同(规模小的高校文件实行一级管理，规模大的高校文件实行二级管理)，归档方法也就相应的不同。所以，设置什么样的机构，各高校因根据自己的具体情况而定。笔者认为，不管设置什么样的机构，档案人员的岗位必须相对稳定，不要频繁换岗，因为档案人员和各部门归档人员之间建立的良好关系是搞好档案工作不可缺少的因素。
《学校档案》2002.2
微信公众号