张玉瑛
随着我国教育体制改革的深入，开展高校教育评估越来越受到国家、各级教育管理部门和各高校的重视。《中共中央关于教育体制改革的决定》指出：“国家及其教育管理部门要加强对高等教育的宏观指导和管理。教育管理部门还要组织教育界、知识界和用人部门定期对高等学校的办学水平进行评估，对成绩显著的学校给予荣誉和物质上的重点支持，办得不好的学校要整顿以至停办。”1990年10月，国家教委发布的第14号令《普通高等学校教育评估暂行规定》，对高校教育评估的目的、任务、标准、形式做了明确的规定。这些都标志着高校教育评估已被作为国家对高等教育进行宏观管理、和控制的一项重大决策确定了下来。
近年来，上级主管部门对西安交通大学的部分专业、重点学科、成人教育、研究生院等分别进行了评估，1995年12月，西安交大作为全国首家试点单位，接受了国家教委的本科教学工作评估，取得了优异成绩。笔者作为一名档案工作者，多次配合了评估工作，并从实践中认识到，高校教育评估与档案工作之间存在者密不可分的辩证关系，现浅述如下：
一、案是开展调查高校教育评估工作的基础和依据
国家教委第14号令指出：普通高等学校教育评估的基本任务，是根据一定的教育目标和标准，通过系统地收集学校教育的主要信息，准确地了解实际情况，进行科学分析，对学校办学水平和教育质量作出评价，为学校改进工作、开展教育改革和教育管理部门改善宏观管理提供依据。可见，全面而有重点地收集学校教育的信息，是高校教育评估中一个最基础、最重要的环节，即无论采取什么类型的评估，无论评估的工作程度、组织机构、指标体系如何确定，都必须首先获取全面性和真实性较高的信息，才能对被评估的学校作出正确的评价，达到不断提高办学水平和教育质量、更好地为社会主义建设服务的目的。
在高校教育评估中，收集信息的方法有查阅档案、听取汇报、调查走访、民意测验等多种。虽然不同的方法有不同的特点，但笔者认为，利用档案收集信息是最根本、最重要的方法。这主要由档案本身的性质所决定：1、高校档案形成于高校的教学、科研、党政管理以及其它一切实践活动中，是这一系列实践活动的历史记录，这种记录既不能凭人们的主观臆想，也不能有任何的逻辑推理，完全是真实记录，属原生性信息，这就决定了从高校档案中获取的信息具有其他信息所不具有的原始性和真实性，最能准确地反映高校工作的真实面貌。2、高校档案是随着高校的建立而产生、随着高校的发展而逐渐积累起来的。它包含了高校教学、科研、党政管理以及其它一切实践活动的全部信息，内容广泛、形式多样、数量浩瀚，并且随着实践活动的延续，档案信息也不断产生、积累，形成了一个相关联的整体，表现出特有的完整性和系统性。所以，从高校档案中获取的信息，不仅可以配合教育评估进行跟踪调查和分析，而且可以纵向了解高校的发展，最能全面，系统地反映高校工作的全部面貌。而听取汇报、调查走访，民意测验等方法，虽然是直接收集有关信息，但由于受到时间、人为(如报喜不报忧)等因素的影响，收集到的信息或多或少地存在着局部、不准确、不系统的现象，还要依靠档案来鉴别和补充。由此可见，教育评估必须依赖档案才能作出正确的评价，离开了档案，评估就会成为无源之水、无本之木；所以，档案是开展教育评估的基础和依据。
在1995年12月国家教委对我校的本科教学工作评估中，档案馆向评估专家组提供了三年的教学档案，又配合教务处按教学检查、教学评优等专题整理资料，举办了展览，并接待专家组全体成员参观了档案馆，专家组对我校齐全完整的教学档案及其在评估中的作用给予了高度的评价和充分的肯定。由于提供的档案信息全面、系统、真实，如实地反映了我校本科教学工作的实际情况和教学改革前进的步伐，为专家组作出正确的评估意见提供了依据，为我校本科教学工作评估取得优异成绩发挥了重要作用。
二、高校教育评估是推动档案工作的有效方式
高校教育评估是国家对高等教育进行宏观管理的一种手段，是对高校实行监督的重要形式。目前我国实行的合格、办学水平、选优三种形式的教育评估，是国家判定高校是否合格、增设硕士点和博士点、入选“211”工程的重要依据。由于教育评估的结果直接影响学校的声誉和地位，所以越来越引起高校领导和教职工的关注和高度重视。而档案在高校教育评估中发挥的重要作用，使人们对档案工作的重要性有了进一步的认识，并从不同侧面推动了档案工作的开展。
1、增强了档案意识
高校档案意识薄弱，是长期以来影响高校档案工作的首要因素。《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》颁布以后，经过档案人员多种形式的宣传，人们的档案意识已经有所增强，但仍然有一部分领导不重视档案工作，仍然有一部分人不清楚档案与社会、工作以及个人的切身利益究竟有什么关系。近年来，虽然在解决职称、学历等问题时部分人受益，知道了档案的重要性，但影响面不大。而教育评估是关系到学校命运的大事，涉及的单位多，影响大，在亲身体会了档案在评估中的重要作用后，人们的档案意识大大增强，开始关心、重视、支持档案工作，促进了档案工作的发展，如我校有一教学管理部门，原来无专人负责文件材料的保管和归档，文件材料管理混乱，并且积压几年不归档。1990年在接受上级主管部门评估时，虽然花了很大的气力准备材料，仍然缺这少那，使评估工作受到影响。通过这件事，该部门的领导体会到了档案的重要性，开始重视档案工作。抽调了专人负责文件材料的保管和归档，制定了规章制度，主动将以前积压的文件材料交到了档案馆，并坚持年年按时归档。在今年接受上级主管部门评估时，很快从档案馆借到了所需的档案，举办了展览，使评估取得了优异的成绩。
2、提高了档案工作的地位
由手档案工作的诸多局限，如收集的滞后性、效益的潜在性、服务的被动性等等，比之整个教育战线周期长、见效慢的特点，更为突出。使之在学校工作中责任不轻、难度甚大，然而地位不高。《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》颁布以后，通过档案工作人员的广泛宣传、积极开发档案信息资源和加强服务，使档案工作的地位有了一定提高。笔者认为，除上述方式外，配合学校完成教育评估也是扩大档案馆(室)影响、提高档案工作地位的有效方式。这是因为教育评估事关学校全局，各级领导和广大教职工都十分重视。档案在评估中的重要作用使各参评单位纷纷到档案馆（室）借阅档案，使一些原来不知道档案馆(室)门朝哪开的人都懂得了档案的重要性，提高了对档案工作的认识。如1995年国家教委对我校的本科教学工作评估，对全校影响非常大，其原因不仅在于是全国首家，还在于是判定我校能否进人“211”工程的依据，谁也不敢掉以轻心。校长亲自动员，全校紧急行动，学校专门对评估中要准备的文件材料作了规定，档案馆主动协助各部门、各院系准备材料，校内新闻媒介对专家组参观档案馆和对档案的评价进行了报导，入们不得不对档案工作和档案馆“刮目相看”，扩大了档案馆的影响，大大提高了档案工作的地位，达到了档案工作本身评估也难以达到的效果。
3、加强了档案建设
随着高校教育评估的定期开展和档案在评估中的重要作用，人们对档案工作越来越重视，档案建设也同步得到加强。主要表现在：①加强了收集工作。凡是经历过教育评估的学校、学科、专业等，都感受到档案对评估的影响。在受益于档案的齐全完整或受损于档案的散落遗失后，均对收集工作采取了积极的措施。如制定规章制度、指定专人负责文件材料的积累和保管、主动做好年终的归档工作等，为收集工作打下了良好的基础。②促进了档案的齐全完整。由于有的部门对归档工作缺少监督措施，领导只检查工作是否完成而不检查工作中形成的档案是否归档，致使一部分应归档的文件材料长期积压在部门或个人手中。教育评估的开展，无疑是对归档工作的大检查，为了在评估中取得理想的结果，平时归档不及时的部门，积极组织人力将长期积压的文件材料整理归档，促进了档案的齐全完整。③丰富了馆藏资源。教育评估一般经过学校自评、专家组再评等程序，随之产生的计划、领导讲话、自评报告、专家组评价意见等，都是极宝贵的历史记录，这些材料的归档，不仅为以后的评估奠定了基础，还丰富了馆藏资源。
高校教育评估为档案工作发展创造了良好的条件，有效地推动了档案工作。然而，档案人员不应只借助于教育评估这一股东风，而是要主动将档案工作同学校的各项工作紧密结合起来，抓住时机，发展自己，使档案工作更上一层楼。
《陕西档案》1996.6
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