西安交通大学档案馆 王文娟
随着计算机技术在档案管理方面的逐步应用，目前越来越多的档案馆(室)配备了计算机设备和档案管理软件，采用计算机来管理和开展档案业务工作，如利用档案数据库进行档案案卷级和文件级检索目录的著录、档案全文扫描和电子文档存储、档案计算机检索和查询利用等工作。但由于目前的档案管理软件大部分仍处于研发阶段，有些功能还有待于进一步提高和完善，比如对一些采用实体分类管理模式的高校档案馆(室)来说，在使用某些档案管理软件时，常常会因软件功能的局限而不能打印输出满意的档案检索目录，从而直接影响到档案管理的质量和效率。
Excel 2000软件与数据库有着良好的接口，而且具有制表功能完善、操作方便灵活的特点，利用Excel 2000将档案数据库里的数据进行二次处理后，就可以使其按档案管理的标准和要求灵活打印出各种类型的档案检索目录，从而可弥补上述不足。笔者在工作实践中摸索总结出利用Excel 2000打印档案数据库中的档案检索目录的方法，效果很好，且简单易行，具体操作如下：
一、建立新数据源
打开“我的电脑”，进入“控制面板”，双击“ODBC数据源”图标，打开“ODBC数据源管理器”，选择“系统DSN”选项卡，单击“添加”按钮，打开“创建新数据源”对话框，这时选择你的档案信息管理系统采用的数据库驱动程序，例如选择了“Microsoft FoxPro VFP Drive”，则系统允许打开的数据源将是DBF格式的文件(除Windows下的FoxPro或VEP数据库文件可使用这种驱动文件外，DOS下的Xbase、Clipper、FoxPro使用的数据库文件也都可以打开)，然后单击“完成”。此时会出现“ODBC Visual Fox—Pro Setup”设置窗口，这时我们要先为新建的数据源命名，例如在“Data Source Name”栏中添入“XXX档案数据库”，然后再选择数据库类型，常见的DBF数据库类型应选择“Free Table directory”类型。然后再按“Browse”按钮选择数据库文件所在的目录，最后单击“确定”按钮。DSN设置能提取某目录下所有扩展名为．dbf的数据文件作为数据源。
二、从数据库中提取数据
数据源设置完毕后，就可以进行数据的导入了。
1)建立查询文件：进入Excel 2000，打开一个新的工作表，选择“数据”菜单，在打开的菜单中选“获取外部数据”命令中的“新建数据库查询”，然后从“选择数据源窗口”中选择前面已设置好的“XXX档案数据库”，单击“确定”按钮，出现“查询向导—选择列”对话框，对话框左边列出的是指定目录中的数据库文件，选择你要打印的目录，然后单击“〉”按钮选定字段，选定好字段后，单击“下一步”按钮，进入“查询向导—筛选数据”，再单击“下一步”进行字段排序，最后，再单击“下一步”按钮，选择“将数据返回Microsoft Excel”。
2)提取数据：单击“完成”按钮并指定数据填充区域，如“=$1$1”，这样凡是满足条件的数据就会从数据库中被自动提取并从单元格$l$1开始向下填充。
三、编辑、绘制表格
数据提取完毕后，就可以利用Excel2000灵活的制表功能，按照档案管理所要求的标准格式或你所需要的格式，进行编辑和绘制目录了，主要有以下几个步骤：
1)绘制表格：由于提取到Excel 2000工作表中的数据均为字段形式，因此需用“格式”菜单命令进行表格绘制。按住Shift键，鼠标单击工作表的第一个单元格$l$1(1行A列)，再按住Shift，单击最末一个单元格，将数据全部选中后，打开“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中，选取“边框”选项卡，单击“外边框(0)”和“内部(I)”图标，再单击“确定”按钮，这时工作表转化为表格形式。再打开“格式”菜单，依照案卷检索目录的格式标准，选“行”设置所需的行高，选“列”设置所需列宽。
在“格式”菜单中，单击“单元格”命令，选取“单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡在下拉菜单中选取文本对齐方式，设置字体在单元格中的分布和排列。然后再选择文本控制方式，在这里建议“文本控制”选择“自动换行”方式，这样当案卷题名超出了规定的字段长度时可自动进行换行。
2)加注目录标题：打开“文件”菜单，选“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框，选取“页眉／页脚”项，单击“自定义页眉”按钮，在打开的“页眉”对话框中，有七个图标，从左至右依次为：字体、页码、日期、时间、文件名和工作表标签名，将光标锁定在“中(C)”编辑框内，单击文件名图标，输入文件名，如：XX案卷目录，单击字体图标“A”可对选中的文件名设置字的大小和进行字体修饰。然后单击“确定”按钮，此时将工作方式切换到“打印预览”方式，可看到每页上方的目录标题。
3)给每页加标题栏：若工作表为多页，可以看到除第一页外，其它页并无顶端标题。单击“文件”菜单上的“页面设置”命令，选取“工作表”选项，在“打印标题”栏下选“顶端标题行(R)”，单击红色箭头，弹出“页面设置——顶端标题行”对话框，鼠标单击工作表第一页顶端的标题栏，当标题栏出现活动框且对话框中显示所选定标题位置(如：$l：$1)时，单击对话框红色箭头，返回“页面设置”对话框，单击“确定”按钮。切换到“打印预览”方式，可看到每页顶端的标题，此操作可一次性完成每页表格的标题加注。
4)打印输出：至此，基本的表格绘制就完成了，最后再打开“格式”菜单，利用“单元格”命令中的选项卡，对整个工作表进行字号调整、字体修饰、页号的标注以及整个页面的修饰美化。打开“文件”菜单，利用“页面设置”命令设置页边距等，选择打印输出的纸型和方向，最后单击“打印”命令，即可打印出标准、实用和美观的案卷目录了。
参考文献：
何兴春、李敏：“利用Excel 2000的制表功能完成管理软件的制表打印”，《微电脑世界》2000年第21期
《学校档案》2002.2
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