重塑形象 服务社会

——对开发档案信息资源的思考

王青干  王元琪

    现代社会已经进入了信息时代，信息社会化，社会信息化的趋势越来越明显。人们对信息的需求不断增长，对信息的依赖程度也日益加深。但我国的档案利用工作在经历了80年代后期的短暂繁荣后，很快就开始萧条，进入90年以后，无论是利用档案的人次，还是查阅档案的数量等都开始出现明显的下降趋势，档案馆门庭冷落车马稀，档案卷宗中信息资源的含量极为丰富，这种无人问津的状况与信息社会的发展是极不相称的。造成这种现象的原因是多方面的，其中一个非常重要的原因就是社会档案意识薄弱，导致了社会档案信息资源需求不足。本文试图对造成这一现象的原因作一简单的分析，并提出相应的对策，以促进档案工作更好地发展，跟上社会发展的步伐。

    一、关于档案信息利用需求不足的分析

    首先，历史原因影响利用需求。回顾档案工作发展的历史，我们可以清楚地认识到，档案从一产生就被蒙上了神秘的色彩——专供统治者个人享用，档案的利用受到极其严格的封锁与控制。尤其是我国封建社会经历了一个漫长的发展阶段，使档案与档案机构深深地打上封建社会的封闭性、私人占有性的烙印。在人们的心目中，利用档案是一种特权，而不是一种权利。新中国成立后，档案开发利用工作曾一度加强，但是，文革期间档案的利用工作的扭曲，又使档案被重新蒙上浓厚的政治色彩，人们对档案、档案机构望而却步。直到十一届三中全会以后．随着改革开放，经济建设和科学文化事业的发展，社会各界才出现较大规模的利用档案。因此，可以说是历史的原因使人们对档案及其利用产生了种种偏见，给档案的需求造成一定的障碍。随着社会的发展，档案信息开放政策的不断深入，档案宣传工作的加强，社会各界对档案和档案机构的作用也有了一定的认识，但是，从整体上说，这种障碍还没有完全消除，人们对档案信息的需求仍然没有达到一个迫切程度。

    其次，信息素质影响利用需求。长期以来，我国教育事业落后，造成了人口的文化素质普遍较低，特别是在我国以往的教育中，缺乏信息素质教育，信息素质教育中的信息意识教育尤为重要，它包括信息主体意识、信息更新意识、信息获取意识、信息传播意识、信息保密意识、信息守法意识等多方面。而这些又直接影响着人们强烈信息意识的产生和获取信息的能力。据有关媒体报道：美国四年级的小学生，为了完成老师布置的作业，会想到去图书馆借书，从中挑选收集信息完成自己的作业。同样美国每年大约有100万利用者去档案馆查找档案，获取信息。在法国、澳大利亚、加拿大、英国、新加坡等许多国家，通过档案馆向中小学生介绍档案，让他们从中了解自己国家的发展历史，早已作为国家教育计划的一个部分。信息意识从小就植根在他们幼小的心灵中，同时教会他们从哪里、怎样才能获得自己所需要的信息。相比之下，我们的一些大学生在写作业、做论文时．不知如何或怎样搜集资料的事例屡见不鲜，更何谈在整体教育水平较低的情况下，人们会产生敏锐的信息意识、大量的信息需求和很强的信息能力。因而，在大多数人还不解档案信息为何物的情况下，谈开发利用档案信息资源、提供信息服务，就显得有些空洞乏力。

    再次，档案部门社会意识影响利用需求。我国传统的档案管理模式，是以档案的保管为目的，忽视了将档案作为重要的信息资源而开发和利用。主要表现为：注重档案的保存，追求馆藏的数量和规模，而对档案信息在多大程度上满足社会各界的需求，是否得到充分利用等方面的研究不够。再加上服务方式的被动性、单一性，缺乏活力，服务效率不高，利用不方便，使社会公众缺乏对档案信息的重视和依赖。

    二、改变目前状况的对策

    近几年来，经过档案界同仁的不懈努力，档案馆在转变思想观念、开发档案信息资源方面作了不少工作，并取得了一定的成效。但就整个档案部门而言，尚没有从根本上树立面向社会，面向大众，提供全方位高效优质服务的思想。陈旧的观念，计划经济体制下的工作方法与机制，至今仍然对档案馆的工作产生着不同程度的影响，束缚和困扰着档案部门。因此，档案部门对自身的社会意识也有待进一步的提高。面对档案信息市场存在的缺陷和市场需求不足，作为档案工作者有责任引导、激发社会的档案意识，扩大社会的需求，增强社会对档案的依赖度，努力营造一个让社会了解档案、利用档案，重视档案、支持档案事业发展的良好氛围。因此，我们可以采取以下措施：

    第一、加强宣传，重塑形象。现代社会中，一个企业要提高知名度，需借助于强大的广告宣传攻势，将其优质的产品、周到的服务、良好的信誉等推向市场，才能使其产品在市场上占有一定份额。同理，档案工作要提高知名度，也需要借助大众传媒，树立良好的公众形象，将其丰富的馆藏资源，便利而准确的服务，良好的信息环境，向社会展示。目的是使社会了解、认识档案、档案馆、档案工作，从而在社会中树立档案的良好形象。这是创造需求的重要组成部分。这种宣传活动不应该是短期行为，而要经过精心策划形成系列，制订近期和远期规划，不仅为今天，也要为将来的档案工作打下基础。要投入专门人力和物力密切注视档案需求的变动趋势，针对市场经济的多层次性、多变化性及时捕捉来自各方面的信息，适时地向社会推出宣传活动，引起社会的广泛关注，争取更多的用户。

    第二、强化服务职能，树立用户第一的观念。创造需求的过程是一个主动服务的过程。强化服务职能，就是要强化全员的服务意识，开展形式多样的信息服务。其中强化全员的服务意识尤为重要。这里所要强调的不仅仅只是利用处或信息服务处的成员需要强化服务意识，而是档案部门的全体成员都要树立服务意识，积极探索激发、引导、促进档案用户需求实现的有效途径。在档案管理内部引进激励机制，激励全体工作者以饱满的热情投入到服务工作之中，自觉而努力的提高服务效率，增强用户的满意度。通过形式多样的信息服务，架起档案部门与社会其他各界联系的桥梁，使档案部门在社会生活中占有重要地位。

    树立用户第一的观念，即从用户的角度来分析、理解、满足其对档案信息服务的要求。它需要主动地深入市场，了解用户的信息需求及其变化规律，有针对性地开发档案部门所控制和管理的档案信息资源，形成能够反映和满足用户需求的各种信息产品，为社会提供准确的信息服务。从用户出发要尽量简化手续，建立有效的检索系统，以缩短用户的查找时间。在服务时间上，尽可能的根据用户的需要增加或延长服务时间。还可以出版、印发一些小册子如档案信息服务指南，介绍有关信息的基本知识、服务时间、服务项目、档案馆的方位等，将它们放置在一些公共场所，以便用户了解档案，从而产生利用需求。

    第三、丰富优化馆藏，再现社会记忆。创造需求要有丰富优质的馆藏资源为依托。因此建立完整、科学、实用的馆藏体系与结构，是创造需求的物质保证。在实际工作中要正确处理好丰富与精炼的关系，树立精品意识，提高鉴别档案价值的能力。加强珍品档案、特色档案的收藏，以此突出档案的不可替代价值，发挥档案馆再现社会记忆的功能，体现档案馆的不可替代作用。

    第四、依靠科学技术，实现利用需求。制造需求一定要和科学进步相联系，依靠现代科学技术开拓新的服务方式，吸引、方便用户实现其利用需求。科学技术的迅速发展，促进了经济的发展，也为档案工作的发展注入了新的生机，档案部门可以提供更为优质、多样的信息服务，人们也可以较以往更为便利的接近、利用档案信息。如多媒体计算机技术的应用，可以图、文、声、像并茂的生动形式介绍档案馆的馆藏、利用方式，以及存储和自动检索多种载体的档案信息，从而使人们能以更加自然、直观与更易于接受的方式来处理和使用各种档案信息；网络技术的应用，可以实现跨越时空传输远距离电子化的档案信息，实现资源共享。因此，档案工作要获得进一步的发展，必须依靠现代科学技术。

    总之，在全球日益信息化的今天，档案工作面临着严峻的挑战。档案工作者必须抓住这历史的机遇，改进不足，迎头赶上，才能不落伍，才能体现自己的资源优势，才能更好地服务于社会。

    (作者单位：西安交通大学综合档案室)