石慧敏 谢立勤
科技档案信息是一种科技档案中所储存的原始信息，大力开发科技档案信息资源，对科学研究中减少重复劳动，缩短研制周期，创造经济和社会效益，以及档案基础管理的不断完善，提高科技档案干部的业务水平和工作水平等方面都起着极其重要的作用。如何有效地开发高校科技档案信息资源，是摆在我们档案工作者面前的一个重大课题。
科技档案信息资源开发，就是科技档案管理部门联合有关部门，针对本单位及社会有关方面的要求，在保证国家科技机密安全的前提下，通过对馆藏科技档案的多层次加工、整理，将蕴藏在科技档案中有价值的、适合利用者要求和社会发展需要的各类知识挖掘出来，提供给利用者，以提高馆藏科技档案利用率的一种知识信息的整理、加工过程和传递过程。也就是说，其一，科技档案信息开发对象是馆藏档案中隐含的信息。这里的馆藏档案是经过多层次加工、整理，科学挑选和鉴别之后主动提供给利用者的。其二，科技档案信息开发的任务是对静态的档案资源进行加工、处理和相应的信息输出，直接满足利用需要。馆藏档案作为一种资源，是固化的、静止的、潜在的，只有不断经过多层次加工、处理，才能激活其中隐含的信息，只有不断进行信息输出，才能发挥档案应有的作用。因此，从内涵上看，档案信息资源开发，比档案提供利用要丰富得多，它本身就包含了提供利用的各种因素和成分。也可以说，它是档案提供利用工作的拓展和深化。
一、大力丰富馆藏，增强档案信息存储量，提高档案案卷质量，为信息开发提供物质基础
科技档案信息开发的物质基础是馆藏档案资料的数量和质量。没有丰富的馆藏档案，开发档案信息资源就成了无米之炊。高校科技文件材料的形成主要是学校老师和科技人员在教学科研活动中形成的原始记录。但是在日常工作中，经常出现这样的现象，有些教师和科技人员遇到问题只知向图书馆查资料，不知去档案馆利用档案，他们不熟悉、甚至不了解档案，对档案及档案工作缺乏认识。由于缺乏教师和科技人员的积极配合，给科技档案的收集归档工作带来困难。要想丰富馆藏，提高案卷质量，档案工作人员就必须首先让广大教职工了解档案和档案工作，增强档案意识，消除他们对档案工作的神秘感，积极、热情地向来查档案的教师及科技人员宣传《档案法》，随时随地地讲解科技文献材料存在档案馆中对自己、对社会以及对后人的研究都是有利的。让教师和科技人员在实际工作中得到实惠，尝到甜头，做到定期向本单位档案机构或档案工作人员移交科技活动中形成的科技文件材料，集中管理。只有这样，科技档案才会有活力，才会达到丰富馆藏的目的。
其次，就是提高科技档案案卷质量。档案整理工作也是档案信息资源开发工作的必要条
件。档案只有经过这些必要的整理，才能使紊乱无章的信息成为条理井然的有序信息，才能使档案信息得到科学、合理的开发，提高开发档案信息资源的速度和深度。档案信息的开发利用，一定是在档案完整、准确、系统的前提下进行的。没有丰富的高质量的档案材料，开发档案信息就无从谈起，开发出的信息也不会系统，完整利用价值也就不大。就我校科研档案来讲，科研力量非常雄厚，每年都有近百项课题鉴定，获奖。完整、系统地整理、保管这些文件材料，对今后的教学、科研有着重要的参考作用和凭证作用。开发档案信息，搞好档案利用工作，也是我们检查收集、整理案卷质量等基础工作好坏的重要标准之一。
二、积极对馆藏档案进行深层次加工，系统地提供信息，为信息开发提供物质条件
科技档案的编研工作，是档案部门根据需要对馆藏科技档案原件进行筛选、加工和编辑，使其转换成另一种形式的工作。这是传统的服务方式由低级向高级的发展和转变。高校科技档案的编研工作应从实际出发，根据实际需要进行，对不同门类的科技档案采取不同的方式进行编研。
(1)有目的有针对性的编制档案检索目录及馆(室)藏内容介绍，发到科技人员及教师手中，使大家一目了然，便于在工作中查找利用，也便于领导了解各部门归档情况。
(2)对科研档案可按获奖项目编制“成果简介”汇编。科研档案的特点是较强的连续性和继承性。科技人员在研究过程中积累事实、数据的同时，还要利用和借鉴他人的劳动成果，从他人和前人的科技劳动中吸取一些有益的东西。“成果简介”汇编可以由档案管理部门单独编写，也可以和科研管理部门联合编写。主要内容应该有：档案分类号、课题名称、项目负责人、获奖等级、内容简介等。这样使领导及有关业务管理部门、广大科技人员和学生了解学校整个科研情况的同时，也知道应该到档案馆去查询有关材料，给科研人员提供了方便，减少了弯路。
(3)对某些重点项目进行专题汇编。特别是有些学科继承性、连续性很强，把一个项目的子课题档案进行专题汇编，这对今后科学研究、科技成果推广，纵向、横向科技交流等方面的利用提供了可靠的信息材料。这样既为科研人员提供了方便，又推动了学校科技工作的发展。
(4)对基建档案可按工程项目进行档案资料汇编。基建档案最重要的特点是成套性和专业性。每一个工程建设项目都必须有反映该建设项目的提出、调研、可行性评估、审批、计划、勘测、设计、施工、生产准备、竣工、使用等一系列档案文件材料及技术图纸。将每个工程项目按照其形成的材料进行专题汇编，可以使每个部门都了解该项目形成的档案。有了完整、准确、系统的基建项目档案，无论是对该工程投产使用后的生产、管理，还是将来的维修、改建和扩建，都将提供最可靠的依据和图样。可以给生产部门及基建部门节省资金，减少损失，创造更大的经济效益。
三、实现计算机管理，迅速、准确地利用档案，使档案信息得到最大限度的发挥
科学技术的发展，使科技档案信息量急剧增长，大量的纸质档案不但体积大，难于处理，而且尺寸大小不统一，不便于档案信息处理和交换，难于实现全文的自动检索。而采用缩微手段，较好地解决了档案存储、检索等问题。计算机管理系统能够实现档案检索自动化。现代科技要求档案部门能够快、准、全地提供各种档案材料。计算机以它惊人的高速度、大容量给我们提供了一个有力的工具。应用电子计算机可以实现档案的分析、统计、自动编目、自动检索。
运用现代通讯技术实现档案信息网络。把散布在各学校、各部门的独立的计算机系统和终端相互连接起来，形成档案信息网络，无论哪个学校的网络成员均可使用网络其他成员拥有的计算机设备及数据资料，从而达到资源共享，促进各档案馆(室)间的档案信息交流，加快档案信息的传播速度，节省设备，减少投资，花较少的代价提供较多的服务。充分开发利用高校科技档案信息资源，为学校和社会的发展提供服务。因此，档案部门在采用现代化技术的同时，也必须从宏观上尽早考虑建立信息网络的问题，抓好标准化，注意技术上、设备上的通用性和兼容性，这样一旦具备条件，就可以相互联网，使科技档案信息资源的开发更加充分、更加广泛。
四、端正服务思想，加强服务意识
从档案业务建设来看，收集和利用的关系，收集是基础，利用是目的；从开发和利用的关系看，开发是手段，利用是目的。科技档案信息资源的开发除了上述的几个途径之外，搞好提供利用服务也是一条不可缺少的重要途径。档案工作者服务意识越浓厚，方式越灵活，内容越广泛，科技信息资源转化为生产力的过程就越快，收到的实效就越好，也就能强化科技人员及教师的档案意识；反过来，他们的档案意识越强，也就越能使整个科技档案工作效益增强。因此，服务态度的好与坏，素质的高与低，将决定档案信息资源开发的优与劣。
除此之外，科技档案信息资源开发还有许多途径：开展咨询服务并主动向有关单位和科技人员提供科技档案信息以及各种载体的复制品；采取各种方式，及时公布和交流科技档案信息，如：印发科技档案资料信息快报、通报等，以便利用者利用等等。
总之，科技档案信息资源开发工作不是一件轻而易举的事情，它涉及面广、专业性强，具有一定的难度。首先是要取得各级领导的重视和有关部门的支持和协助；其次要保证足够的人力和物力。现在很多高校档案室人员编制不足，尤其科技档案管理人员不够，平时只能对档案做些收集、整理及编目等基础工作，而科技档案信息资源开发利用工作是心有余而力不足。我们相信，困难是暂时的，随着科技各方面的发展，缩微及计算机技术的广泛应用于档案领域，只要我们加强业务学习，不断提高自己的业务素质和服务思想，科技档案信息的开发利用将会得到较快的发展。
《陕西高教档案求是》1998.4
微信公众号