石慧敏 王文娟
随着计算机和网络软硬件技术的极大发展和成熟，基于网络的数据库信息的信息处理及应用给整个社会的所有信息处理方式带来了革命性的飞跃。作为社会信息储存库的档案馆，应该充分利用这些先进的信息处理技术，使档案信息的检索利用和保存方式可以相应的改变，使之更加充分地发挥作用。而经过几年的实践和探索，我们也确实感觉到了这种变革给我们带来实实在在的作用，下面就我们在实际工作中的一些体会和看法和同行们进行交流。
一、 构建档案数据库的技术平台
就现阶段的计算机和网络技术而言，实现档案信息化管理的条件已经完全成熟，从网络应用的层面可以分成两种应用系统环境。
1．基于局域网的档案馆内部信息化管理和利用系统
就目前的技术条件而言，使用一台用Windows NT或者Windows 2000 Server作为操作系统的服务器和多台Windows 98为操作系统的一般PC机，即可构成实用高效的网络环境，完全满足一般档案馆的应用要求。输入设备上可以配备扫描仪和数码照相机等，目前普通档次的这些设备只要使用得当，可以完全满足普通档案馆对档案资料的录入要求。在存储设备方面，应该配备光盘刻录机和移动存储器对数据和资料进行拷贝备份。
在档案数据库平台方面，应该使用应用广泛和成熟的SQLServer 7．0(NT平台)或者SQL Server 2000，这样无论是学习、培训和寻求技术支持都十分方便。更主要的原因是目前最好的档案管理系统都构建在这个平台上。
2．基于www网络的开放信息的网上检索利用系统
将档案馆中的非保密馆藏档案信息和具有特定使用要求的馆藏信息条目通过互联网向社会和特定群体进行发布，将馆内查询利用发展成网上查询利用，将能够最大限度地发挥档案馆馆藏信息的作用，逐步将档案馆变成一个社会信息的发布平台，造福于全社会。
档案馆要想通过网络发布档案信息，实际上就是要建立一个自己的网站。或在本单位网站上建立一个档案馆主页，目前构建、制作和管理此类网站和主页的技术和软件已经十分成熟和有效。如果只是建立数据展示型的档案信息发布网页，则使用Frontpage这类普通的可视化页面设计工具软件，它能通过向导工具方便地从数据库中提取需要发布的信息并直接做成静态网页。在硬件环境上档案馆可以用局域网服务器或专门使用一台较高性能的PC机作为网络服务器。并使用Web服务器内置的管理软件来进行Web站点的创建、参数设置和各类维护。
二、 档案数据库的建设问题
除了上述的软硬件系统配置、维护和建设之外，核心问题就是数据库的建设问题。档案数据库可以分为全文数据库和目录数据库。顾名思义．全文数据库是对档案全文信息的数字化输入，通过检索即能直接找到要查询的所有档案信息。目录数据库是指把案卷目录、卷内文件目录输入数据库，实现案卷目录的自动化管理，以提高档案利用的检索速度和查准率，对以上两种模式的选择，是构建档案数据库时首先要面对的问题。全文数据库的构建是建立在完善的办公自动化和健全的部门立卷基础之上，对于大多数档案馆来说，最紧要的是对已入库保存的各类档案建立其目录数据库，在此基础上实现档案信息的快速查询和浏览体系。
1．统一认识，制定建设数据库计划
数据库的建没需要投入相当大的人力、时间和物力。建设档案馆的目录数据库的第一步，要进行回溯建库。面对十大类、数万卷馆藏档案，我们在建库顺序上，从实际情况出发，认真分析馆藏规模以及各类档案利用情况，决定先从利用率较高的教学类、基建类和模糊查询困难的党群、行政类人手．进行案卷级和文件级目录的数据库回溯建库工作。从档案馆长远的发展看，数据库建设必须有一定的质量要求，要考虑将来的互联网对数据的标准化、规范化的要求，使读者从各个不同的检索途径(责任者、文件编号、题名等)，准确快速检索到所需档案信息。
2．严格数据著录的标准化和规范化，保证著录的质量
标准化和规范化是未来档案馆际之间网络协作、资源共享的重要前提。目前的档案管理系统在编制过程中都考虑了标准化著录的问题，只要档案馆在建库的过程中，对著录建库人员进行著录标准和著录格式的规范培训，使得不同人员在不同时间里著录的内容都能做到规范统一。
录入数据库的质量往往会直接影响到档案的检索和利用，为了确保录入数据的准确无误，要对所录入的数据，尤其是检索项目的录入认真核对，严格把关。由于我馆工作人员有限，我们充分利用学校的有利条件，在领导的支持下，挑选了几名计算机操作熟练，输入速度较快的学生，参与我馆的回溯建库工作，同时也为学生提供了一次勤工俭学的机会。为减少操作差错，提高录入质量，我们采取定人定机负责档案数据的录入，如有不明白或疑问之处，应及时反映，征得同意后，在工作人员的指导下按统一标准输入。
对于所输入的数据先要求他们自检，对每天录入的数据，对照档案逐一按照案卷级档号、文件级档号、责任者、文件编号、题名、保管期限等等著录项目进行核查，然后，再由工作人员严格校验把关，发现问题及时纠正修改。其次，也利用软件本身的查错和纠错功能，对所录入的数据从形式上进行审核。利用软件校对可以发现许多人工校对难以发现的错误，如：档号重复等。在数据录入过程中，难免会有错误，这就要求档案管理人员在实际工作中，发现问题及时进行修改，使数据的误差率降到最低。
3．对历史资料进行原文数据库的创建
对历史档案及资料的原文管理，我们是通过数码相机将档案内容以图像的形式录入数据库。考虑到这样做录入的工作量相对较小，既不会出现输入差错。又保存了文献的原貌，增大了历史档案的可信度和原始性。然而，这种方法最大的缺点就是不能按文字检索，只能按文件目录进行检索。又由于历史档案及资料保存的年代久远，保管条件简陋，造成纸张老化、变脆，无法拆卷。我们在采集图像时采用的“面”像，即不拆开档案，将档案中同一文件的前后两页的反面和正面同时采集作为一幅图像，即一页。这样做不会造成页序错乱，同时也利于档案的保护。但在采集的过程中，应注意要将档案压得很平，否则会造成文字变形，图像扭曲等问题。由于图像数据量大．计算机的硬盘容量有限。配备光盘刻录机将数据进行及时拷贝，用光盘作为存贮载体，这个问题即可迎刃而解。
三、 网络数据库系统的使用安全问题
数据库系统的安全至关重要，无论是目录数据库和全文数据库，一旦破坏就意味着巨大的人力物力的损失和浪费。因此，必须加强对数据及系统的安全与保护，防患于未然。数据库需要设专人精心维护并采取以下技术防范措施。
1．建立严格合理的数据库查询“权限”管理
使用权限可以分成开放信息、保密信息和专用信息三个层次，并将各类用户分门别类进行归类管理。对于局域网系统的用户，可以直接使用数据库管理软件系统中的用户分组功能和相应的权限设定功能信息使用级别的控制，而对于web网络查询应用，最好独立使用备份数据库和专用通信服务器进行工作。在设计查阅动态交互网页时，对网上用户的权限管理则比较麻烦，需要根据单位的具体情况，从安全和保密性的角度充分考虑使用方案。
2．对数据库进行严格的备份管理制度
必须对目录和全文数据库进行机内硬盘备份和永久光盘备份。目前较好的档案管理软件都具有自动的机内备份和恢复系统，为了保险起见，仍需要使用档案管理软件中的数据备份功能在备份硬盘上(服务器和工作站硬盘都可)进行定期的专门备份以防不测。而光盘刻录备份则是另一种可靠的存储方式，由于光盘存储量很大，对于全文数据库数据的备份和管理也同样能够胜任(对于大容量图像等需要进行压缩处理)
3．防止计算机病毒侵入
对于网络化的计算机管理系统来说，防毒重于杀毒。因为网络上一台机器感染了病毒，其他机器通过文件传输也会感染病毒。因此，我馆在一开始进行数据库录入时，就在服务器及各工作站上安装了瑞星实时杀毒软件，同时严格控制外来盘的使用，并禁止在工作机上玩电子游戏。
总之，建库前认真做好具体准备工作，建库时严格把好录入数据的质量关，建库后在日常编目、利用工作中做好数据的维护工作，是保证数据库建设的三个重要方面。
《陕西档案》2002.5
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