影响档案鉴定工作的因素及对策

马    瑾

     　现代社会实践活动的增加，科学技术的进步，产生了大量的不同载体的文件，给档案工作带来了日益繁重的任务。也给馆藏档案在质量、管理条件、开发利用等方面提出了新的问题。因此，提高对档案鉴定工作的认识，对档案价值进行科学的评价，及时剔除无用的文件，达到对数量庞大的档案进行有序的管理和利用，使馆藏达到最优化结构，是我们现在必须要做的一项工作。但是，长久以来对于有制度而依的档案鉴定工作却得不到落实，使这项工作得不到正常的开展。究其原因，笔者从以下几方面就影响档案鉴定工作的因素谈一些自己的看法，并对搞好档案鉴定工作谈一些认识和建议。

    　一、影响档案鉴定工作的因素

     　1、鉴定工作无计划要求：档案工作多少年来是只进不出，鉴定工作没有纳入到一个正常的工作程序，年复一年的积累，使得馆藏与库容、开发与利用等方面的矛盾日益突出。要去仔细的翻阅每一个案卷鉴定它的存毁，要耗费大量人力、时间和精力，的确是一项艰巨的任务。档案鉴定工作无计划，也导致鉴定以后所带来的大的工作量，诸如案卷的重新编目、重新排架、检索工具的重新修正和库存统计数据的变更等。

    　2、鉴定工作没有具体可操作的标准：上级只有原则性意见，对鉴定工作没有具体的实施标准，使档案人员在鉴定档案时的尺度难以掌握，加之各档案馆开展鉴定工作的不够，又无经验可取，这样在档案鉴定中就会产生一个怕错心理，原因是档案鉴定工作同其他各项档案业务不同，档案价值鉴定涉及档案的存毁，关系到档案的命运，所以馆藏矛盾再突出，问题再大，反正档案还在库房里，但是一旦鉴定错了，处置失误，则不可挽回，责任重大。

    　3、对档案价值的本身理解程度不同：档案价值鉴定是档案业务中难度很大的一项工作，其原因是档案的价值是潜在的。档案价值鉴定是档案主体对档案潜在价值的判断和预测，具有相当的不确定性。有些档案在归档时，它应该在某一种保管期限范围内，但是保管期满后，通过对这些档案产生的年代、社会背景、档案形成部门的职能、地位以及所产生的文件性质和特征等了解，对档案的再保存价值不太好把握，增加了人们对档案价值鉴定的畏难心理。所以档案人员自身的业务能力和对档案理论知识的掌握程度，也是影响档案鉴定工作的因素。

    　4、鉴定手段不健全：档案的信息化管理，给档案管理带来新的革命。电子文件归档、计算机自动著录、电子档案全文检索等一方面提高了档案利用工作效率，另一方面减轻了档案人员提档的辛苦。但是在还没有回溯建库的档案，进行档案鉴定时，要一头扎进库房里，仔细翻阅档案，这样一是占用了很长时间，另一个是增加档案工作人员的辛苦。如果我们的档案全文信息已经录入到档案全文数据库中，我们坐在电脑前有目的查看以前的档案文件，对已过期或已认为没有保存价值的文件，可以根据档号一一调出鉴定后决定其存毁，这样可以节省档案人员的人力，提高工作效率。

    　二、搞好档案鉴定工作的对策

    　1、把档案鉴定工作作为一项任务，纳入到工作计划当中：档案鉴定工作是一项大的工程，但绝不是一项可打“歼灭战”的工作，它与其他的档案业务工作一样，可纳入每年的档案工作计划。首先，档案的鉴定工作先从“入口”作起，按照现行的档案分类法和标准正确划分归档文件的保管期限，为今后的鉴定工作打下一定的基础。对于库存档案，可将库存中到期的档案数量、存放位置分类摸清，作到心中有数，再组织有归档部门和档案人员参加的鉴定小组进行鉴定。

    　2、制定鉴定标准及管理办法：以档案的价值为鉴定依据，将档案所具备的历史价值、现实价值的重要程度作为判定的标准。鉴定的工作原则是依据国家有关的保管期限规定。鉴定工作中要坚持时效原则，即考虑它的价值时注重档案的显在价值，现实作用；坚持史存原则，将档案放到特定的背景和历史条件下去判断它的价值；坚持孤本原则，即在本单位各项重要活动中形成的属于“人无我有”的档案。再者要明确鉴定中的工作程序、职责分工、工作步骤。

    　3、不断提高档案人员的综合素质：作好档案的鉴定工作，档案人员的综合素质是十分重要的。综合素质是指良好的政治素质、科学文化素质、档案专业素质和法律知识的掌握等。档案工作者只有具备或提高综合素质加之有坚实的档案专业功底，才能对纷繁复杂的库存档案作出全面、准确的甄别和判断。

　4、结合回溯建库工作，开展档案鉴定：档案管理正向数字化时代迈进，除从现在起我们进行电子文件归档、建立电子文件目录中心和电子文件数据库外，还要对以往的馆藏档案进行回溯建库工作，其实回溯建库工作也是一项重大工程，她要一个一个文件单独进行扫描，把信息录入到档案数据库中。我们可以在回溯建库工作的同时，组织有关人员对已归档文件进行鉴定，把无保存价值的文件剔出来，这样一方面减轻了回溯建库工作的压力，提高回溯建库的质量，也使得馆藏档案得到了优化。