王文娟
目前大多数档案馆（室）已采取由归档部门立卷的制度。以往，各归档部门在组卷时，用Word 或 Excel软件著录打印了档案的卷内目录，但当归档部门将档案移交档案馆后，档案馆在对接收档案进行数字化处理（如编制机检文件级目录）或打印全引目录时,还要对档案的卷内目录进行重新著录。
2002年我馆建立了科怡档案管理系统，该系统具有将 DBF、ACCESS、SQL ANYWHERE、SQL SERVER、SYBASE、ORACLE等数据格式的数据导入到本系统中的功能，我们考虑一般单位的计算机上都会装Microsoft Excel 软件，而科怡系统支持的Microsoft Access软件又能支持Excel，因此我们要求各归档部门必须在Excel软件上进行卷内目录的制作，并且在进行档案移交时或拷贝磁盘或从网上传输，将其一并移交给档案馆，档案馆对接收到的卷内目录数据进行整理，然后将整理好的数据先导入ACCESS数据库，再导入科怡档案管理系统，用来作为档案的文件级检索目录和用于打印全引目录。
一年来的实践证明，采用这种方法，既充分利用了已有的信息资源，避免了不必要的重复工作，提高了工作效率，更重要的是实现了数据的一次输入多次输出，降低了数据重复输入过程中的出错率。
目前一般单位的计算机上都会装有Microsoft Excel 软件，而一般较为专业的档案管理软件也基本都能兼容象 Microsoft Access这种常见的数据格式，在此以外事档案卷内目录的导入为例，将数据导入的具体方法和操作步骤做一介绍，希望能给大家一些可借鉴的经验和方法。
一、数据的整理
首先将归档部门在Excel上生成的卷内目录数据进行整理。
1、删除每页Excel表格上的硬回车、空格、斜线。
2、对归档部门在Excel上生成的卷内目录数据进行字段添加。一般档案实体内的卷内目录信息字段为：序号、文件编号、责任者、题名、文件形成日期、页号、备注。但在进行档案文件级目录著录时，所著录信息字段除上述六项外，还有全宗号、归档年度、实体分类号、保管期限、案卷级档号、文件级档号、案卷号。因此要对归档部门在Excel上生成的卷内目录数据中没有的这些信息字段进行添加。
3、将每列字段的表头记下备用，然后将目录标题及表头删去。
4、将整理好的数据文件起名保存，若想简化导入工作，可将多个文件拷贝到一
起作为一个工作表。
二、将整理好的数据导入Access数据库
数据整理好后，就可以进行 Access 数据库的数据导入工作了。
1、建立新Access数据库名：
打开Access软件，在“新建数据库”显示框中选“空Access 数据库（B）”，单击“确定”按钮，出现“文件新建数据库”框，在“文件名”一栏中输入新建数据库名，如a1，点“创建”按钮。出现“a1数据库”框。
2、将Excel数据导入新数据库：
在出现的“a1数据库”框中，单击“新建”按钮，系统出现“新建表” ，选“导入表”，点“确定”。出现“导入”框，在“文件类型”下拉选项栏中选择“Microsoft Excel”，然后选中你已整理好准备导入的Excel文件，点“导入”按钮，这时出现“导入数据表向导”数据框，点“下一步”，再点“下一步”，一共点四次“下一步”，在第四次出现的“导入数据表向导”框中，选“无主键”项，再点“下一步”，起数据表名，如A1，点“完成”，再在提示栏中点“确定”，这时再次显示“a1数据库”框。
3、数据类型设计：
在该“a1数据库”框中，选“A1”，点“设计”，系统显示“A1表”。表上部第二列的数据类型，一般为文本类型。当字段的数据类型是数字型时，应将其改为整型。具体操作如下：
在“数据类型”列中，选中“数字”，在表下部的“字段属性”中的“常规”下的“字段大小”中，点击“双精度型”，出现下拉箭头，在下拉箭头中选“整型”，如有多个数字型的字段，可依次逐一更改。
4、数据保存：
数据类型设计完成后，退出，出现提示“是否保存对表A1的设计的更改?”单击“是”，这时会出现提示“有些数据可能以丢失，……是否要继续？”继续选“是”。这时系统又回到“a1数据库”框中，这时再单击“打开”按钮，可浏览导入到Access数据库中的字段是否完整、准确，无误后退出Access 。
三、将Access数据库中的数据导入科怡数据库
在科怡档案管理系统的“数据管理”功能模块中，双击“数据导入”，出现“数据导入”表，表的左半部分为源表，即要导入到目标表中的不同类型数据库的字段列表。表的右半部分为目标表，即被导入数据的字段列表。
1、选择目标表：
直接在表选择下拉列表中选择（其内容为系统中已有的案卷表和文件表）。
2、选择源表：
首先要进行数据库的连接，单击“源库连接”，出现“数据库连接”选项框，在下拉列表中选Access，单击“下一步”，在出现的提示框中的“数据库路径”选项栏中，单击“…”按钮，选中已导入到Access中的数据表，如 a1，双击a1，然后单击“完成”，数据库连接好了之后再在其下拉列表中选择一个源字段列表，（系统默认为第一个表）。
3、数据替换：
将源表某一字段列的数据替换为目标表中某一字段中的数据。其操作方法有两种：方法一是分别在“选择源列”和“对应目标列”中选择要导入和被导入的字段数据。方法二是将目标表中的字段名直接拖到源表相应的目标列中，并与源表字段名相对应。如果有错误操作，选中该项记录，按“取消对应关系”可取消以上对应关系设置的操作。
4、导入：
单击“查看源数据表”，确定以上所做的工作都正确后，就可以对数据进行导入操作了。单击“导入”按钮，窗体底部就会出现一个蓝色进度条，表示导入工作正在进行。单击“停止导入”按钮则取消当前的导入工作，系统给出提示是否保存当前已导入的数据，进行选择确定后退出导入工作。
至此数据导入的全部操作就完成了。
上述的数据导入操作在目录条目比较多的情况下使用效果最好，这时可对每卷都相同的字段信息如全宗号、归档年度、保管期限等利用Excel软件的拷贝功能一次完成，对档号、案卷号、顺序号等可用下拉功能，进行成列添加。这种情况下导入比著录快得多。但如果目录数据量很少或著录时题名可携带的字段比较多，直接著录就比导入简单了。
上述方法同样适合于将移交目录转换为机检案卷目录。
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