远程学历档案认证、查印及邮寄内部工作细则

 针对远程学历档案认证、查印及邮寄工作，档案馆就工作细则和内部处理流程做以下规定：

1、档案的远程查阅利用主要指：由官方认证中心或各团体单位申请的对我校校友的学历认证和补档认证、教务处的出国学生成绩办理以及校友个人补档、考研、求职等事由，通过电子邮件向西安交通大学档案馆提出的查档需求。

2、档案馆远程学历档案认证、查印及邮寄工作，由档案馆邮箱接收、办理和回复。档案馆邮箱：archives@mail.xjtu.edu.cn。

3、档案馆邮箱的接收、回复工作统一由创新港工位负责完成。

4、创新港工位根据来函邮件的查档需求，通过档案管理系统对电子档案检索、核实，将查阅结果通过档案馆邮箱给予及时回复，信件回复必须署名经办人及其联系电话，和回复日期。档案远程回复统一用语。

您好，XXX毕业证书/学位证书/成绩单属实。

您好，经查，馆藏档案中无此人相关信息。

您好，档案请求已办理待邮寄，顺丰速递到付，请注意查收。

5、档案管理系统没有电子文件，未能完成认证、查印、邮寄结果。创新港工位须电话联系馆内相关老师，确认后将该电子邮件转给兴庆校区、医学校区和财经校区相应老师的qq邮箱。

（1）兴庆校区、医学校区或财经校区老师认证查阅后，结果通过邮件回复给档案馆邮箱，邮件必须署名经办人和经办日期，由档案馆邮箱给予统一回复。

（2）兴庆校区、医学校区和财经校区老师调档、复印、盖章，完成邮寄。邮寄结果回复档案馆邮箱，档案馆邮箱再对外回复。

邮箱内转用语：您好，此工作需要兴庆校区/医学校区/财经校区完成，请办理。

兴庆校区/医学校区/财经校区内转回复，按照档案远程回复用语回复。

6、远程学历认证、查印工作，在档案管理系统查档登记时，请注明邮箱接收，查阅事由：XX公司认证（补档），教务处出国，个人查阅等。

                                                             档案馆

                                                          2019年9月11日