1、接待馆藏查阅利用需遵照《西安交通大学档案保管利用守则》。
2、所有馆藏档案利用一律由档案保管利用室统一接待登记，集中提供利用；查档室负责接待、内部沟通、联系、并负责办理查档登记手续。其中历史资料、字画、实物档案、人物档案需联系编研室查档提供；馆藏数码照片需联系西迁馆或办公室或创新港查档提供；收集指导室当年归档整理未移交入库的档案由收集室老师负责提供服务。
3、学校馆藏档案的利用，主要是为学校及各归档部门提供综合档案参考服务，为师生、校友提供科研、教学档案证明服务。同时也接待校外团体和单位的查档需求。
4、查阅综合类档案：学校及各归档部门需出具单位介绍信或一卡通；校外单位需持本校相关单位委托函件方可借阅。对于党校办、人力资源部、组织部、科研院等部门对归档材料有查阅约定内容，须按约定条件走签字程序办理。
5、在校学生或校友查阅学籍材料，需提供本人身份证件。
6、学籍材料委托办理：（1）可以直接发电子邮件archives@xjtu.edu.cn,提供本人的毕业证书影印件及身份证件；由档案馆保管利用室直接复印盖章后通过快递顺丰到付学生本人。（2）委托其它人代办，要求被委托人提供该校友的身份证复印件，并在复印件上手写与委托人的关系，表明已经委托人同意，并列名需查阅的档案材料，被委托人签名。（3）学院或职能部门为校友聚会查阅校友学籍信息，须汇签校友部意见后，携带校友部介绍信方可查阅。
7、学籍材料认证：清华大学学位认证中心、教育部学历认证中心等机构发邮件到archives@xjtu.edu.cn;首接查档任务的老师需负责完成学籍核对审核工作，通过档案管理系统登记并备注仔细。认证结果回复邮件须写明查档经办人姓名。
8、学籍材料补档证明：校友所在单位人事或者组织部门以传真、电邮或者电话方式发来补档要求，首接查档任务的老师需根据单位的需求，或开具查档证明函件；或电话回复；或快递；或邮件回复，须通过档案管理系统利用登记并将回复方式备注清楚，以备后续审核。
9、查档材料复印，由档案馆内部员工负责复印，清点数量并由办公室在复印材料上盖档案证明专用章后，交给查档者本人。档案证明专用章的使用按照《西安交通大学档案馆印章管理办法》执行。
10、校内归档部门因上级检查或者基建改造维修需要对本单位归档的档案借出使用，须办理档案借出承诺书，须经归档部门和档案馆双方领导签字同意办理借出。对档案借出和归还手续，除系统登记外，还需单位手工登记，查档利用室需经办人和复核人两人签字办理。
11、外借出去的档案，一般不超过5天。超过天数，须实行续借手续。借出档案如上级检查单位需要提供文件原件，须经档案馆第一负责人同意后，返回档案馆进行拆卷抽件工作，任何单位不允许自行拆卷。
12、涉密和军工涉密档案档案，严格按照涉密和军工涉密档案规定办理。
档案馆
2019年9月11日
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