（2002年12月28日校长办公会议讨论通过 西交档〔2003〕4号公布）
第一章 总则
第一条 为使档案管理工作规范化、科学化，确保学校档案的完整、准确和系统，根据原国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》，制订本规定。
第二条 实行档案工作责任制。各部、处、院、馆、所、中心等部门必须把档案工作纳入职责范围，指定一名负责人分工主管，把文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入管理（业务）人员的岗位职责。并指定专人（可兼职）负责本部门档案的收集、整理和移交工作。做到教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，都能完整、准确、系统、规范的归档保存。
第三条 实行“三纳入”和“四同步”管理。“三纳入”是指归档工作应纳入学校各单位的计划和规划，纳入相应的管理制度，纳入管理人员的职责范围；“四同步”是指各职能部门在布置、检查、总结、验收各项工作时，应同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第四条 实行基建工程项目等与文件材料的同步审查制。凡对基建工程、重要仪器设备等进行鉴定、验收时，有关业务部门必须通知并会同校档案馆对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统、规范的文件材料的项目，不予验收。
第五条 公务文件必须归档。各职能部门在公务活动中形成的文件材料，除经批推可设立分室保管外，都必须按规定向校档案馆移交；凡个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按规定向校档案馆移交，集中管理。任何部门和个人均不得据为己有、逾期不交或自行处理。
第二章 文件材料的归档范围及保管期限
第六条 归档范围分为：1、党群类；2、行政类；3、教学类；4、科研类；5、产品生产与科技开发类；6、基本建设类；7、仪器设备类；8、出版类；9、外事类；10、财会类；11、其他特殊载体和类别（包括声像、人物、实物、学校历史档案以及与本校有关的重要资料等）。
归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、软盘、录音带、录像带、电视片等各种载体形式。各类档案的归档范围和保管期限详见附件一至附件十。
第七条 保管期限分永久、长期和短期三种。凡附件中已列者，对照附件标注；凡附件中未列者，参照下列原则划分：
凡反映我校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；
凡反映我校一般工作活动，在较长时期内对本校和社会有查考利用价值的，列为长期保管（十六年至五十年）；
凡在较短时期内对本校工作有查考价值的，列为短期保管（十五年）。
第三章 文件材料的立卷要求及归档时间
第八条 实行部门立卷制度。各职能部门、各课题组的专（兼）职档案人员，负责应归档文件材料的平时积累与整理工作，每年经校档案馆审查合格后，再立卷归档。
第九条 文件材料立卷应符合下列要求：
（一）归档的文件材料均须质地优良、书绘工整， 声像清晰，规格统一，签字齐备，符合有关规范和标准。
（二）文件材料尽量采用分年度立卷。一般文件放在文件形成年立卷；请示与批复，放在批复年立卷；跨年度的规划、计划，放在文件内容针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在文件内容针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。非诉讼案件，放在结案年立卷；回顾及纪念性文件，放在写成年立卷。
（三）卷内密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料等在后。其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
（四）科研课题文件材料排列顺序是：开题材料、成果材料在前，原始材料在后；文字材料在前，图样在后；图样按目录或图号排列。
（五）特殊载体的文件材料，按有关规定整理。
（六）编排页号、件号。卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷每卷一般不超过二百页，应统一在有文字的每页材料正面的右下角，背面的左下角填写页号；不装订的案卷，应对卷内每份材料逐件编件号；图表和声像材料等，也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
（七）填写卷内目录。每个案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，无实质内容的题名应重新拟写，但应在拟写的题名外加上方括号；没有责任者或年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。
（八）声像档案应用文字标出摄影、录音和录像的对象、事由、时间、地点、中心内容和责任者。
（九）填写备考表。有关卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、检查人姓名和时间填上，检查人一般应是立卷单位负责人。备考表应置卷尾。
（十）卷内文件材料应去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；案卷应采用三孔一线方法装订，对未留装订线的文件须贴边后再装订。
（十一）归档的案卷必须经过整理、鉴定，归档单位应提出保管期限和保密意见，经校档案馆审查后归档。
（十二）不同保管期限、不同密级的文件材料，须分别组卷。密级划分，按国家和学校的保密规定执行。
（十三）文件材料的形成，必须符合文书处理的基本要求，责任人必须签写姓名全称，特别禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写。
（十四）凡校内由两个以上单位协办事项的文件材料，由主办单位负责汇总归档。凡与外单位合作完成的项目，若我校为负责单位，经办部门须负责归档一套完整的档案。若我校为协作单位，则只归档与承担任务有关的部分。
（十五）案卷归档必须填写移交清单，交接双方根据移交清单清点核对后，履行签字手续。
第十条 归档时间
（一）党政部门和按年度归档的部门，于次年第二季度内归档。
（二）各教学部门和需按学年归档的部门，于次学年寒假前归档。
（三）科研、基建、仪器设备等专题性、成套性档案，在项目完成并通过鉴定、验收后三个月内归档。
第四章 附则
第十一条 本规定及其附件由校档案馆负责解释。
第十二条 本规定经校长办公会议通过，自公布之日起施行。学校原有相关规定同时废止。
微信公众号