2015年归档工作情况通报

档案馆关于2015年文件材料归档工作的情况通报

各归档单位：

在档案馆工作人员和兼职档案人员的共同努力下，我校2015年度的归档工作基本圆满完成，现将有关情况通报如下：

一、归档工作的基本情况

截至2015年12月31日，我馆共接收纸质档案13000余卷，已入库12083卷。另外还有大量的照片、各类电子文件、资料等。归档工作涉及95个归档部门，160余位兼职档案员。其中，大多数单位都能积极配合档案馆，认真做好文件材料的收集、整理，并在规定的时间将归档材料移交至档案馆。总体情况良好，但也有个别单位对归档工作不够重视，不仅影响了档案馆的工作进展，也为后续档案的利用带来很多困扰。

二、2015年归档数量一览表：

三、在2015年归档工作中，从部门立卷的执行情况、归档材料的完整性、系统性以及归档的及时性等方面综合考虑，以下单位完成的较好（排名不分先后）：

党校办、人力资源部、组织部、校工会、团委、审计处、重点办、校友部、离退休办、教育基金会、基建中心、教务处、研究生院、财务处、国际处、彭康书院、南洋书院、科教院、科研院、国际教育学院、学生处、教发中心、校医院、档案馆、图书馆

机械学院、电气学院、能动学院、电信学院、材料学院、人居学院、金禾中心、生命学院、前沿院、法学院、外语学院、软件学院、医学院、经金学院

四、归档工作中存在的问题

1. 归档单位的领导对归档工作不够重视

  有个别单位的主管领导，对文件材料归档的重要性认识不够，只注重完成眼前工作，不关注相关材料的留存和备份。在今年学院史、学科史、部门史的编撰查档中，我们发现，反映本部门发展和重大活动事项都有记录，但依据性的文件材料及整个管理过程中产生的文件材料却因没有归档，而无法提供给编撰部门史的单位，造成遗憾。

2. 兼职档案人员工作缺乏责任心，归档过程中遗漏重要文件材料

个别单位兼职档案人员岗位更换频繁，岗位工作交接不及时，也没有及时接受档案馆的归档业务指导，不清楚本单位工作中具体形成了哪些文件材料，哪些文件应该归档，致使归档中一些重要文件材料缺失，人为地造成了历史空白，如上级的重要来文、本单位向上级报送的重要材料、本单位重大活动材料等。

3. 个别单位归档时间延滞

个别单位因为人员调整、阶段性工作任务重等原因，导致归档工作滞后，影响了学校全年归档任务按时完成。这些单位虽然最终完成了本年度的归档任务，但在时间上滞后较多，到学期末或年度末才匆忙完成归档，这种状况不仅难以保证归档工作质量，而且也影响到档案馆全年归档计划的实施。

4. 部门立卷制度在某些部门没有得到落实，责任没有落实到个人，导致这些部门的有关人员将零散材料交至档案馆后，便不再问津，给档案馆人员带来无形的压力。

五、给归档部门的几点建议

1. 积极落实部门立卷制度。各单位分管档案工作的领导能够重视归档工作，将归档工作纳入有关人员的岗位职责，保证兼职档案员能有一定的时间做好归档工作；

2. 兼职档案员在平时的工作中，处理完毕的材料随手就按照一定的分类和顺序整理好，归档时可以事半功倍；

3  兼职档案员在做好纸质文件归档的同时，做好相应的电子文件的收集和积累，以保证电子文件与纸质材料同步归档；

4. 岗位变动移交工作时，一定要做好可归档材料的移交工作；

望有关单位针对上述问题，根据本单位的特点，有效地开展整改，进一步规范各类档案的归档工作，保证学校有价值的历史记录能够按时集中到档案馆统一管理。

                                                档案馆

                                          二0一六年一月六日