各院、处及有关单位：
2016年4月8日，西安交通大学将迎来建校120周年暨迁校60周年庆典。根据国家及学校有关重大活动档案管理的规定，校庆相关活动产生的文件材料应集中至学校档案馆统一管理，望各单位高度重视，做好校庆各项活动材料的归档工作。现将有关校庆档案的归档要求通知如下：
一、校庆档案的归档范围
校庆档案是指在学校举办的大型庆典活动，以及各院、处等有关单位开展的系列纪念活动中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料（含电子文件）和实物。具体内容如下：
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序号
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归 档 材料
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1
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部门史、学科发展史、纪念画册、光盘等出版物
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2
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重要校友的贺信、贺电、往来函件等
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3
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重大活动的请示、批复、计划、方案、总结等材料
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4
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重大活动（会议）中领导讲话、大会发言材料、学术研讨会论文集等
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5
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相关会议记录（含重要的座谈会）、会议纪要
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6
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邀请名单、请柬、重大活动签名册等
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7
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各种纪念品的样品、设计图纸及说明
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8
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各单位、学院印制的宣传印刷品、校友录等
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9
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外单位赠送的具有保存价值的礼品、纪念品以及社会知名人士赠送的礼品、题词等
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有关捐赠款项的财务清单
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校庆活动中与外单位签订的合同、协议书等材料
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媒体对校庆活动的相关报道
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其它反映校庆活动的材料
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二、校庆档案的归档办法
1．实行部门立卷制度。请各单位确定1-2名兼职档案员，负责全程收集、整理有关材料，并在活动结束后1个月内向档案馆移交。
2．注意事项。各部门在收集纸质文件的同时，应将相应的电子文件同时归档；同时注意实物档案的收集、归档。
3．校庆档案的移交
地点：兴庆校区老图书馆东侧一楼档案馆
1）校庆相关活动的纸质材料及对应的电子文件，交至104、105室，联系电话：82665384；
2）实物档案交至102室，联系电话：82668759；
档案馆
二0一六年三月二十二日
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