2015年保管利用室工作通报

档案馆关于2015年查档利用情况工作通报

档案的查询利用工作是档案馆的一项重要工作，主要为学校的教学、科研、管理以及基本建设服务，随着国家政策方针以及学校工作侧重点的不同，其工作重心每年也有所不同，并有其特殊的意义。

2015年，为配合我校120周年校庆以及全国范围内的干部档案审核工作，查阅利用工作特别繁忙，但保管利用室的同事们一如既往，以饱满的工作热情，耐心、细致、周到的服务态度，遵循档案服务准则，努力为学校、社会及个人提供优质服务，受到利用者的广泛好评。不管是来馆查阅、还是电话、邮件、传真，我们都能够热心、高效地对待。多样化的利用方式，使得查阅工作方便快捷。2015年提供各类档案利用共计1万4千余卷。其中综合查阅量是去年的两倍，翻了一番。查阅利用工作主要体现在以下几个方面：

1、  积极配合我校120周年校庆工作，为各院、系、职能部门编撰部门史等提供大量的相关资源。

2016年将迎来我校120周年校庆，各部门和学院为撰写部门史、学院史、学科发展史以及开展各类庆祝活动，纷纷前来档案馆查阅、收集相关资料。利用室的同事们根据自己的经验以及对馆藏档案的了解，耐心指导他们从哪些地方下手查找与其相关的档案信息，从查阅方法、档案分类、资料内容等方面全面指导，从迁校前的档案入手，从机构的变迁，人员的变动以及生源统计、科研动向等等方面为他们提供详实的素材。所查阅的档案内容涉及党群、行政、教学、科研、外事、出版等类别，累计利用档案约4千卷。通过我们的指导、配合，今年有约26个院、系、职能部门完成了信息采集工作，为编撰部门史掌握了第一手资源。这些部门有：校工会、彭康书院、校医院、后勤物业党委、电信学院、离退休处、教务处、航天航空学院、纪委、法学院、党校办、就业中心、外语学院、人力资源部、公共政策与管理学院、校团委、宣传部、科研院、化工学院、电气学院、研究生院、统战部、二附院等。

2、积极配合全国范围内的干部档案审核补档工作。

    今年根据上级部署，各单位进行了干部人事档案审核工作，按照要求，对不完整的个人档案信息进行补充，包括学籍、干部任免、出国信息等等。档案馆成为补档工作的重点单位。先后为本校人事处、组织部、教育部人事司、各大高校、企事业单位以及个人办理补档业务，利用档案约1800余卷次。

3、为我校的基础建设、实验室改造、设备维护、暖气管道和电梯维修、房产证办理、工程审计等基本建设项目查阅了大批量的基建档案，合计600余卷。

利用的部门包括：校园事务与物业服务处、实验室与资产管理处、校园规划与基本建设管理中心、后勤物业服务中心、康桥设计院、资产公司等等，

4、大力支持机关以及各职能部门的工作，先后为党委宣传部、人力资源部、纪委、研究生院、国际处、校基金会、组织部、校友部等部门提供了大量的相关档案资料。

5、努力为学校的教学科研服务。

研究生院为评选优秀教材、招生办为少年班办学30周年作总结、教务处为准备少年班30周年纪念大会拍摄少年班纪录片、研究生院为了核查、清理退学研究生、高教所做高教教学研究文章、职继学院的教学检查工作先后前来档案馆查阅相关资料。此外，为我校教师、学院、系、所及课题组报奖、评估、申报科研项目查阅大量的结题通知等科研档案，

6、为已毕业的本科及研究生补办毕业证、学位证提供佐证材料：在校学习成绩单、新生录取审批表、毕业生名单、授予学位名单等，开具四六级外语成绩，为他们排忧解难。

7、为国内外认证机构以及我校毕业生在国内、国外求学求职晋升等方面提供大量学历学位认证、成绩等证明材料。

8、数字化档案以及声像档案在利用上也发挥了极大的作用。

数字化档案除了日常的查阅利用、学历认证外，也被各学院以及师生广泛利用，充分彰显了数字化档案的优越性，体现了档案数字化的重要意义

声像档案的利用率这两年也有很大提高，今年主要有：化工学院拷贝历届毕业生合影，为120周年校庆制作画册；校工会编写部门史，拷贝校工会相关照片；国际处为纪念抗战胜利，拷贝交大抗战照片；教务处为少年班30周年纪念大会，拷贝少年班相关照片；全国共青团为出版《学生会七日谈》一书，委托交大共青团拷贝交大五四相关照片；广电中心委托中央台制作西迁纪录片，拷贝大量溯源馆和西迁馆照片；为建校120周年校庆，教务处做教学科研成果展览，拷贝相关电子照片；宣传部为120周年校庆制作交大名师画册人物影像，拷贝相关电子照片并扫描大分辨率纸质照片；校工会为120周年校庆大型文艺晚会配制晚会视频，来档案馆收集相应的照片资料，拷贝溯源馆、西迁馆、校门、校园风景电子照片。

今后，我们将不断改进工作方法，开拓档案信息服务的管理模式，寻找更加便利的服务方式，不断提升档案利用效果，更好地为广大师生服务。