各学院（中心）：
根据研究生院《关于印发研究生层面人员在校学习档案材料事宜会议纪要的通知》（西交研[2010]28号）文件的要求，除往年遗留问题按文件要求一次性处理外，从2010年开始，所有结业研究生的在校学习成绩表和毕业研究生的毕业申请材料由各学院（中心）负责向档案馆移交归档。现对归档材料在档案馆的“南大之星”档案管理系统中的著录工作做统一规定，以规范此项工作，并为今后的管理与利用提供便利条件。
结业研究生在校学习成绩表和毕业研究生毕业申请材料的归档工作与获得学位研究生的学位评审材料的归档工作同步进行，即每季度归一次，视为一个批次。信息著录时仍使用原来归学位评审材料的帐户进入系统，但毕业申请材料用添加案卷的方式进行著录，而结业研究生的成绩表用添加文件的方式著录。各著录项的内容按附表执行，未做要求的项目为空。打印移交目录时，毕业材料选用《研究生学位/毕业移交目录（A4，横向）》模板，结业成绩表则选用《结业研究生成绩表移交目录（A4，纵向）》模板。
请各位负责归档的老师对此项工作给予支持与配合，如有不明确的地方，请和档案馆联系，电话：82665384，联系人：陈凤英。
附表：
“南大之星”档案管理系统中的著录项目要求
序号
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项目名称
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结业成绩表（添加文件）
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毕业申请材料（添加案卷）
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著录内容
|
举例
|
著录内容
|
举例
|
1
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一级目录
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结业
|
结业
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毕业
|
毕业
|
2
|
二级目录
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学院名称
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理学院
|
学院名称
|
理学院
|
3
|
三级目录
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某一批次的时间
|
201003
|
某一批次的时间
|
201003
|
4
|
全宗号
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简略校名代码
|
XAJD
|
简略校名代码
|
XAJD
|
5
|
实体分类号
|
年度+分类代码
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2010-JX1411
|
年度+分类代码
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2010-JX1711
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6
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案卷号
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顺序号，一人一号
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1.0001
1.0002
1.0003
|
顺序号，一人一号
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从1到N
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7
|
密级
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公开
|
公开
|
公开
|
公开
|
8
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保管期限
|
长期
|
长期
|
长期
|
长期
|
9
|
学号
|
学生在校时的学号
|
4102098017
|
学生在校时的学号
|
4102098016
|
10
|
姓名
|
学生的姓名
|
张三
|
学生的姓名
|
张三
|
11
|
性别
|
学生的性别
|
男
|
学生的性别
|
男
|
12
|
出生年月
|
学生的出生时间
|
198702
|
学生的出生时间
|
198603
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13
|
论文题名
|
成绩表的名称
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攻读博士/硕士的在校学习成绩表
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毕业答辩论文的题目
|
|
14
|
指导教师
|
指导教师的姓名
|
李四
|
指导教师的姓名
|
李四
|
15
|
学院
|
学生隶属学院的名称
|
理学院
|
学生隶属学院的名称
|
理学院
|
16
|
授予学科专业
|
学生在校学习专业的名称
|
数学
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学生毕业时的专业名称
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物理学
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17
|
毕/结业时间
|
结业的时间
|
201006
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获准毕业的年月
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201003
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18
|
毕/结业证号
|
结业证的编号
|
|
毕业证的编号
|
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19
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归档单位
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学院名称
|
理学院
|
学院名称
|
理学院
|
20
|
页数
|
成绩表的页数
|
1
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毕业答辩审批表的总页数（不含论文）
|
24
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21
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附注
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结业说明
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博士/硕士结业
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未授学位的说明
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博士/硕士毕业，未授学位
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22
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移交人
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归档老师的姓名
|
王二
|
归档老师的姓名
|
王二
|
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