各学院研究生教务员：
为统一学位档案整理的标准，提高收集、组卷、归档的效率，请各学院研究生教务员在学位材料归档工作中注意以下事项：
1. 学位评审材料封面上的各栏目（档号、档案馆号除外）须书写准确。
2. 学位评审材料在组卷整理时，其目录及卷内备考表均不编写页码号。
3. 研究生在校学习成绩表、授予学位证明要内容准确、字迹清晰无涂改。
4. 除机打外，书写一律使用黑色或蓝黑色墨水，严禁使用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水。
5. 每年3月、6月、9月、12月，校学位评定委员会授予学位公报公布后，各学院的研究生教务员应尽快收集本院通过学位答辩学生的授予学位证明，在完成学位评审材料的纸质材料的装订和档案管理系统中的信息著录工作之后向学校档案馆移交。
6. 每人一本学位评审材料、一本论文，以人为单位顺序编号。移交时，双方以“研究生学位移交目录”为依据进行清点；
7. 下载“学位档案目录”后，不允许更改目录中页次栏的内容，也不能删减目录中的任何一项条目；
8. 纸质材料装订时，对照学位档案目录进行检查，不能缺页，所归材料的页码必须与目录中的页次一致，若遇某一项的页数多于目录中的约定时，可列为附页，如，当第X项在目录中约定的尾页号为N时，多的张页可编为N-1、N-2，等等。
9. 各学院各个批次如果有只毕业而未拿到学位的毕业生，其毕业答辩评审材料和毕业论文也要与同批次的研究生学位档案同步完成归档。
10. 如有论文需要保密，须在评审材料里存入相应的保密备案表（原件），装订在卷内备考表的前面，并在目录中添加此项内容。经保密办审批的保密论文须送交学校保密办，档案馆只存评审材料。
11. 档案馆“南大之星”档案管理系统的使用：
1)
登录系统：从学校主页进入档案馆主页，在该主页的左侧上方，有一个“档案管理系统登陆”的窗口，在此窗口用档案馆给定的用户名和密码登陆。此外，在IE地址栏中输入：
http://202.117.16.52也可以打开该系统的登陆窗口进行登录。
2) 数据著录：登陆系统后即可看到一个“档案信息管理”表，点击“收集室”中的“打开”按钮，即出现一个界面。初次著录时，点击该界面左侧上方的“添加案卷”按钮；再次著录时，先点击“表内文件分类目录”下方对应的各级文件夹，即可展开对应的“档案文件信息管理”表，再点击此处的“添加案卷”按钮，即可打开相应的著录界面。
3) 添加案卷：在“添加案卷”著录界面中，著录案卷级各著录项的内容。各著录项的著录要求如下：
a) 一级目录：学院名称
b) 二及目录：兼职档案员姓名
c) 三级目录：所归学位材料的时间批次，如2008年9月授学位， 即为200809
——只毕业而未拿到学位的毕业评审材料的著录要求为一级目录：毕业 ；二级目录：学院名称，；三级目录：毕业年度。
d) 全宗号：XAJD (“西安交大”名称拼音的打头字母)
e) 实体分类号：年度-JX1611，如2009-JX1611
f) 案卷号：以人为单位的临时顺序编号
g) 密级：一般情况下选择公开，有保密要求时，按要求的密级进行选择，并在附注栏中著录要保密的时间，如10年
h) 保管期限：永久
i) 学号：学生证上的编号
j) 姓名：学生的姓名
k) 性别：学生的性别
l) 出生年月：学生的出生时间，准确到月，如1986年6月出生，即为198606
m) 论文题名：学生论文封面上书写的论文题名
n) 指导教师：论文指导教师的姓名，导师有两人时，两人的姓名均写，不得在此填写教师职务名称
o) 学院：学院名称
p) 授予学位：所授学位名称
q) 授予学科专业：学位公告上的专业名称
r) 授学位时间：学位证明中的授学位时间，只毕业而未授学位的，则不著录此项
s) 毕业时间：毕业证上的毕业时间如：200906
t) 毕业证号：毕业证上的编号
u) 学位证号：学位证上的编号
v) 归档单位：学院名称
w) 页数：学位评审材料的总页数，不包括论文的页数。
x) 附注：针对此学生所归材料需特别说明的内容著录在此项中
y) 移交人：兼职档案员姓名
---以上各著录项完成后，点击添加，所著录各项内容即被系统接收，存入相应的数据库，添加后再次出现的界面中，“案卷号”中的数字自动变成比前次大1的数字，此时即可开始下一个编号材料的著录。
4) 打印移交目录：
a) 点击相应文件夹“档案文件信息管理”表上方的“打印当前”按钮，即可出现“目录打印”界面。
b) 在“自定义打印目录”选项中，选择“研究生移交目录(A4横向)”，并在包含序号栏中选择“是”，然后点击“打印预览”形成“研究生学位移交目录”，给出打印命令即完成打印工作。若打印预览无法形成，则把“目录打印”界面右下角“自动设置边距”的选项点掉即可形成打印预览。
c) 为避免打印出来的移交目录分页时出现串行，形成打印预览后，可在文件的下拉菜单中点击打印预览，在预览界面中检查分页情况，若出现分页错误，可适当调整上、下页边距的大小，直至错误消失。
d) 若在打印出来的移交目录页面下方出现一些不相关的乱码，可以先在页面设置中把页眉、页脚里的内容删掉即可。
e) 若打印出来的移交目录字体过大，可以从“查看”的下拉菜单中，把“文字大小”调整为“中”即可。
在研究生学位评审材料的归档工作中如有问题，可随时与档案馆收集指导室联系，电话：82665384 。
档案馆 2009.9.8
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