石慧敏
（西安交通大学档案馆，陕西西安 710049）
电子邮件(E-mail)是一种通过计算机网络实现的与其它用户通信、交流信息的现代化通信手段。它是通过存储、转发式的非定时通讯方式提供发送邮件、接收邮件、阅读和处理邮件的基本通讯方式。
通过电子邮件系统，无论在世界任何一个地方的互联网用户在任何一台计算机上都可以发送邮件，并且随着网络技术的发展和电子邮件的不断完善，加上多媒体技术的高度发展和应用，发送电子邮件可以附加一格式的文件，使电子邮件大有取代传统传真的通信方式之势。通过E-mail可以发送自己所需发送的文字、声音、图象等多种信息。而且可以传递任意形式的文字以及图形文件和压缩文件。同时可填写多个收件人地址，将一条信息发送给多个接收者。
电子邮件还能让Internet上的每一个成员在各个领域进行各种专题的电子论谈，可以通过电子邮件组织会议、审校书稿、论文，或就某一专题与他人切磋，处理日常工作。随着Internet在世界各地的迅速发展，电子邮件应用领域正在不断扩大。Internet提供的电子公告牌系统BBS、网络新闻、电子刊物以及邮件清单等服务，都是非常有用的基于电子邮件的Internet信息服务，当用户在本地计算机上没有安装某些Internet服务的客户程序而又想访问这些服务时，就可以使用电子邮件。电子邮件具有以下特点：
1．通过网络传输的信息
E-mail可以通达全世界所有Internet的合法用户，无论是个人还是单位，都可以合法采用电子邮件的方式与网络上的其它人进行信息交换，并且不受时间、地点、位置的限制。
2．传输速度快、费用低
收发一封普通E-mail只需几秒钟由Outlook Express传送到电子邮件的服务器，经源服务器SMTP发送到目的地接收电子邮件的服务器(POP3或IMAP)，再传送到收信人手里，这一过程只需3-4分钟的时间。而传输一千字中文字的费用只需花费人民币1、2分钱。
3．易学好操作
通常来说，计算机联网的同时，电信局或是ISP供应商会自动赋予该机器一个邮件帐号。国内的一些大型商业网站目前提供容量不等的免费信箱，达到人人都拥有一个免费信箱不是件难事。用户通过计算机软件输入和编辑需发送的内容，将拟发送的书信与收件人的地址填写好，点击“立即发送”即可。假如发生地址有误，系统会提示将原信返回并说明原因。收件人可以使用自己的口令开启邮箱阅读邮件并随意处理邮件。
4．全天24小时服务
由于网络上的电子邮件功能是全天候和全自动服务，世界各地各个局域网上的计算机每天24小时不停在运转，因此，全年365天的任何时候，只要用户自己的局域网不出现故障，电子邮件就可以安全地发送和接收。
由于E-mail独特的功能和特点，运用电子邮件开展档案的查询利用，较传统意义上的利用服务方式和手段有很大不同。
1．用电子邮件开展查询服务成本低，效率高
档案馆经常会遇到一些单位和个人查询有关政策、法律、土地使用权、房产权以及个人经历、学历等等方面的咨询及查证。电子邮件可以与世界范围内所有的E—mail用户连接，还能向传真机发送信件。档案馆在收到咨询的电子邮件后，经查询答复后，可以直接就原信回复，免去了寻找信封地址、信纸的繁琐和寄信的费用。现有的软件也可以为您保存一个完美的通讯簿，在以后的多次交换信息的时候，使我们免去每次都要书写收件人地址的麻烦。
2．用电子邮件可开展多元化利用服务
档案馆根据馆藏的档案信息，将档案以科研成果、学生学籍、论文专利、基建改造、编史修志等情况等作专题信息提供利用者。可以用电子邮件进行问卷调查，针对档案利用者对档案信息的要求，用一些公共邮件列表快速地把问卷表格送到庞大的用户群中。电子邮件允许我们将目标锁定在一些特定的群体中，目前无论在公共邮件服务器还是单位内部网络中，都可以设定很多用户组，方便进行目标筛选，密切利用者和档案馆之间的联系，使更多的人们更加了解档案，方便工作开展。
3．使用电子邮件能扩大档案查询利用者的范围
由于E-mail是通过网络传输，速度快，费用低廉，不受空间、地域的限制。因而无论是国内、国外的利用者均可以通过E-mail联系档案馆进行信息的利用和咨询。另外，电子邮件的服务器是24小时全天候和全自动服务，因而用E-mail利用档案不必考虑时间限制，随时都可发送信件。而工作人员随时也可打开信箱，收取邮件后，再根据情况进行回复信息(包括文字、照片、图片等等)。
4．电子邮件能使查询利用工作变被动为主动
传统的档案利用服务基本上是“坐等上门，你来我给”的消极被动行为，往往成为被人遗忘的角落。事实上，档案利用服务有一定的自身规律。而电子邮件群的运用可以帮助档案部门掌握规律，跟踪服务，可以多层次、多角度、多渠道、全方位的提供档案信息为各个领域服务。这是实现主动服务的很好的形式。电子邮件群(Mailinglist)也叫邮件清单，它可以让一群对某一专题感兴趣的用户组成一个很大的群体，加入某个邮件群后，可以向邮件群的所有成员发出邮件，同时也会收到发给该邮件群的所有邮件。
《四川档案》2001.6
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