陈凤英
内容摘要 《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》自1993年出台以来，有不少学校采用，为高校档案工作的规范化建设起了很大的作用。在十多年的实践中，其优势已得到充分的展示。但随着高等学校的发展，人们也发现原来确定的接受范围、保管期限，以及整理规则有了不太适应的地方，给当前的档案管理工作造成了一些困扰。尤其是在办公自动化程度不断提高和信息网络飞速发展的形势下，一些规范条文急需修订和补充完善。利用网络优势可以很方便查阅到的大量的上级文件应严格控制收集范围,缺乏长期备考价值的硕士研究生学位论文可以不归纸质实体,新增工作内容产生的材料应将有保存价值的部分纳入归档范围,如工程建设监理文件,等等。因此，笔者认为，应进一步加强高校档案工作的规范化建设，对现有的《实体分类法》和《工作规范》应在继续保持适应高校工作特点优势的前提下及早着手进行修订工作，以期跟上档案现代化管理发展的需要。
关键词 档案 实体 信息 规范
高校档案工作的规范化建设是高校档案工作业务建设的重要课题，是关系到高校档案事业稳定发展的大事。《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》（以下简称《实体分类法》和《工作规范》）1993年颁布实施后，使高校档案工作长期以来各自为政、自成体系的局面有了很大的改观，是高校档案工作业务建设的一次创新与突破，成为高校档案工作走向标准化、规范化的重要依据。在工作实践中，笔者有一些粗浅的认识，在此与各位同行进行探讨。
1 正确认识全宗概念
“全宗”就是指全部“卷宗”——全部档案，是各级各类档案馆馆藏档案的第一级分类和管理单位。《实体分类法》的编制原则中说明，分类“采用‘高等学校档案’这一综合概念，以高等学校全部档案为对象”，同时“根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目。”根据这一表述，有人就认为是将一所高校的全部档案在一个全宗下分为十大类，这种认识是不全面的。十大类的分类虽然是在一个全宗下进行的，但一所高校并不是只能有一个全宗。实际上，在档号编制一节中，《实体分类法》还指出，“对于库藏有多个全宗的院校，原则上应在年度号前加全宗号。”同时，《工作规范》第二章也明确规定，“实体分类是以全宗为单位按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号、排架组织库藏。”这就是说，一个学校可以有多个全宗，一所高校的档案是在各个全宗下进行十大类的分类。
在实际应用中人们也会发现，对于一些中小型高校，由于学校办学历史、规模和层次的关系，所产生的档案材料数量不是很多，种类也比较有限。在这种情况下，将全校所有档案作为一个全宗进行管理是可行的。而对于另一些办学历史较长的大型高校，由于它的档案数量和类别一般都比较多，再按一个全宗进行管理就不太妥当。尤其是市场经济的发展，使诸如科技开发、后勤服务、图书出版等部门的业务范围日趋广泛，不少部门已具有独立法人资格，人、财、物均为自行管理。将这些部门的档案仍按全校一个全宗进行管理时，人们会发现实际运作中很难操作。为此，笔者认为，有必要将这些部门的档案分别列为一个全宗进行集中或分级管理。这样做也符合一个单位只要能独立行使职权，并主要以自己的名义对外行文，其档案就可构成一个全宗的全宗理论。
2 分类原则与组织机构
《实体分类法》规定，“按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。”这里的“领域范畴”与“组织机构”是不同的。“领域范畴”是以档案记
述的内容的性质进行分类的，而“组织机构”则是从职能划分的形式上加以区分的。某一领域范畴的工作可能是由几个职能部门共同承担的，而某一个职能部门又可能同时负责几项分属不同领域范畴的工作。例如，教学管理工作是由教务处、学工处、研究生院、成教学院分工负责的，而资产管理部门的工作则会同时涉及到设备、基建、房产等几个方面。
档案作为人类社会实践活动的历史记录，其形成特点决定了分类必须保持档案材料内在的有机联系。组织机构受人为因素的影响，易发生增设、合并等变动，缺乏稳定性。“内容性质”同否才是区别档案是否形成于同一“领域范畴”的决定因素。所以，《分类法》采用“根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质”这一分类表述是科学的。在以手工管理为主的情况下，《实体分类法》中的类别划分与设定也确实为档案的有效管理提供了有力的支持。但是，办公自动化水平的不断提高和计算机网络技术的快速发展，为档案的在线及时归档提供了可能性，此时再将同一部门的材料归入不同类别，或几个部门的材料归入同一个类别，在实际操作上将有诸多不便。为此，笔者建议，在现有按“领域范畴”设定一、二级类目的情况下，向下延伸，按组织机构设置相应的三级类目。这里的组织机构可以是处级职能部门，也可以是主管某一专门工作的科级部门。
1 实体分类与信息分类
档案实体分类是以档案为对象进行的分类，也就是对每个档案保管单位或每份档案文件进行划分和归类。档案实体分类是根据档案的形成特点和规律，在保持文件间的历史联系的前提下，对档案实体进行分类整理和排架，它可以使档案实体从无序变为有序。所以，档案的实体分类是档案整理工作的核心，贯穿于档案整理、保管和利用的全过程。《归档文件整理规则》虽然将整理单位从卷改成了件，但它仍然定义了件的构成，并要求将同一类别或相互关联的件连续编号、排架。可见，它并没有抛弃遵循档案形成特点和规律的整理规则。
档案的信息分类则是在实体分类的基础上发展而来的，是为了解决实体分类以保管单位为单位的线性排列无法满足人们超越保管单位和多角度利用档案的要求而产生的，是组织检索工具的分类。例如，按专题、按文件字号的分类就属于信息分类。所以，档案的实体分类与信息分类二者既有联系，又不尽相同。在对档案实施计算机管理，通过对数据库信息的检索可以便捷查阅到所需信息的情况下，也不宜将二者混为一谈。
2 遵循客观规律
管理必须有对象，不能凭空进行。在各项业务工作进行过程中，会不断地发生相应的管理工作。高校的每一项工作从开始到结束，按其活动的自然进程，相应地产生一整套密不可分的文件材料。所以，《实体分类法》把“同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起”归入相同的类别，将教务、科研、基建、设备、外事、财务等部门从行政的职能部门中分离出来的做法是必要和恰当的。此做法不仅满足了高校档案工作的实际需要，同时也符合新修订的GB/T11822-2000《科学技术档案构成的一般要求》中的“直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷”的组卷方法。
按照传统的文书档案、科技档案进行分类时，常常会出现同类档案“分居两地”的现象，影响档案提供利用的效能，例如基建档案。基建档案由于其自身的形成规律，决定了它的管理性文件与项目建设本身所形成的材料是密不可分的一个有机整体。而传统的文书档案和科技档案却各取所需，将管理性文件归文书档案，项目建设的技术文件归科技档案，人为地割裂了档案的有机联系，破坏了档案的完整性。再加上基建项目以项目为单位按竣工时间归档与文书档案按年度组卷归档的区别，更加剧了这类档案的杂乱无序。不仅违反了档案整体体系不可分割的原则，也给利用者带来诸多的不便，影响了档案信息资源的开发利用。
5 修订与完善
归什么，保存多久，直接反映档案馆馆藏的水平和价值。不论是从社会对档案信息的需求，还是从优化馆藏的角度来看，有价值的文件就必须归档，无价值或价值不大的文件则不应收集。因此，归档范围和保管期限是档案工作规范化建设最为基本和核心的问题。《工作规范》对高校各类档案的归档范围和保管期限均做了明确的规定，但在实际应用过程中，特别是随着社会的发展进步，笔者认为尚有值得商磋的地方。所以，笔者认为应将《工作规范》的修订列为经常性的工作内容，从而真正起到规范档案管理工作的目的。以下是笔者建议修订的具体内容：
5．1 将档案的保管期限分为永、长、短，从表面上看，似乎已经按档案的重要性和时效性做了考虑，但这样的划分仍较笼统，也不易操作。试想，一个立档单位的普通文书人员如何能做到用历史的眼光来判断文件的现实作用和历史价值，从而确定文件重要还是不重要呢？若以文件形成部门的职能级别进行划分，既易于操作，又可以起到体现文件的重要性的作用。
5．2 在基建类档案中，基建项目档案不仅占绝对多数，而且大中小型项目都有。但《工作规范》中的归档条目完全是按大中型建设项目编制的，对于高校大量存在的小型基建项目的归档则指导性不强。这部分材料如若不归，势必要给查阅利用造成空缺；如果归，又难以对照《工作规范》实施归档。同时，由于管理机制的改变，基建项目建设中形成的工程建设监理文件也亟待补充到归档范围中去。
5．3 由于教育事业的发展，高校的年招生量逐年增加，而研究生招生数的扩大给档案馆库房造成了很大的压力。因为每多招一名研究生，即使不计算多产生的其它档案材料，仅学位论文就要多一本。博、硕学位论文在每年的进馆档案中占相当大的比例。随着科学技术的高速发展，有相当一部分论文的时效性并不长，几年后也就不再具有保存价值了。一般情况下，博、硕学位论文在校图书馆保存有一份，有的在院（系）资料室还保存有一份。保存档案的目的除了记录历史以外，还在于提供利用。故笔者认为，《工作规范》将硕士研究生的学位论文列入归档范围并长期保存的必要性不大，建议不归或短期保管。从使用的角度来看，保存于学校图书馆的那份论文已足以满足师生查阅利用的需要。在计算机技术不断完备的今天，也可以考虑仅归档保存硕士学位论文的电子版。
5．4 在各类档案的归档范围中，《工作规范》均列有长期保管的上级文件条目，这部分档案在高校档案中亦占有一定的比例。在各档案馆实行相对封闭管理的情况下，将上级文件中比较重要的部分列为保存对象是必要的。随着互联网的发展，档案信息将成为人类共享的资源。只要将这些上级文件上网发布，任何人在任何地方都可以通过访问该文件上网的站点获晓文件内容，从而使各高校档案馆不再需要收集、保管这些上级文件，对资源优化也将起到一定的积极作用。
6 灵活运用整理规则
在手工检索的条件下，以卷为保管单位（同时也是整理单位）是十分必要的，在查阅利用档案中也起到了十分积极的作用。《工作规范》的各章节中对档案案卷的组卷原则均有比较明确的说明，这些组卷原则对档案的整理工作起到了很好的指导作用。但随着计算机的大量应用，以及软件的不断升级完善，机检给档案的利用带来了一个崭新的局面，多途径检索和模糊检索的实现，使查找档案既准确又快捷，从而极大地减弱了检索工作对保管单位的依赖性。档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》已颁布实施。该规则的出台给档案界带来了较大的震动，引起了强烈的反响。新规则是针对机关文书档案制定的，对此类档案的整理、保管、利用均有十分积极的作用，但对于高校这样的综合档案馆，是否要采用，如何采用，则有待深入探讨。以笔者之愚见，并不是所有各类档案材料都是以件为单位整理为好，科技类档案由于其成套性特点，并不适合按件整理，那样将不破坏各部分之间的有机联系，既不利于保管，也不符合利用需求。
作者简介 陈凤英，女，1960年6月21日出生，西安交通大学档案馆副研究馆员，主要从事档案管理实践的研究。联系地址：陕西省西安市咸宁西路28号西安交通大学档案馆，邮编：710049，联系电话：（029）82663114。
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