西安交通大学档案馆 马瑾
摘要： 实现档案的现代化管理，除必要的硬件设备外，标准的档案管理系统软件至关重要。有了功能规范、灵活的档案管理系统软件，工作重点将转移到各种数据库的建立、现行电子文件的归档和对历史档案的回溯建库。但是任何现代化的管理手段，人是第一要素，所以提高档案管理人员的素质，是现代化管理的一个重要方面。
档案事业的发展正处在一个数字化和网络化时代，计算机网络技术的应用， 为档案信息化的发展起到了推动作用。那么，在这样的一个环境条件下，要做好档案的信息化管理工作，笔者认为要从以下几个方面抓好。
一、建立标准化的档案管理软件系统是信息化的基础
标准化的档案管理软件系统笔者认为它应是符合国家的档案管理标准规范，适用于各类档案并对档案信息和档案实体进行辅助管理的计算机应用软件系统，它应具备以下功能：
其一是建立灵活的网络管理数据库。实现档案的网络检索，建立档案信息数据库是关键。建立以全宗为单位的各类档案案卷目录数据库、专题案卷目录数据库、全文数据库等，以实现目录管理和原文（图形、图像、原文）管理。数据库系统应体现其灵活性，即为能满足不同用户管理不同类别档案的需要，而设计提供大量的用户自定义模块，使其具有灵活性和扩展性。不同用户均可根据自己的需要创建标准结构的数据表、自定义数据表名、自定义著录界面等。数据库还应设置修改和删除功能。有了这样灵活的数据库管理系统，可充分挖掘出档案信息资源的潜力，满足不同档案类别的需要，实现最大化的档案信息数据聚集，为档案的信息化管理奠定了基础。
其二是电子档案的存储与检索。系统能做到各部门在归纸质档案材料的同时也可以随时将形成的电子文件全文（word、excel、pdf 格式）上传存储到服务器上。对于上级发文和回溯建库的大量的扫描文件，系统可以将扫描的图像文件识别成文本文件，加入到全文数据库中。系统中应有标准格式的转换模块，可以将在线的多种格式的电子文件自动转换成标准的电子文档格式管理，使电子文件标准化。对于视频、音频的多媒体文件也可以通过系统上传到服务器中，用户可以在任何一个终端进行检索，浏览到所需的档案信息及其全文。
其三是档案的自动化管理。任何的档案业务中他都包括档案的统计、借阅、鉴定、销毁等工作。档案管理系统应能对各类档案数据进行灵活的统计。系统还还应能实现档案管理借阅利用网络化，用户只需通过身边的计算机远程登录到系统中就可以查阅馆藏档案的信息，确定所要借阅的档案实体，系统即可以记录完整的借阅利用信息，并可以进行对借出档案实体催还，借阅利用、信息统计操作。可以进行档案的鉴定与销毁，销毁实体，打印销毁清单。
从数据库的建立到档案电子全文的的存储，再到在网络环境中档案的最终被利用，无疑标准化的档案管理软件是我们至关重要的工作基础。
二、 现行电子文件的管理与回溯建库工作是档案信息化的工作之重
建立以全宗为单位的档案目录数据库，专题目录数据库，实现档案目录的数字化管理是档案信息化工作的一部分，真正意义上的档案数字化管理应是档案目录与档案全文的数字化。开展这项工作我们可以分两步走：一是抓紧对已经产生电子文件的管理（包括文本文件、数据库文件、图形文件、照片、多媒体等），二是对库存的纸质档案经过扫描和数据处理后进行数字化管理，两项工作可有计划、有序的开展。
1、加强现行电子文件的管理：首先档案信息化的重点应放在新产生的电子文件管理上来， 其好处是把数字档案信息化的资源建设在文件的形成部门就可以完成。档案管理系统是一个各种信息汇聚的平台，OA系统和各归档部门作为为档案管理系统平台提供信息的终端，通过OA系统和各部门兼职档案人员工作的配合，可直接把OA系统发布的文件和各部门在各项活动中产生的电子档案上传到数据库中， 使现有的档案数字资源得以及时归档， 再通过档案管理系统很快地为利用者提供网络服务。这样做对于档案馆来说， 既能有效的保证电子档案的质量， 又可以减少以后的重复劳动（扫描、翻拍），减轻了回溯建库的压力。
2、回溯建库：组织人力对回溯建库工作做必要的准备工作，包括档案内容与技术准备上的。首先是对档案进行数字化前的鉴定，数字化档案要从着眼于提供“精品”档案的要求出发，做到使经过数字化的档案内容充实，没有“水分”，能够体现全宗档案的精华。在技术上要对扫描仪器的分辨率及档案馆自身的条件合理加以选择，对档案数字化处理的文件格式要做到任何一台安装 WINDOWS操作系统的电脑都可以通过网络直接浏览这些文件。待以上工作确定完成后再逐步的对这些档案进行扫描、实行电子文件的管理。
电子文件文件的管理和档案的回溯建库工作都要以制度和规范来做保障。从电子文件的形成过程、积累过程、整理过程和归档过程都要有严格的管理措施确保电子文件的准确性、完整性、有效性。这种严格的管理措施就是结合实际制定出本单位电子文件的管理办法，它是保证电子文件归档工作有序开展的基础。
三、档案信息化，人员素质是关键
现代网络技术的发展，计算机的普遍应用和人们对各种信息的需求，使得档案不是一座信息的“孤岛”。档案人员作为档案工作的主体，起着使档案信息融入社会信息的作用，而档案工作者素质的高低，是档案信息化的进程中较为关键的一环。由于档案信息的数字化作为社会信息化的一部分，所以要求有一批档案业务好，对计算机应用技术熟练的档案管理工作者是非常重要的。为此、经常开展档案业务培训，使档案工作者逐步成为知识全面、具有开拓精神的、复合型的档案管理人才。
加强对档案人员基本技能的培训：档案管理工作者首先应具备扎实的档案学基础理论知识，这是必备的知识体系，即从档案的收集、分类、整理、著录到档案的利用。与档案现代化管理相适应的除了档案管理人员有一定的计算机技能外，还应掌握档案管理系统软件的应用。专职档案人员掌握档案管理系统软件的应用后，主要的培训对象就是各部门兼职档案人员，目的是要保证数据库的著录项能够符合规范要求，电子文件归档在技术上符合全文数据库建库的要求等。因为档案管理系统软件建立了各类档案目录的数据库、全文数据库，技术性强，其著录质量对档案的自动检索以及档案信息网络化建设起决定性作用。此外还应加强网络知识方面的应用。 通过培训使兼职档案人员能够掌握计算机技术在档案管理工作的应用，掌握档案管理系统软件的各种功能，使档案人能够成为档案信息管理的行家，确保档案管理系统平稳运行。
档案管理系统的的正常运行，仅仅是档案信息化工作平台的体现，如何运用好这个平台，拥有相应的人才资源是关键。计算机网络技术发展到今天，档案管理人员不仅仅是只限于能够掌握计算机技术和掌握档案系统管理软件的功能，更重要的是，为挖掘丰富的档案资源，并将这些丰富的资源展示给大家，还应不断学习和掌握网页的制作与更新、与档案系统管理软件相配套的各种利用功能软件的开发、档案信息的采集、历史档案开发与数字化、多媒体技术的应用、网络的维护、设备的维修等，只有拥有和掌握了这些先进的技术，才能充分挖掘档案的信息潜力，更有效的实施档案信息化管理。
有了高素质的档案管理人员和标准化的档案系统管理软件，加之对目录、全文数据库严格、规范的管理，在网络条件下， 档案现代化管理会迈上新的台阶。
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