关于提高档案人员业务素质的几点思考

张 玉 瑛

2002年10月中旬至11月中旬，陕西省教育厅组成5个检查组，对全省40 余所高校的档案工作进行了检查。通过检查，感觉大多数档案人员都能爱岗敬业，工作勤恳努力，加上领导的重视和支持，使陕西省高校的档案工作有了较大的改变。但档案人员业务素质的参差不齐，导致了有些高校的档案工作存在着一些不足。笔者在此对如何提高档案人员的业务素质提几点粗浅的意见。

一、改变用人机制

长期以来，在个人工作岗位由领导分配的机制下，许多档案人员在某个岗位一干就是数年，甚至是“一岗到老”。单一、重复的工作内容，一是容易使人懈怠和产生工作已经熟练的心理，缺乏学习的动力和激情；二是使从事这项工作的档案人员的思维和业务知识只局限在这特定的工作范围内，对本岗位以外的其他类档案或档案工作的其他环节不能全面了解。这种局限，影响了他们内在潜力的挖掘与发挥，这既不利于知识的触类旁通和更新，也不利于档案业务的创新和个人的发展。所以，应改变传统的人才管理模式，实行全员聘用制度，分层次设岗，有档案基础工作岗位，也有档案编研工作岗位，每个人根据自己的特点和能力，选择最适合自己的岗位，竞争上岗，优者入选，并坚持定期考核制度，几年以后重新聘任。新的岗位和竞争上岗的机制，使档案人员在产生新鲜感的同时也产生了危机感，从而可以激发他们的工作热情和求知欲，促使他们主动学习，不断创新，提高业务素质。

二、开展培训工作

随着档案事业的发展和科学技术的突飞猛进，档案工作面临着许多新问题，如：《归档文件整理规则》发布后，文件级管理档案已在推行；办公自动化的逐渐普及，电子档案应运而生；人们对档案信息需求的大量增加，计算机管理档案迫在眉睫；中国加入WTO后，涉外档案的数量和结构也将随之增加和改变，档案人员不具备外语知识就无法整理和利用这部分档案，这些都对档案人员提出了知识更新、补充的新要求，所以应该开展培训工作。培训要切忌随意性，因为随意性将直接影响培训的质量和效果，应本着学以至用的原则，突出培训的针对性、实用性和实效性。笔者认为，培训应以上岗培训、提高能力培训和继续教育为重点。

对新进入档案工作行业、又不具备大专以上档案专业学历的人员，应进行上岗培训，以档案工作的基本知识、基本原则和基本技能为主要教学内容，使她们对档案工作有一定的了解，能尽快胜任本职工作。

对有一定实践经验的档案人员，存在着能力再提高的问题。有些档案人员虽然从事档案工作多年，但因为理论水平和认识上的限制，对档案工作中出现的新知识和一些行业标准、规则理解的不够准确，工作中出现一些偏差，这就需要进行提高能力的培训。一个是提高研究解决档案事业发展面临的新情况、新问题的能力，一个是提高学术研究能力。这种培训的主题应该是十分明确的，如：实体分类法的正确理解和运用、卷改件、如何撰写学术论文、档案现代化管理等，档案人员根据自己所承担的工作和知识层次、岗位要求来选择培训，通过培训达到有针对性的补充和提高。

要适应新世纪档案事业的发展，档案人员都应定期进行继续教育，不断补充、拓展和更新科学技术知识，进一步完善和优化知识结构，提高创新能力和专业技术水平，同时把学习理论知识与研究解决实际工作中的重点和难点问题结合起来，做出成绩。继续教育除了学习档案专业、现代化技术方面的知识外，还应学习一些相关学科的知识，如文献检索、公共关系学、外语、古代汉语等，使档案人员成为既精通档案专业知识、又懂相关学科知识的复合型人才。

　　三、开展交流活动

　　从档案学涉及的知识范围看，它含有某些自然科学的知识，但它的基本成分是社会科学知识，这就决定了档案工作有它的原则性，同时也有灵活性，特别是在一些专业档案管理中，这种灵活性表现的更为突出，不同的档案部门在档案工作实践中形成了自己独具特色的管理方法。如何借助他人的经验促进自己的工作，这就需要开展校际、省际甚至国际间的交流，通过交流可以学习和借鉴先进的工作方法和经验，启发自己的思路，开阔自己的眼界，取他人之长，创自己之新。近几年，陕西高教系统档案学会和北京、江苏、辽宁、山西、海南、江西、广西、新疆、甘肃等省、市联合召开档案工作研讨会，让档案人员走出去，通过论文交流、参观、学习、讨论等形式，互相交流各自的工作经验，回来后根据本单位的实际情况，更新自己的工作方法，取得了较好的效果。