浅谈高校馆藏档案优化

高校档案工作走过了创建、恢复、发展、达标升级等阶段后，人们发现，现在各高校档案馆（室）的馆藏都显臃肿。人们曾幻想电子公文的归档能减少馆藏，但国家档案局2003年颁发的《电子公文归档暂行办法》明确规定纸质档案和电子公文要一同归档，这样不但没减少馆藏，反而增加了工作内容。庞大的档案数量与各高校有限的库房容量和保管条件之间的矛盾日益突出，同时也不利于档案的现代化建设，所以笔者认为，优化馆藏应该成为当前高校档案工作的重点。

一、造成馆藏臃肿的原因

1、随着高等教育改革的不断深入，高校扩招、合作办学，加大科研力度和对外交流等举措使高等学校的规模不断扩大、活动不断增加，记录这些活动的档案数量也随之不断增加。

2、归档范围过于宽泛、灵活，使档案人员不好掌握，许多文件材料是否应该归档是要档案人员发挥主观能动性来自我“裁决”的，而档案人员唯恐自己的判断造成无法弥补的损失，在收集档案时就有宁多勿缺的想法，造成一些无保存价值的文件材料归入档案馆。

3、丰富馆藏上的形式主义。长期以来，高校档案馆特别重视馆藏量的增加，并把此作为档案馆的主要成绩，再加上全国开展的档案升级达标活动，对馆藏量有一定的要求，结果造成盲目的追求档案数量，而忽视了档案的价值问题，从侧面促使了档案数量的增加。

4、保管期限上的误区。一是有些保管期限制定的过长，限制了档案的鉴定；二是对保管期限理解有误，我国的保管期限分永久、长期和短期，长期的期限是15年至50年，短期是15年以下，而有些档案人员误认为长期至少是50年，短期至少是15年。理解上的错误使一部分档案长期滞留在档案馆；三是在按卷整理的情况下，一卷档案中各份文件的保管期限不一致时，往往都是就长不就短，使一部分档案的保管期限人为的加长。

5、档案鉴定工作只说不做。档案法及《高等学校档案工作规范》明确规定，到期档案经过鉴定即可销毁。而实际上到期档案的鉴定销毁工作基本上没有开展，其原因是多方面的，如鉴定制度、鉴定原则、鉴定方法的不够明晰，鉴定人员的基本素质、鉴定销毁的责任、谁来组织鉴定等，这些原因导致到期档案的鉴定一拖再拖，无法销毁，使馆藏档案陷入了只进不出的怪圈。

    二、优化馆藏档案的途径

1、做好进馆档案的鉴定工作。要提高馆藏质量，减少馆库压力，就必须从文件材料的归档抓起。树立在保持最低馆藏数量的情况下，保存最大限度的信息量的理念，避免无价值档案占据库房。现在各高校执行的是《高等学校档案工作规范》，在过去的十年中，它是衡量文件材料归档价值、确定档案保管期限的依据，对高校档案工作走向标准化、规范化作出了很大贡献，但是任何规范的制定都是在一定的历史背景下的。随着社会的发展和教育改革的深入，高校档案的数量、种类、内容和形式都在不断地发展变化着，不同时期人们对档案价值的认识、对档案工作的要求也不同，所以，高校应该根据学校自身的发展变化调整归档范围和保管期限。一是可以将归档范围和保管期限制定的更机械化、更细致化，从而有利于归档时的具体操作，摆脱昔日在收集时过多的需要发挥主观能动性所造成的犹豫不决。如保管期限可以两分制，分永久和定期，定期可具体到15年、20年、30年等，不要16—50年，这样时间跨度太大，鉴定时不好掌握，一般只能就长，使一些档案在档案馆搁置的时间过长。二是坚持内宽外紧的原则。高校的文件按其来源划分为自制文件和外来文件，自制文件是本校教学、科研和管理活动的历史纪录，且原始性、孤本性强，归档鉴定时可以把尺度放的宽一点，避免造成无法弥补的损失；而外来文件大多数是普发性文件，且多为副本，应把握的严一点，可以将针对本校的、需要执行或办理的一些重要文件归档外，其他的可由原文件保管部门根据需要保留一定时间；三是要转变观念。一些过去认为需要长期保存的档案，随着科学技术的发展，可能已经没有必要长期保存了。如硕士学位论文（占库容最大），虽然它是硕士研究生从事科研工作的主要成果，但因种种原因，其科技含量参差不齐，在科学技术飞速发展的今天，知识更新的频率不断加快，技术老化的周期不断缩短，这些硕士学位论文的价值随时间的推移呈衰减趋势，加之高校的图书馆都保存着一套硕士学位论文，人们也可以方便快捷的在网上查阅或下载，使得档案馆的利用率极低，只是在若干年一次的教学评估时有比较多的利用量，也仅限于前3至5年内的学位论文，所以不必都长期保存，可将那些经专家评审确认达到国际国内先进水平的硕士学位论文保管期限定的长一点外，其他的均可定的短一点，这样可以大大减少档案馆的库存。同时对于同一类档案的保管期限应根据其价值区别对待，如科研档案，获国家级奖、省部级奖的科研项目档案保管期限可长一点，获校级奖的科研项目档案保管期限可短一点，不要凡是获奖项目都是一个保管期限。

2、保证档案鉴定销毁工作的正常开展。因为档案价值的隐含性和社会对档案需要的不确定性，加上前面所述的一些原因，使得档案的鉴定销毁有一定的难度。但因为每年都会产生一些到期档案，所以档案的鉴定销毁又是一个周而复始、必须要做的工作。要保证其正常开展，首先必须将鉴定销毁形成一个制度，并纳入有关领导的岗位职责。否则现在的领导都是几年就换届，如果岗位职责中没有，不鉴定销毁就不承担什麽责任，而误毁档案反而要负责任，领导就不一定会来组织开展这项工作。但如果纳入领导的岗位职责，有了制约措施，即使鉴定销毁再有难度，领导也要组织开展这项工作，使其进入一种良性循环。其次也不能由档案部门一家来完成，这不仅是因为档案部门的人力有限，而是仅靠档案馆的人员对档案价值的认识也有局限性，笔者认为应该由学校组织各职能部门的领导、档案部门的业务骨干和了解学校历史沿革、熟悉编史修志的人员组成鉴定小组，明确鉴定销毁制度，研究制定鉴定标准，除了将到期经鉴定应销毁的档案清出库房外，对一些虽然没到期但已无保存价值的档案可以灵活掌握进行鉴定销毁，如已经拆除的建筑物的档案，虽然它的保管期限未到，但因为建筑物本身已不存在，所以针对建筑物本身的材料应予销毁，但涉及到征地、地质勘探等方面的材料应继续保存。此外，对一些已到期但确实较难确定价值的档案，可以暂时保留，这样在鉴定时步子会迈得更大一些。

3、提高专、兼职档案人员队伍业务素质。档案的收集、整理、立卷都是由专、兼职档案人员完成的，他们的业务素质高低直接影响到档案的质量，应经常组织专兼职档案人员学习档案法律、法规和档案专业知识，提高档案业务水平。特别是档案馆的专职档案人员，是检查文件材料归档的最后一道关口，对文件材料的归档价值鉴定一定要有较高水平，在举棋不定时，要多听取归档单位的意见，这样才能既保证进馆档案的质量，又避免造成损失。因为对归档文件材料的鉴定水平是要经过一段时间的实践才能具备的，所以，要尽量稳定专、兼职档案人员队伍。

总而言之，优化高校馆藏档案，一方面要具备优化意识，树防微杜渐、以防为主、以治为辅的指导思想，从当前工作做起，随着优化对象的发展变化而不断完善，尽量提高现时整理档案的质量；另一方面要调整已存档案的结构，精选馆藏档案，淘汰无价值档案，方便管理和利用。档案是在不断积累和不断淘汰的过程中发展的，有计划地实行档案的正常积累和正常淘汰，以达到在保持最低限度的馆藏档案数量的条件下，保存最大限度的信息量，是我们应追求的目标。