高等学校出版类档案馆藏鉴定与优化

出版类档案是高等学校的十大类档案之一。它的基本要求是学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料，且必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。改革开放以来，出版事业的蓬勃发展，各种载体的出版物迅速增加，随之而带来出版类档案数量的增加。通过笔者的统计和调查发现，几年来，出版物的数量保持在比较高且平稳的水平上，每年不断的归档、使得有限的库房空间越来越显得捉襟见肘，从利用角度和保存价值讲，一部分出版物样书也以失去了保存价值。那么怎样根据出版物的利用价值和本身的价值，来界定出版物的保存期限，优化出版类档案的馆藏，这是值得我们思考的一个问题。

学校通常所归的出版类档案有四个方面（1）出版类综合部分：包括出版工作的上级文件、指示；规章制度、规划、计划、报告、统计报表、工作总结及重大的活动的材料等。它是反映学校出版工作的全面综合管理、记录着学校出版社历史的发展阶段，可永久或长期保存；（2）学校期刊：包括论文审稿意见书、样书等。学校期刊发表的学术论文，它所反映的学术观点和研究成果是某一个阶段中比较有前瞻性的。审稿意见书通常对论文的理论和方法上的创新程度、学术水平及实用价值做了比较详细的评定，具有保存价值。本校的学术期刊，有相当一部分是本校师生在科研活动中的总结，也是学校科学研究发展的历史记录。（3）正式出版的样书及相关材料，它的内容包括①出版情况记录和书稿出版合同及有关协议性文书；②各种审稿意见及与作者来往信函；③关于书稿出版的请示、报告、批复等；④著（译）者原稿或复制件及原稿签收单；⑤出版通知单、书刊、音像出版物样品；⑥获奖或受查处情况的文件材料。出版物样书，则是对现有文化知识的选题、编辑重组和再生产，也是对知识创新成果和学术思想的社会公开和系统固化，出版物档案它对检验出版情况、图书评价、修订和重版原研究者的创作过程及今后选题中有权威的学术参考。通常情况下这些出版物也有一定的保存价值；（4）学校报刊。学校报刊，直接反映学校的人和事，也具有保存价值（可做资料保存）。

学校出版类档案中，除了出版类综合、期刊、学校报刊外，出版物样书是出版类档案中归档量比较大的一种，从我们归档的情况分析看，它主要有以下几个方面的内容：数量不多的本科生、研究生教材、本科生辅导教材；为考研、考级而出版的各种辅导教材，重点、典型题精解；各种成人、儿童用英语教程、会话等；科技、电子、人文、管理、政治、财经、商贸、回忆录等各方面的书籍。在高校出版档案中，尤其是出版物样书，除了本校教师、职工所编的教材，历史回忆录、年鉴及校友、社会知名人士所编著的与学校相关的出版物和翻译国外的比较有影响作品的出版物样书外，其它在学校档案馆永久保存的价值有多大，这是一个要探讨的问题。笔者认为，首先出版类档案中样书的规定为永久保存有不妥之处，应该分别对待。学校档案馆对凡本校出版社出版的由本校教职员工和学生、社会知名人士编著的与学校活动相关的、有影响的如教材、科技书籍、人文、历史回忆录、翻译作品等归档样书，其保存期限应为长期或永久保存。而一般科技出版物的科技含量随着时间的增加也在逐年下降，其它方面的出版物也一样，经过若干年，也便逐步失去了凭证和参考价值，其保管期限也应从短。其次，一个出版社出版的图书质量往往良莠不齐，一些无价值或一时畅销的考研、考级辅导材料，成人、儿童英语教程或是与本校毫无关联的出版物样书，可以不进档案馆。