各院（部、处）及有关单位：
在学校砥砺奋进的征程中，所开展的6352工程、庆祝建党百年、校庆等各种文化、学术、纪念、公务等重大活动，是展示学校品牌形象、提升对外影响力、凝心聚力实现跨越式高质量发展的重要举措。在此过程中所形成的档案材料，真实记录和再现了学校的重要发展历程和关键性变化，是学校档案资源的重要组成部分，为确保这些材料归档齐全完整规范，依据国家档案局第16号令《重大活动和突发事件档案管理办法》，现就有关归档事项通知如下：
一、重大活动及重大活动档案
重大活动是指对学校发展具有重要影响和重大意义的活动；重大活动档案，是指在举办重大活动过程中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。
二、归档要求
1.各部门要提高政治站位，高度重视，将重大活动档案的收集、整理、归档列入重大活动计划部署之中，指派专人（或原部门兼职档案员），并明确其职责，确保“重大活动档案”得到及时有效的收集和妥善分类保管，并确保齐全、完整、真实、准确，做到应收尽收、应归尽归。
2.重大活动档案由主要承办单位负责收集、整理、立卷、归档、移交，应在活动结束6月内完成归档。承办单位为两个及以上的，由主要承办单位立卷归档，其它承办单位应予以积极配合，及时将本单位在重大活动中形成的档案在活动结束1个月内向主要承办单位移交归档。
3.承担重大活动录像、录音、照片拍摄的新闻宣传及责任单位，应当在活动结束1个月内，及时向档案馆移交声像档案。
4.重大活动中所形成的声像档案按照载体类型分门别类，科学整理，并附相关文字说明（人物、时间、地点和事件）。
5.档案馆建立重大活动和突发事件档案长期征集制度，鼓励师生员工及广大校友向档案馆捐赠、寄存，并享有优先使用权。
三、归档范围
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
1 |
有关计划、总结、报告、请示、批示、规定、通知、组织机构、责任分工等相关文件， |
永久 |
2 |
有关部署、安排、工作方案、活动日程、来宾签到薄、记录、纪要等； |
永久、30年 |
3 |
重要来宾的邀请函、请柬、往来信函等。 |
30年 |
4 |
领导、专家、学者的发言材料； |
永久 |
5 |
与外单位所签订的合同、协定、协议书等； |
永久 |
6 |
相关照片、录音、录像、PPT、网页信息、社交媒体信息等各种形式和载体的档案材料； |
永久、30年 |
7 |
重要领导、知名人士、兄弟单位等发来的贺信、题词等； |
永久 |
8 |
相关礼品、纪念品、志愿服饰、LOGO标识、及奖杯、奖牌、奖章、证书、牌匾、锦旗等相关实物档案及相关说明； |
永久、30年 |
9 |
形成的宣传海报、宣传册、画册、宣传片、大事记、纪念文集、展览等编研成果材料； |
永久 |
10 |
其它具有保存价值的材料 |
视具体情况确定保管期限 |
说明 |
1）以上为参考性范围，归档以各单位实际工作所产生为准； 2）若有电子版，电子和纸质同步归档或仅归电子版。 |
|
四、 业务联系
“重大活动档案”具有一定的复杂性，各单位在收集整理中，若有任何疑问或困惑，请联系档案馆（联系电话：82665384，82665257），档案馆工作人员主动服务，做好归档业务指导工作。
档案馆、博物馆
2021年3月29日
微信公众号