学校档案是校园文化的基石和重要载体之一，档案事业更是记录和维护学校真实面貌的特殊事业。档案资料以其强大的凭证与详实性特性，不但真实地记录着一个学校的起源和发展历程，而且在学校的未来发展进取中，尤其是领导层决策中，档案也正在持续不断地发挥其强有力的借鉴功能。
西安交大档案馆现存的三千多卷珍贵的清代和民国档案不但真实而完整地反映着该校光辉而灿烂的历史，而且也留下了许多著名校友在交通大学学习和生活的足迹，诸如盛宣怀、唐文治、蔡锷、蔡元培、黄炎培、邵力子、李叔同、邹韬奋、钱学森，张光斗，徐光宪、陆定一，江泽民等等老一辈的校友都在各自的领域，为祖国的繁荣富强做出了卓越的贡献。由于我校是中国近代最早创办的知名大学之一，在高等教育界享有特殊地位，因而这批档案已经成为研究我国近现代教育史、高等教育发展史中的重要史料。我校拥有如此完整丰富、数量可观的的校史档案，在国内高校中确是凤毛麟角。
从1896年建校伊始，这批档案几经辗转，历经三个世纪110余年的风雨洗礼，许多已经纸张脆化老化、字迹破损非常严重，急需保护和修复，以期最大限度延长其物理保存寿命。在学校相关领导的重视与大力支持下，所需经费按专项逐年下拨，工作循序渐进开展。从2009年起，档案馆经过多方调研，反复研究，制订了切实可行的历史档案数字化保护工作实施方案。截至目前，除过个别要继续修复的破损纸质档案外，已经完成了83卷清代档案数字化保护，初步取得了良好的满意效果：清代档案信息全文数据库已经建立，一般日常管理的浏览、检索、查阅、利用、开发等工作已经基本实现了网络授权管理。这样，不但可以使纸质档案得到有效的最大程度的保全与修复，而且为电子文件最终实现胶片永久保存打下了基础。
2010年，档案馆编研与技术保护室在借鉴清代档案数字化保护的成果经验下，按照计划继续逐步展开对民国档案的数字化加工工作。在档案数字化加工过程当中，前期的整理摸底工作一般须档案专业人员来做。民国档案由于历史的原因，卷内没有标注文件名和页码，需要标注页码，详细著录文件名以及起止页码等信息，以备后期扫描加工、数据库管理所需。民国时期公文写作基本上还系软笔书法字体，许多手稿字迹潦草难以辨认，整理参与的工作人员克服许多困难，尽最大努力积极推进此项工作。
根据学校部署和档案馆具体实施方案，此项工作将在未来数年内逐步完成。
作者： 张小亚
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