2014年12月3日下午，应采购办邀请，档案馆收集室主任陈凤英带领收集室全体成员到采购办开展了一次档案业务的集中培训指导。
2011年10月，学校将原来分散在设备、后勤、基建、校医院等几个部门和单位的货物、服务以及工程（新建工程除外）的招标采购职能剥离出来，划归新设立的采购办，实施统一管理。采购办是学校专职负责采购与招标管理工作的职能部门，也是政府采购领导小组的下设办公室。
此次培训建立在前期与采购办的多次沟通调研基础之上。通过调研，档案馆对采购办每年的采购项目种类、招投标过程中形成的文件材料以及各类项目的工作周期有了充分的了解，并以此量身定做了档案业务的指导方案。陈凤英老师针对采购办的招投标项目，将其分为综合、工程、内贸、外贸四个类别，经与采购办商议，给各类别分别设定保管期限。结合档案立卷规范及采购办工作实际，陈老师建议卷内文件按照结果在前申请在后倒序排列的案卷整理原则符合日常文件积累的习惯，得到大家一致赞同。此外，陈老师专门在档案管理系统中为采购办账户添设了招投标项目著录样本，并对“南大之星”档案管理系统的著录要素进行了详细的讲解和说明。集中讲解后，对于大家提出的疑问陈老师给予了认真细致的解答。收集室和采购办的老师们，还就各自关心的相关问题进行了热烈的讨论。
采购办对于此次档案业务培训积极配合、高度肯定。该次档案管理规范化培训是双方诚恳合作、积极推动的结果，也体现了采购办很强的档案意识。招投标项目材料的归档，一方面丰富了馆藏，另一方面也大大减轻了采购办的文件存储压力，方便查询利用。
此类档案业务培训从源头上对立卷工作进行规范要求，对于以后新增档案的收集指导有着很好的借鉴意义。
作者：成杏丽
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