2014年12月1日下午，档案馆开展了有关电子文件管理的业务交流研讨会，收集指导室主任陈凤英老师、保管利用室主任赵红老师及两科室全体成员共同参与，整个研讨会由石慧敏副馆长主持。
一直以来，学生在校成绩、四六级成绩及录取名册、毕业名册在档案利用中是占有较高频次的，故而也是馆藏档案数字化的核心和重点，如何对网络教育学院、继续教育学院、本科生及研究生不同学历层次学生管理中产生的电子文件有效收集，如何将各自的数据库管理系统与档案管理系统实现无缝对接，合理进行档案管理，此次研讨围绕该主题展开。石慧敏副馆长强调，在陈凤英老师不懈的努力下，我们的档案管理系统与研究生数据库管理系统、0A系统已经成功实现了无缝对接，数据信息共享大大简化了兼职档案员的重复劳动，同时有力提高了电子数据信息的准确性，将之前我们认为的种种不可能变成了可能，这对我们今天的主题讨论开启了思路，她鼓励大家要首先要敢于想，从我们的档案收集和查阅利用的工作环节提我们自已对数据接口技术的需求；最终的技术实现应该是计算机软件人员的智慧。相信在一定的条件下，他们总会找到一个契合点，让不同系统之间实现数据对接。所有参会人员都充分发挥自我主观能动性，各抒己见，就电子文件在职能部门管理系统与档案管理系统对接过程中的一些具体问题：如电子文件与纸质文件内容之间如何相互呼应与保持一致性、电子文件Excel和Pdf格式之间的相互转化与在档案系统里如何有效链接、双重Pdf格式在电子文件档案管理中如何合理应用等问题大胆展开了一系列设想，并初步形成了一些拟实施方案，之后重在具体的落实和探索。
档案馆参会同志都认为这次业务讨论，收益匪浅。既放大了胆量，放宽了心胸，又活跃了思维，增强了与时俱进的创新理念。
作者：王华泾，刘淑妮
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