研究生学籍卡是研究生新生入学时由各学院组织新生填写的卡片，上面记录有学生姓名、性别、出生年月、学号、专业等相关入学信息和入学时的个人照片，是研究生入校报到学习的重要凭证。自1984年研究生院成立以来，我校研究生学籍卡一直由研究生院负责保存。2016年下半年，研究生院与档案馆的主管领导就研究生学籍卡的归档事宜进行了多次协商，档案馆也安排相关工作人员多次赴研究生院了解学籍卡的数量、保管现状等具体情况。档案馆方面按照档案移交归档要求，提出了学籍卡具体的整理办法和移交程序，双方按入学年度、分硕士、博士、专业学位三种培养方式进行了的清点交接。因为学籍卡一次性归档数量庞大，协商结果研究生院主动提出承担电子化扫描加工经费，档案馆则采取对本馆数字化加工中标公司的工作人员进行业务培训，由数字化扫描公司按照档案整理规则要求一边整理、著录；一边扫描、上传；最终完成研究生学籍卡纸质和电子文件的同期归档和管理。
经过近4个月的共同努力下，此次归档 的1961年、1962年、1978到2012年入学的学术型硕士研究生学籍卡48858张（含进修生）、1978年到2010年入学的博士研究生学籍卡10856张、专业硕士学位研究生学籍卡12461张，共计72175张已经全部顺利移交到我校档案馆永久保存，且所有学籍卡的数字化处理工作已经完成，并实现了通过档案管理系统按姓名一对一的检索查阅功能。
文稿作者：雷励
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