重大科研项目档案归档范围和保管期限参考表

一、项目综合管理文件（本类仅在作为项目依托单位时产生）

（一）策划论证和立项文件

1

策划研讨文件（专家或相关总站的意见或建议及相关会议文件）

永久

必存

2

实施方案及论证文件（专家论证意见、专家个人评议表及相关会议文件）

永久

必存

3

组织管理方案

永久

必存

4

概算预算方案

永久

必存

5

立项通知，与立项相关的请示及批复文件

永久

必存

6

申请书、任务书或实施责任书

永久

必存

（二）组织管理文件

1

针对项目管理的规章制度文件

永久

必存

2

项目机构设置与人员配备文件

（1）

项目领导小组、总体组（部）或相关的领导机构成立的文件

永久

必存

（2）

科技（学术）委员会等学术咨询机构成立的文件

30年

有则必存

（3）

项目办公室成立的文件

30年

有则必存

（4）

项目负责人（领衔科学家、首席科学家）聘任文件；项目核心成员（总指挥、总设计师、总工程师，科技（学术）委员会主任、委员等）聘任文件

永久

必存

3

项目人力资源规划，绩效、津贴分配政策文件，人员管理实施方案

30年

有则必存

4

项目年度工作计划、总结报告及相关会议文件

30年

必存

5

中期检查文件

（1）

中期检查工作计划、检查方案

30年

有则必存

（2）

项目中期工作进展报告、中期评估资料、中期检查申请

30年

必存

（3）

现场考察及会议评审材料，中期检查报告，项目主管部门审议文件

永久

必存

6

年度绩效评价文件

永久

必存

7

调整和变更的请示及批复文件（研究目标、考核指标、实施方案、技术路线，任务设置、任务负责人、承担单位等）

永久

有则必存

8

协调解决相关实施过程中重大问题的文件材料

永久

有则必存

9

项目管理的会议纪要、会议记录、备忘录等

永久

必存

10

情况简报、看报、大事记、出版刊物等

30年

有则必存

11

国际合作文件，重要往来函件

30年

有则必存

12

举办或参加国际国内会议文件

30年

有则必存

13

领导检查、视察文件

30年

有则必存

14

媒体报道与科普宣传材料

30年

有则必存

（三）财务管理文件

1

经费概算，年度经费预算及其批复文件

永久

必存

2

年度经费使用报告

永久

必存

3

经费调整方案及批复文件

永久

必存

4

经费总决算报告、财务审计报告

永久

必存

5

经费收支情况报告

永久

必存

（四）监理文件

1

监理工作方案

永久

有则必存

2

监理小组成立，监理人员聘任文件

永久

有则必存

3

监理会议纪要、监理工作报告、监理意见或建议等

永久

必存

4

整改反馈文件

永久

有则必存

（五）成果与知识产权文件

1

成果统计分析文件（论文、专著、专利等发表情况、获奖情况等）

永久

有则必存

2

成果推广应用报告

永久

有则必存

3

科技报告

永久

必存

4

知识产权分析报告、知识产权总结报告

永久

有则必存

（六）结题验收与后评估文件

1

整体验收工作方案

永久

必存

2

自验收（科研、财务、档案）文件

（1）

自查表或自查意见

永久

必存

（2）

自验收意见、自验收专家组签字表

永久

必存

3

分项验收（科研、财务、档案）文件

（1）

评估大纲、评估报告

永久

必存

（2）

分项验收会文件（会议通知、日程、签到表、会议材料、汇报材料等）

永久

必存

（3）

分项验收意见、专家个人评议表、国际评估文件、验收专家签字表、备忘录

永久

必存

（4）

分项验收整改报告

永久

有则必存

4

总体验收文件

（1）

结题验收申请、结题报告

永久

必存

（2）

总体验收会文件（会议通知、日程、签到表、会议材料、汇报材料等）

永久

必存

（3）

总体验收意见、总体验收专家组签字表

永久

必存

5

项目绩效评价文件

永久

必存

6

项目后评估文件

永久

有则必存

二、科研文件

（一）科研课题文件

1

研究准备阶段

（1）

任务书或实施责任书、协议书、技术合同

永久

必存

（2）

研究计划、年度预算文件

30年

必存

（3）

会议纪要和重要往来函件

30年

有则必存

2

研究实验阶段

（1）

设计、实验、调查、考察方案

30年

有则必存

（2）

实验任务书、实验大纲

永久

必存

（3）

实验、测试、调查、考察等原始记录、整理记录和综合分析报告

永久

必存

（4）

计算文件、数据处理文件

永久

必存

（5）

设计文件、图纸

永久

必存

（6）

样品、标本、样机等实物的目录

永久

有则必存

（7）

工作计划执行情况，计划调整、中段、终止或撤销文件

30年

有则必存

（8）

年度、阶段研究工作总结

永久

必存

3

总结鉴定验收阶段文件

（1）

研究报告、研制报告、工艺技术报告

永久

必存

（2）

论文、专著

永久

必存

（3）

科研投资情况和经费决算文件

永久

必存

（4）

验收文件、对专家意见的反馈文件

永久

必存

（5）

科技成果鉴定、评审意见，鉴定会文件

永久

有则必存

（6）

鉴定证书虞视同鉴定证书的文件

永久

有则必存

（7）

结题报告

永久

必存

4

成果申报奖励阶段文件

（1）

科技成果登记表

永久

有则必存

（2）

科技成果申报表及附件

永久

有则必存

（3）

科技成果奖励申报表和审批文件

永久

有则必存

（4）

获奖凭证（奖章、奖状、证书）的原件或影印件

永久

必存

（5）

专利报审、授权维权、转让等文件，专利证书的原件或影印件

永久

必存

（6）

计算机软件著作权申请表、权利保证书、受理批复文件，软件说明书、源程序、申请者身份证明

永久

必存

（7）

人才称号与奖励、荣誉与其他

永久

有则必存

5

推广应用阶段文件

（1）

成果被引用情况

永久

有则必存

（2）

市场调查、分析报告，开发和推广应用方案

永久

有则必存

（3）

产品定型鉴定文件（产品说明书、质量检验证、合格证、装箱单）

永久

有则必存

（4）

技术转让合同、协议书

永久

有则必存

（5）

国内外学术交流评价意见、国内外同行评议评价意见、用户反馈意见

30年

有则必存

（6）

成果宣传媒体报道文件

30年

有则必存

（二）工艺设备文件（科研任务中为实现研究目标或完成研究任务所自行研制的仪器设备（含软件））

1

方案论证及设计文件

（1）

调研报告、方案论证及评估文件

30年

有则必存

（2）

招投标全过程文件（含落标通知书及未中标单位投标文件）

永久

有则必存

（3）

设计（实施）方案及评审、设计任务书、设计图样

永久

必存

（4）

软件研制任务书（软件需求规格说明、概要设计说明、详细设计说明）、研制开发计划

30年

必存

（5）

合同、技术协议

永久

必存

（6）

工艺评审文件、计算文件

30年

有则必存

（7）

设计技术总结

永久

有则必存

2

制造加工文件

（1）

关键部件工艺规程、工艺说明书

30年

必存

（2）

外购件相关文件：报批文件、招投标文件、合同、随机文件、测试、验收报告

30年

有则必存

（3）

重要工艺装备图纸及说明书

30年

必存

（4）

测试、检测记录及报告；工艺总结

30年

必存

（5）

程序代码清单、源程序与目标程序、阶段评审文件

30年

必存

（6）

软件测试计划、软件测试细则、软件测试工具、软件测试记录、软件测试分析报告、测试评审文件

30年

必存

（7）

软件用户手册、操作手册、程序维护手册

30年

必存

3

鉴定验收文件

（1）

研制总结报告

永久

必存

（2）

验收标准和方法，测试大纲、测试报告

永久

必存

（3）

鉴定、验收会议文件、验收评审意见、验收报告

永久

必存

（4）

产品合格证、质量保证书；设备装箱单、使用说明书等

永久

必存

（5）

技术鉴定及审批文件

永久

有则必存

4

安装调试文件

（1）

安装调试计划、方案

30年

有则必存

（2）

安装基础图、地基示意图、电气接线图、安装工艺规程、安装竣工图、安装环境条件要求文件

永久

必存

（3）

安装调试记录、试验记录、调试试验报告、鉴定报告或校准报告、精度检查记录、安装验收单及试切件记录

30年

有则必存

（4）

系统调试记录及测试报告；整机联调记录及联调报告

30年

必存

（5）

安装调试技术总结报告、设备验收报告及评审文件

30年

必存

（6）

计算楓测量机的软、硬件文件材料

30年

必存

（7）

使用维护说明书、操作规程

永久

必存

（8）

技术培训文件

30年

有则必存

5

运行维护文件

（1）

试运行记录、试运行环境条件记录、试运行总结报告

30年

必存

（2）

固定资产转固的请示及批复；固定资产移交单、出入库单

永久

有则必存

（3）

设备使用管理规定、使用记录

30年

有则必存

（4）

维护保养和安全技术操作规程

30年

有则必存

（5）

维修、更新、定期检查记录，维修验收单

30年

有则必存

（6）

软件与平台系统文件

30年

有则必存

6

改造文件

（1）

合理化建议及处理结果

短期

有则必存

（2）

改造的报告、技术方案与批复

30年

有则必存

（3）

改造过程中形成的图样、技术文件

永久

有则必存

（4）

改造后的验收文件

30年

有则必存

（5）

仪器设备报废的请示、方案及批复

30年

有则必存

（6）

技术鉴定及成果申报奖励文件

30年

有则必存

三、仪器设备（含软件）文件（采购的单台（套）金额在50万元以上的仪器设备）

1

计划采购文件

（1）

造型、选厂调研报告、技术考察报告或经济技术可行性分析文件材料

30年

有则必存

（2）

购买仪器设备（含软件）的报告、请示及批复文件

30年

必存

（3）

采购调研文件、供应商资质证明文件

30年

有则必存

（4）

采购、招投标全过程文件（含落标通知书及未中标单位投标文件）

30年

必存

（5）

政府采购项目委托代理协议、采购合同、技术协议

30年

必存

（6）

计算机管理系统软件、硬件授权书、软件许可协议、原产地证明

30年

必存

（7）

进口委托代理协议、外贸合同、付款通知书；进口货物报关单、免税证明、进口许可证；机电产口进出口审批文件

30年

必存

（8）

谈判备忘录、附录、附件

30年

有则必存

（9）

重要来往函件

30年

有则必存

2

开箱验收文件

（1）

开箱验收单、装箱单

永久

必存

（2）

仪器设备（含软件）的随机文件，包括设备使用说明、安装手册、操作手册、质保书、合格证、随机技术资料等；软件源程序、软件使用许可协议、程序维护手册等

永久

必存

（3）

商检及索赔文件

30年

有则必存

3

安装调试文件

（1）

安装调试计划、方案

30年

有则必存

（2）

安装基础图、地基示意图、电气接线图、地下管线图、安装工艺规程、安装竣工图、安装环境条件要求文件

永久

必存

（3）

安装调试记录、设备试车记录、安装环境条件测试记录、试验设备记录、精度检测记录、安装质量技术证明、安装验收单

30年

必存

（4）

计算机及管理系统软件安装测试记录、验收鉴定报告

30年

必存

（5）

培训材料

30年

有则必存

（6）

安装调试技术总结报告

30年

有则必存

（7）

安装调试期间存在的问题及处理意见

30年

有则必存

4

运行维护文件

（1）

试运行记录、试运行环境条件记录、试运行总结报告

30年

必存

（2）

试运行期间存在的问题及处理意见

30年

有则必存

5

验收文件

（1）

单台设备的计量检定、测试报告

永久

必存

（2）

成套或系统设备测试、验收大纲和测试、验收报告（含成套设备所包括的仪器设备（含软件）明细表）

永久

必存

6

运行维护文件

（1）

固定资产转固的请示及批复；固资产移交单、出入库单

永久

有则必存

（2）

设备使用管理规定、使用记录

30年

有则必存

（3）

维护保养和安全技术操作规程

30年

有则必存

（4）

维修、更新、定期检查记录，维修验收单

30年

有则必存

四、声像文件（照片、音频、视频）

1

重要会议和主要活动形成的声像文件

永久

必存

2

党和国家领导人以及上级机关视察、检查形成的声像文件

永久

有则必存

3

重要外事活动形成的声像文件

永久

有则必存

4

科研业务活动形成的声像文件

（1）

介绍、宣传科研活动、科研成果的声像文件

永久

有则必存

（2）

科学考察、实验、测试等科研过程中形成的像文件

30年

必存

（4）

工艺设备（含软件）制造加工、鉴定验收、安装调试、运行维护等过程中形成的声像文件

30年

必存

（5）

购置仪器设备（含软件）开箱验收、安装调试、运行维护等过程中形成的声像文件

30年

必存

5

院士、著名科学家等名人的宣传材料及其在重要活动中形成的声像文件

永久

有则必存

6

集体或个人获得的奖牌、奖杯、奖状等实物的声像文件

永久

必存

7

其他具有长久保存价值的声像文件

永久

有则必存

五、电子文件

1

项目在策划立项、组织实施、中期检查、结题验收与后评估等全过程中形成的具有利用价值、应当归档保存的文本文件、图像文件、图形文件、超媒体文件、程序文件、数据文件等形式的电子文件。

*电子文件归档范围和保管期限参照纸质文件的归档范围和保管期限