西安交通大学档案馆 石慧敏
在计算机技术被广泛应用，电子文件作为一种新型的信息载体，以不可抗拒的强大优势成为信息化时代主角的同时，也给传统的档案管理工作带来了许多的困惑。
困惑一：电子文件无纸化流转对档案收集工作的影响。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，经过长期实践，已形成了一套相对固定的工作流程及方法、原则，如：文件的立卷归档制度。文件形成后，由文书部门收集立卷，交档案部门管理，一年一归档。而实行办公自动化后，电子文件取代了以往的文字材料，由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，存储到办公信息数据中，使得文件与档案之间不再有明显的界限，多数文件形成部门在用计算机起草文件时常忽略了它的存档、拷贝，经常被新起草的文件所覆盖、删除，随时更改，由于改变了纸质文件那样的收发、归档程序，因而，电子文件收集就显得混乱而无章法。如果文件形成单位自身不注意及时收集、复制，档案部门要想对电子文件进行控制、管理和利用就会十分困难，这将影响到电子文件的完整、齐全。
困惑二：网络环境下电子文件的积累对档案工作的影响。网络的出现使过去立档单位的结构发生了变化，电子文件分散在各单位的存储器上，网络环境下形成的电子文件，时间性很强，错过时机，电子文件就有失散、损毁的可能，一旦出问题，无疑会造成大量有保存价值的电子文件丢失，如果文件形成单位自身不注意及时收集积累，不按纸质文件的归档范围有选择地备份到档案文件管理系统中，将给以后的工作造成无可挽回的损失。
困惑三：电子文件的鉴定依据对档案管理的影响。原始记录性是档案的本质属性。原始性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如：当事人的亲笔手稿，领导或有关人员在文件上的签名或签署的意见，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其他信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异、文件与档案之间很难划定一条人为的界限，随时可以方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来的这一概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，这些新的问题，对电子文件的鉴定提出了挑战。
困惑四：电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对元数据的依赖性。在电子文件归档时，如何保持其物理结构与逻辑结构的复杂关系，是保证电子文件不被破坏而必须注意的关键问题，对于纸质文件来说，元数据往往是直接体现在其形态上，如一份印好的文件，纸上的文字、图形排列有序，一目了然，而电子文件的运作往往是在网络上进行的，操作者互不见面，这种看不见，摸不着的虚拟特点，使人工文件识读，无法感知它的存在，如果不特意提供或补充这种元数据，就可能给电子文件的运作和归档带来问题，这就是电子文件对元数据的依赖性。多数系统只设计了逻辑归档功能，也就是说电子文件生成时存放在什么位置，归档后仍未改变，只是把与其相关的目录信息归并到档案部门使用的终端上，而没有把这些电子文件集中下载到脱机保存的载体上，一旦网络系统出现问题，电子文件就会被搞乱，甚至全部丢失。
困惑五：电子文件的保密性和电子图章的法律效力。计算机对通过网络传阅的文件、资料的保密性还做不到十分可靠。一旦文件、资料上网，只要能看到的人都可能将其下载，尽管不同的查询者有着不同的权限，但文件的保密性仍然是个问题。另外，随着发文程序的网上进行，电子图章法律凭证效力的问题也就日益突出。
随着计算机管理的发展，电子文件的大量产生，许多问题也随之而来，这些问题也已经引起档案研究人员的重视，相信不久的将来会有规范可遵循的。
参考文献：
1、 文惠元，电子文件对纸质文件管理产生影响[J],兰台世界，2000，（1）
2、 国家档案局，电子文件归档与电子档案管理概论，[Z]，中国档案出版社，1999
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