西安交通大学档案馆 白凤琴
1981年6月，我由热能教研室调动到科研处，与李志远老师一起建立了我校科技档案六大门类：科学研究、基本建设、仪器设备、产品生产与科技开发、出版、外事等，历经创业的艰辛。
1982年10月科技档案室与校长办公室党政档案室合并为综合档案室，任综合档案室副主任；1987年4月成立档案馆，任科技档案室主任；1996年2月起任档案馆副馆长（兼科技档案室主任）；1999年9月至2004年2月，主持档案馆工作；2008年7月25日卸任副馆长；2014年1月1日退休离馆。从事档案工作33年，参加和见证了我校档案事业的建设与发展。
一、主要完成的工作
1996年2月至6月，协助凌安谷馆长为学校建校100周年庆典，举办了“档案、文物珍品展览”，接待海内外校友、来宾和本校师生员工两万余人参观。
1996年12月，协助赵树新馆长筹备、组织召开了全校档案工作大会，总结工作、表彰先进，成立了学校档案工作委员会，建立健全了全校档案工作网络。
1997年4月举办了建馆10周年庆祝活动，编印了《西安交通大学档案工作法规要览》；起草、编写了《西安交通大学档案馆十年大事记》；负责举办了题名为“百年鼎盛、再铸辉煌”的交大老照片展览。
1997至1998年协助赵树新馆长组织全馆人员经过两年的努力，使档案馆于1998年11月被评定为“科技事业单位档案管理国家一级”档案馆。
1999年9月至2004年2月，受周敬恩馆长委托，全面主持档案馆工作。
1、负责组织实施档案馆机构改革，按学校定编（9人）进行了全员聘任；彻底改革了传统的档案实体分类方法，提高了档案标准化与规范化管理水平；坚持履行档案馆的行政管理职能（高校档案馆是本校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供本校档案的科学文化事业机构），切实加强了全校的档案管理工作。
2、2000年4月三校合并后，对西校区的档案分类体系和管理体制进行改革、调整；统一制订、修订了20多项规章制度与业务规范；制定并组织实施了《西安交通大学档案工作“十五”发展规划》。
3、2001年6月向全校各院（部）印发了《关于做好毕业班合影归档的通知》，并组织开展了各类毕业班合影的拍摄、扩印、归档等工作。
4、2001年8月负责举办了彭康校长和钟兆琳教授诞辰一百周年的照片展览。
5、2002年3月至2003年12月，主持完成了《利用档案资源，挖掘高等工程教育史料，进行素质教育基地建设》行动计划一期项目，取得了标志性的成果：（1）收集、整理了有关交通大学工程教育的档案、文献资料（517卷、册）和交大人物业绩档案（78卷、件）并进行了编辑和研究；完成了文字性研究材料10万余字，并在校刊上开辟了《档案撷英》专栏，发表文章数十篇；（2）利用项目经费购置了19台件设备（服务器、扫描仪、数码照相机、摄象机、光盘刻录机、微机（6台）、空调机（6台）、档案消毒柜等），还购置了“世纪科怡”档案微机管理软件，初步建立起档案数字化的技术平台；（3）利用技术设备，对馆藏历史档案与资料进行数字化，开展了抢救与保护工作；（4）实现了人手一台微机的目标，建立了档案目录数据库、档案馆网站和“数字溯源馆”、“高等工程教育文献选展”；（5）极大的改善了馆容馆貌（更新办公桌椅、窗帘，安装了空调、红外线监控装置等），实现了建馆以来档案工作跨越式的发展。
6、2002年12月，档案馆在全省高校评比中得分98.7分，名列第一。
7、2003年3月，组织校内外专家对馆藏的严复译著《原富》付印清稿本进行鉴定，并申报中国档案文化遗产工程项目，这是国内高校第一个申报的项目，通过了国家档案局的初审，对我校悠久的办学历史和丰富的档案馆藏起到了良好的宣传作用。
8、2003年4月，负责组织实施了历史档案库房的装修改造工程，将电源明线改为暗线，增加隔断使库房与办公分开，购置新铁皮柜，更换旧木柜，改善了历史档案与资料的保管条件。
2004年3月至2008年7月25日，协助霍有光馆长完成了以下主要工作：
1、起草、拟定了《西安交通大学档案馆人员聘任上岗实施办法》和《西安交通大学档案馆岗位招聘公告》等文件，进行了全员聘任工作，实现了人员结构优化组合的目标。
2、在《华商报》上看到关于1931年毕业的交大校友彭运鸿及家族档案、文献资料的报道后，立即与报社记者和校友家人联系，并向学校领导及时汇报，策划并组织收集到校友本人档案47件，家族档案125件，进行了数字化工作。不仅丰富了档案馆藏，而且取得了良好的收集（征集）工作经验，受益匪浅。
3、2005年3月组织定做了各种学位服装，为毕业班拍摄合影提供优质服务。
4、协助馆长组织完成了筹建“西迁纪念馆”和重建“溯源馆（本人具体负
责）”的校庆重点工程。在实施过程中，由于各种不利因素，如：旧楼的腾空时间太迟和建设经费不足以及施工单位的变更等原因，导致改造装修和布展时间不足两月。寒假里，正值三九严冬，11楼没有暖气，我和侯磊、张小亚、洪楠在此加班（没有加班费）。在大家的共同努力下，，终于在2006年4月5日开展。现在，纪念馆已成为展示学校历史、进行爱国爱校教育的重要基地。
5、2004年4月至2008年7月，负责“西迁纪念馆”和“溯源馆”的日常管理、维护与参观接待等工作；
6、起草、拟订了《档案馆专业技术岗位聘任实施办法》和《专业技术岗位
任职条件》等文件，协助馆长先后招聘了13名新员工；
7、2007年4月，主办了教育部直属高校档案工作协会第五届二次理事会议；
8、负责档案保密工作，起草制订了《西安交通大学档案保密管理制度》，组织有关人员对保密档案进行认真检查清理，积极配合学校保密资格认证工作。
2001年3月至2008年9月担任档案馆党支部书记，认真负责的完成了
上级党组织布置的各项任务。经常注意了解党员、群众的思想、工作及生活等方面的情况，帮助解决各种困难和问题：如馆里的职工（包括离退休的老同志）生病住院，均组织有关人员去家中或医院探望、护理等；职工的直系亲属去世，也及时去家中吊唁、慰问等，充分体现了人文关怀，努力营造馆内的和谐氛围。
二、学术研究成果
（一）著作（主编、参编、主审等）与论文：
1、与凌安谷等编著的《西安交通大学内迁西安史实》，由西安交通大学出版
社1995年4月出版,1993年9月获西安交通大学科技成果二等奖，1995年6月获中国高校档案工作协会科研成果一等奖，1996年11月获陕西省档案学优秀成果一等奖；
2、与凌安谷等主编的《中国高等学校档案馆要览》，由西安交通大学出版社1996年4月出版。该书作为1996年10月北京主办的第十三届国际档案大会用书，2001年12月获中国档案学会第四次档案学优秀成果二等奖；
3、为纪念学校建校110周年暨迁校50周年，协助校宣传部编辑了大型图片集《百年足迹》，由西安交通大学出版社2006年4月出版；
4、协助凤凰卫视中文台拍摄了西安交大110周年校庆文献资料片《为世纪
之光》，组织提供了馆藏大量的珍贵历史档案与资料，2006年4月出版光盘一套并由中央电视台播放；
5、对本馆人员2005年编写的《西安交通大学人才培养与教学科研成果荟萃（1957～2004）》一书进行了仔细认真的编辑、审核工作，此汇编为110周年校庆筹备工作和校领导与各部门的日常工作提供了翔实可靠的档案数据资料；
6、1997年主审了《陕西高教系统档案求是》一书，1998年4月由西北工
业大学出版社出版；
7、2008年3月参编了《陕西高教系统档案学会二十年》一书；
8、与凌安谷、谢立勤合写的《建立高校人物档案的探索》论文，载《档案工作》1990年第4期；
9、与凌安谷合写的《社会主义市场经济体制与档案工作若干问题的思考》论文，载《档案学研究》1995年第1期，1996年11月获陕西省档案学优秀成果一等奖；1996年入选《中国“八五”科技成果选编》；1997年5月获中国档案学会第三次档案学优秀成果四等奖；
10、与王元琪合写《严复与〈原富〉》论文，载《陕西档案》2003年第4期；
(二)、科研项目
1、1987年，与姜士馨等研制的《西安交通大学档案微机管理系统》，1988年1月获西安交通大学科技成果三等奖；
2、2002年3月至2003年12月，主持并完成了《利用档案资源，挖掘高等工程教育史料，进行素质教育基地建设》行动计划项目。
三、获奖情况：
1、1998年被学校评为1997—1998年度档案工作先进工作者；
2、1999年1月20日获国家档案局“档案管理突出贡献奖”；
3、2002年12月被评为陕西高校档案工作先进工作者；
4、2003年2月被评为“直属单位治安综合治理先进个人”
5、2005、2007年两次被评为机关与直属单位“优秀党务工作者”
四、社会团体兼职情况
1、1988年至2001年，担任陕西高教系统档案学会第一、二届理事会副秘书长、第三届理事会副理事长、学术组组长；
2、1995年被国家档案局聘任为“科技事业单位档案管理升级国家级评审员；
3、2001年10月至2010年10月，担任教育部直属高校档案工作协会第四届、第五届理事会理事。
五、几点体会
（一）档案与档案工作
档案是人类社会活动的真实记录，是人类文明进步的阶梯，也是世界文化遗产的重要组成部分，我国是有悠久历史和灿烂文化的国家，档案工作是一项维护国家历史真实面貌的重要事业，当前，档案工作在我国改革开放和社会主义现代化建设中正发挥着不可估量的作用。
（二）高校档案与档案工作和档案工作者
高校档案是国家档案的重要组成部分，是高校历史的原始记录，是高校发展记忆的基石。作为一种重要的信息资源，高校档案的质量和完整程度直接影响到我国高等教育甚至整个社会记忆的留存。因此，做好高校档案工作，确保高校档案的齐全、完整与安全，是高校档案馆（室）的一项基础性工作，具有重要的现实意义和深远的历史意义。这就要求我们高校档案工作者们，应以求真务实的科学态度，以对历史负责、为现实服务、替未来着想的高度责任感，积极工作，开拓创新。
（三）当前应大力推进档案信息化建设，努力建成数字档案馆
国家档案局在2005年就提出要建立一批数字档案馆，但到目前为止，全国真正建成的数字档案馆并不多。近日浏览国家档案局的网页，看到了一则报导：10月10日，全国数字档案馆(室)建设推进会在江苏省太仓市召开。会议交流了全国数字档案馆(室)建设的经验，明确了今后数字档案馆(室)建设的目标和任务。国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权出席会议并讲了话。江苏省太仓市档案馆从1999年开始，就一步一步、扎扎实实地搞档案数字化工作，在全国率先实现了档案馆和进馆单位档案室的档案“两个百分之百”的数字化。在全国走在了前列，在世界各国中也是先进、属于不多见的奇迹，可以代表“档案强国”的水平；一史馆代表了馆藏量巨大的中央级档案馆，他们现在的数字化工作规模，是世界各国档案馆中少有的，再有三四年时间，他们将把馆藏1000万件纸质档案全部整理并数字化，那将又是一个世界奇迹！数字档案馆(室)是数字时代或者说大数据时代档案馆（室）的发展方向，是现代的新型档案馆（室），是对传统档案馆（室）的升级，是“第二代”或“升级版”的档案馆（室）。档案工作是否现代化，其显著标志就是看是否建成数字档案馆（室）。可以说建设数字档案馆（室），是实现档案工作现代化的一项迫切任务和重要内容。我国数字档案馆（室）建设的目标是：用15年左右的时间，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆（室）体系。
我馆从2002年开始，利用行动计划项目经费购置了服务器、扫描仪、数码照相机、摄象机、光盘刻录机、微机等，还有 “世纪科怡”档案微机管理软件，2005年又购置了“南大之星” 档案管理系统，初步建立起档案数字化的技术平台，首先对馆藏历史档案与资料进行了数字化，开展了抢救与保护工作。十多年来，一直坚持对馆藏的档案进行回溯建库，并开展了接收各部门形成的电子档案归档工作，建立了档案目录数据库。我们深深地体会到：如果不把档案数字化，就无法同其他部门对接，因为各部门日常办公传送的都是数字形态的东西，都是通过电子网络传送，纸质或其他非数字形态的根本不好对接。因此，当前就是要强力推动档案数字化工作，扎实推进数字档案馆的建设。
在这里需要指出的是：在档案数字化工作中，必须大力加强安全防范工作，现在已经出现了一些问题，比如：一些单位监管不到位，涉密和非涉密档案信息混合管理，未进行有效划控，存在降密使用和泄密风险；带密级信息、敏感信息未经严格审查，公开上网提供利用；对合作公司的背景审查、设备检测、人员政审不到位，存在数字档案被合作单位拷贝留存、传送的情况和风险；优盘、硬盘使用混乱导致严重泄密，这一切都必须严加防范和杜绝。
六、几点建议
(一)是否可以考虑每学年或每年度安排一次专题会，集中研究学校和档案馆外部的发展动态，思考分析全馆的总体工作，对学校档案工作发展中的战略性、方向性的重大问题提出建议和安排；如有条件和可能，组织学校各部（处）分管档案工作的领导和专兼职档案员，围绕学校档案工作发展战略及档案学术前沿问题就我校档案工作发展战略提出建设性意见。
提出此建议是基于最近学校出台的《西安交通大学加强学校领导班子成员作风建设的若干规定》，明确规定“校领导每学期至少参加一次分管部门领导班子的工作例会，校领导与所分管部门正、副职干部应经常谈心”。我个人认为这是一个非常好的《规定》，可以利用与分管档案工作的校领导在一起开会和讨论问题的机会，共商我校和我馆的档案工作大计，这在以前是很难做到的事情！
（二）今后在馆里经费许可的前提下，应积极的派员参加教育部直属高校档案工作协会召开的会议和组织的活动，还有中国高校和陕西高校档案学会的会议和活动，也可有选择的参加。虽然花了一些经费，但却加强了校际之间、馆际之间的交流沟通，拓宽视野，取长补短，同时也可以调动工作人员的积极主动性。
（三）2006年4月建成的西迁馆与溯源馆已经开馆7年多了，除了节假日，几乎每天都有参观者，发挥了应有的作用，受到了参观者的好评，但由于当时在改造工程和布置展览的过程中所遇到的种种困难和不利因素，因此可以说先天不足，问题多多！比如：夏天的闷热降温、冬天的暖气漏水问题；展室顶棚掉渣、墙皮脱落、卫生间漏水等问题；展板起泡、照片褪色等问题；还有解说词没有做到中英文对照等等一系列的问题，这些都需要做大量的后续工作。另外，我以前一直希望两馆能被审定为陕西省青少年爱国主义教育基地，但因种种原因未果。
以上只是自己一些不成熟的想法和建议，不一定正确。在此，我衷心的感谢馆领导对我的关爱，也衷心的感谢各位同仁多年来对我在工作中的鼎立支持和帮助！我虽退休离馆，但我仍然会时刻心系着档案馆和在座的各位！学府兰台三十三载，如歌岁月永不忘怀……
2014年1月3日于西交大档案馆
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