对新形势下高校档案工作的思考

西安交通大学档案馆  陈凤英

摘要：新世纪伊施，档案工作在市场经济的带动下更加受到社会各方的重视，档案作为重要的信息资源借助于互连网的优势必将在未来社会生活的方方面面发挥重要的作用。为此，档案管理部门应尽快解决自身建设方面存在的问题，不“等”不“靠”，积极进取，为更加有效地开发利用高校档案信息资源做好各项准备工作。

    关键词：档案  信息  资源  开发利用

跨入21世纪，市场经济更趋完善，知识经济、信息社会的时代特征愈加明显，档案作为知识的重要载体之一，作为重要的信息资源也因而受到人们的重视。高等学校是知识的重要集散地，其档案集合了大量的科学知识和技术，在新的形势下有着更大的施展空间，广大的档案工作者应抓住这一千载难逢的好机会，积极主动地搞好档案信息资源的开发利用，为祖国的经济建设服务，为四个现代化添砖加瓦。

一、机遇与挑战并存

市场经济体制的建立，计算机技术的应用，以及互联网的发展，在给档案事业带来良好的发展机遇的同时，也给档案管理提出了更高的要求，使我们广大的档案工作者面临许多新的挑战。

1、市场经济对档案工作产生了强烈的冲击

市场经济通过竞争、价格、供求等市场机制调节和实现社会资源的优化配置。它把一切涉及经济关系的行为都推向了市场。档案工作也同样受到了市场规律的影响。

档案工作的服务性决定了档案管理不是专门营利的经济行为，它无利可图，有的只是清苦，为他人做“嫁衣”。这样，高校档案工作者应有的价值观与市场经济的价值观之间就有了较大的反差。在切身利益的驱动下，高校明显出现了档案专业人员流失的现象，给档案工作造成了不小的负面效应。档案工作如何参与市场竞争，在市场需要中寻求发展是市场经济对档案工作产生的冲击，也是档案事业加速发展的动力。

2、档案作为信息的地位得以重新确立

档案是对历史的真实记载，是重要的信息资源。但在以往，人们更重视它的原始记录性，以及其所具有的凭证作用。在知识经济时代，档案作为信息的地位得以重新确立。

档案自身的要素和特性使其适应了知识经济时代的要求，从而能够满足社会各方面对信息的需求。《档案法》第二条指出，档案“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”因而，档案以其独有的原始性、真实性、可靠性，向社会各方面提供信息服务。档案的信息地位一经确定，档案工作就不再是简单的“看堆守摊”，档案的收集与加工从此有了更加辽阔的施展空间。以提供档案信息服务为最终目的的档案管理将掀开档案工作新的一页。

3、档案信息成为人类共享的资源

国际互联网的发展使当今社会正步入网络化时代。随着人类社会对信息需求的增加和社会对信息的依赖，每时每刻都有大量的信息在互联网这一信息高速公路上流通。档案作为重要的信息源，其管理正面临前所未有的机遇和挑战。

档案管理在经历了管理技术现代化，即管理手段计算机化之后，正面临一个全新的世界——网络化时代。互联网的发展实现了档案信息的高度分散性和集中控制的统一，只要是入网的站点，就可以发布信息。档案信息通过网络流向千家万户，任何用户都可以通过访问站点来获得信息，从而使档案信息真正成为人类共享的资源。这是以手工作业为主管理档案所无法实现的。如何使保密与利用相得益彰，这是档案信息网络化服务中的新课题。

4、高校档案将成为互联网上最受欢迎的“乘客”

高等院校作为国家重要的教学和科研基地，既是科学知识和技术的产地，同时也是科学知识和技术的市场，每天都会有大量的科学知识和技术成果产生。高校档案作为这种“投入”和“产出”全过程的记录，借助于互联网这一信息高速公路的优势，必将在国家新的经济建设时期——西部大开发的浪潮中发挥举足轻重的作用。如何使高校档案成为互联网上最受欢迎的“乘客”，是历史赋予我们高校档案工作者的重托。

二、亟待解决的问题

由于历史的原因，高校的档案工作相对于其它方面的工作较为落后，在档案工作从“重藏轻用”、“重实体轻信息”向“藏用并重”、“信息开发利用为先”的转变过程中有两个急待解决的问题。

1、  思想观念

由于过去几千年来形成的那种封闭保守、墨守成规、孤芳自赏的封建旧档案意识和几十年来计划经济体制下那种钱靠政府拨款、利用等客户上门、安于现状、怠于奋斗的僵化管理模式、行为模式和思维惰性的影响，使档案工作者对市场经济缺乏应有的思想准备，缺乏市场经济中优胜劣汰的危机感和开拓进取的创新精神，使档案工作在市场经济的大潮中处于劣势。解放思想、更新观念是目前档案工作要解决的问题中的重中之重。

2、  队伍与装备

高校的档案管理至今还大量地停留在以手工作业管理档案的水平上，现代化管理设备的配置远远落后于学校的其它部门，极大地影响了档案信息的开发利用。档案工作人员的知识水平、知识结构相对于档案工作发展的需要差距较大，仅能“看堆守摊”的人士占档案工作队伍的比例不容忽视，而机构改革中对档案工作专职人员编制的缩减更使高校的档案工作雪上加霜。队伍与装备建设的问题急待解决。

3、  规范建设

现行的《高等学校档案工作规范》于93年出台以来，对高校档案工作的规范化、标准化建设起了不小的促进作用。但它毕竟是20世纪90年代初期的产物，是以手工作业管理档案，以档案实体为主要管理对象的规范，在如何适应现代化管理以及档案信息的开发利用方面存在着不少的欠缺，急需修订。

三、自我完善，迎接挑战

前进的道路总是崎岖不平的，档案工作也不例外。“等”、“靠”、“要”的思想只能使高校的档案工作更加落后于时代的步伐，蒙受更大的损失。惟有我们自己行动起来，奋起直追，才有可能不被历史的车轮所抛弃，使我们的事业蓬勃发展。

1、  加大宣传力度

“饭香不怕巷子深”、“好女不愁嫁”的传统观念在市场经济条件下已不适用，档案部门应通过各种途径，搞好宣传工作。

1)      广泛宣传档案工作的法律法规、规章制度，增强人们的档案意识，动员各方面的力量共同搞好档案工作。

2)      宣传档案工作为学校建设和发展做出的贡献，尤其要抓住典型事例进行宣传，提高档案工作的地位，争取学校对档案工作有较大的投入。

3)      适时地向人们介绍馆藏档案的内容，让更多的人了解档案，关注档案，使档案在学校各项工作中发挥更大的作用。

4)      开发档案产品，提供优质服务，以身体力行的宣传吸引更多的客户利用档案，使馆藏档案的价值得以充分发挥。

2、  加强自身建设

在争取学校对档案工作较大投入的情况下，档案部门还需加强自身的建设，从最基础的工作做起，使我们的档案管理顺利实现从“实体”向“信息”的转变，以适应信息社会的需要，发挥高校档案“知识集合体”的作用。在这个过程中，要尽快完成档案工作规范的修订，使其适应档案信息管理的需要。

我校是在98年档案工作考评定级时开始执行《高等学校档案工作规范》的，根据我们几年来的实践体会，笔者认为，《高等学校档案工作规范》规定的归档范围和保管期限普遍偏宽偏长，不利于馆藏优化，案卷级的管理也不利于档案信息的开发利用。应该借鉴国家档案局印发的《关于机关文件材料归档范围和档案保管期限的规定（征求意见稿）》和2000年国家颁布的档案行业标准《归档文件整理规则》DA/T22-2000对其进行修订，使高校档案不仅能够在保持最低馆藏数量的情况下保持最大限度的信息量。而且更有利于档案信息的开发利用。修订的内容应考虑以下几点。

1)      明确非手稿类的文件定稿不归档。这是办公自动化水平不断提高的今天急需解决的问题。那些既无拟写人个人笔迹记录，又无相关责任人签名的计算机打印的文件定稿，不论是在为利用者提供真实、准确的档案信息方面，还是在考证正本文件真伪、正误方面，都没有实际意义。它们不具备传统意义上的原始性。

2)      在归档范围中尽可能避免使用“有关”、“重大”等一些模糊性词汇。因为“有关”还是“无关”，“重大”还是“一般”全在于归档人员的主观判断。人为因素多，随意性大，操作性比较差。应细化相关条目，增加可操作性，把那些真正需要归档保存的文件材料接收进馆。

3)      研究生的学位论文可以只归博士的，硕士学位论文存院、系资料室备查即可。据统计，在我校近几年的进馆档案中，研究生学位档案的案卷数占了三分之一左右，因为是一人一套，数量很大。而其中相当数量的论文对科学技术的发展并不具有长期的借鉴作用。研究生学位档案的归档范围应体现档案信息在社会发展中的积极作用，这样既解决库容压力问题，又方便师生的查考利用。

4)      根据工作变化增减相关的归档内容。如设备类档案中的随机材料，因为要随时备查，将其定为归档内容不符合工作运行的实际。在不少单位，此项规定形同虚设，应予以删除。而基建类档案中，由于近几年开始执行的工程建设监理制度，在实际工作中形成了不少与工程相关的监理材料，应增加条目明确具体的归档内容。

5)      除了将上级文件中专指本校的文件长期保管外，非专指本校的指导性、规范性的文件可定为短期保管。本校自己形成的各类文件，保管期限一般可考虑从长，以突出档案形成单位的主体地位。这样做，在网络化建设不断发展的今天，不仅不会因此影响档案信息的利用，还会更有利于馆藏优化。

6)      对于科研项目材料的归档范围和保管期限，应按课题的层次和级别高低确定。否则，同样是科研课题，国家级的重大科研项目代表的是国家最高科研和学术水平，其它级别的课题则与之不能相提并论。前者可以“长期”保存，后者则应区别对待，不能一概而论。

7)      将“永”、“长”、“短”的保管期限划分改为“永久”和“定期”，定期中再实行标时法。将过去短期1至15年，长期16至50年的模糊划分改为50年、30年、15年、5年的标时定期，以方便到期档案的鉴定处理，减少馆库压力，节省人力物力。

8)      “卷”改“件”。以卷为保管单位的做法在手工检索的条件下为查阅利用档案，以及档案实体的妥善保管曾起过十分积极的作用。但在办公自动化水平不断提高，网络技术日趋完善的今天，案卷级管理对档案信息的开发利用既无利可言，也没有必要。以“件”为单位对归档材料的简单整理符合现代化管理的需要，也可以节省档案工作人员大量的时间，使我们有更多的精力投入到档案信息的开发利用中。

3、  以人为本，积极进取

    在生产力诸要素中，人是最重要的因素。最大限度地发挥人的主观能动性将事半功倍。为此，我们高校的每一位档案工作者务必要认识自身的使命，在以下几个方面加强自身的修养，努力学习，勤奋工作。  

1)      树立崇高的人生观。价格并不完全等同于价值。档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业。档案管理岗位虽然清苦，但却十分高尚。每一位档案工作者都应自觉地学习政治理论，充分认识自身岗位的重要性，增强荣誉感和服务意识，以对历史负责的态度爱岗敬业，不计名利，不计得失，为档案事业无私奉献。

2)      及时学习政策法规。档案的政治倾向性决定了档案信息在开发和利用中必须遵守党和国家的政策法规。作为档案的管理者，应及时学习党和国家的政策法规，确保档案的机要性不受损害。这一点在档案信息网络化中尤其重要。

3)      一专多能，不断学习。档案工作的科学化要求从事档案管理工作的人员必须具有一定的专业知识和技能，每一位档案工作者都要努力学习，不仅要懂得档案学、档案保护技术学等有关档案的基本理论，还必须了解和掌握管理学的一般原理。同时，我们还应抓紧时间学习计算机和互联网的有关知识，使档案工作可以更积极主动地利用这些先进的技术，及时高效地为社会提供服务。

4)      博览群书，综合发展。为了能更好地为经济建设服务，档案工作者必须积极主动地去收集那些更具有价值的档案材料。只有学识广博的人，才有可能及时了解社会各方面的需求，从而在日常工作中随时随地发现和采集到有用的东西，通过自己科学的组织编辑，向社会各方面提供高效的信息服务。

    综上所述，在新的世纪里，我们每一位档案工作者，尤其是身处高校这一科技前沿的广大的高校档案管理人员更要加倍地努力学习，不断地完善自我，勇敢地承担起历史的重任，以崭新的精神风貌迎接各项挑战。

参考文献