国家重大科研仪器研制项目档案管理要求

为了规范国家重大科研仪器研制项目（以下简称“重大科研仪器项目”）档案管理，依据《中华人民共和国档案法）)(（科学技术档案工作条例》和（（国家重大科研仪器研制项目管理办法》，结合重大科研仪器项目工作实际，制定本要求。

第一章 总体要求

第一条 档案管理是科研管理工作的重要组成部分，与科研工作实行同步管理。项目负责人和主要参与者应把科研档案管理工作与科研计划管理、项目管理和成果管 理紧密结合。

第二条 重大科研仪器项目档案是指重大科研仪器研制过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

第二章 管理职责

第三条 项目负责人和主要参与者应安排专门人员负责档案管理工作，做好重大科研仪器项目档案材料的形成、积累、整理和归档，确保仪器研制必要的科研活动归档文件材料的完整性、准确性、系统性。

第四条 依托单位和参与研究单位的档案管理部门应根据本要求和本单位科技档案管理的有关规定，指导、协助项目负责人和主要参与者做好项目研究资料的整理和归档工作。

第五条 监理工作组负责监督检查项目档案的管理情况。

第三章归档范围与质量要求

第六条 重大科研仪器项目档案实行成套管理，档案材料主要包括：

一、立项阶段资料，如项目申请书、资助项目计划书等。

二、实施阶段资料，如设计文件、图纸、实验报告、检验报告、重要的原始记录、年度进展报告、中期检查材料及重要的往来技术文件等。

三、结题阶段资料，如成果报告、资金决算报告、测试报告、验收申请书等。

四、经费使用相关证明材料，如协议书、合同、任务书等。

五、记录重大科据仪器研制过程的具有保存价值的音像、照片等资料。

六、其他应归档的资料。

第七条 项目档案应包括管理性文件和科研性文件，分别由科研管理部门和项目 组形成、积累。文件的形成、积累应从立项、研究过程到结题，随时收集、整理。

第八条 整理立卷

一、立卷原则。应遵循科研项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

二、案卷形成。根据项目文件的内容、价值、数量、密级和载体形式等实际情况，将项目文件进行系统整理，组成一个或若干个案卷。

（一）项目文件较多，可组成多卷（即一题多卷）。将最能反映项目概况的立项文件、论文、专著、验收或鉴定文件、成果申报与获奖文件、资金与决算文件等重要文件，排放在项目全部案卷之首。其余文件按仪器研制工作阶段或重要程度等依次系统组卷。

（二）项目文件较少，可组成一卷（即一题一卷），直接按工作阶段或重要程度等顺序整理组卷。

（三）长期、连续性的常规观测实验等原始记录、整理记录和综合分析报告等按日期、时间顺序组卷。

三、分类编号

（一）分类号。按《中国档案分类法科学研究档案分类表》对项目档案进行分类标引，给出分类号（国家分类号）。

（二）案卷档号。档号由本单位分类号和案卷顺序号组成。本单位分类号依据本单位科研档案分类表编写，案卷顺序号为本分类中的项目序号加案卷卷号。

四、卷内文件排列

（一）按重要程度或仪器研制工作阶段排列。

（二）案卷内密不可分的项目文件按以下要求排列：同一事项的请示和批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后，译文在前、原文在后的顺序排列。

五、拆除案卷内的金属物，对破损的文件进行修补。

六、案卷内的文件采用卷夹或卷盒两种方式保管，可以整卷文件用卷夹装订（即装订卷），也可以每份文件用线装订用卷盒保管（即不装订卷）。

七、案卷内文件幅面一般采用A4型（297mm X 210mm）纸。大于A4型纸的要折叠为统一幅面，图样折叠后标题露在右下角。小于A4型可不做处理。

八、声像制品按《国标GB/T 11821—2002照片档案管理规范》《DA/T 15—1995磁性载体档案管理与保护规范》《DA/T5O—2014数码照片归档与管理规范》要求保管。

九、装订卷的全部文件顺序编页号。无论单面或双面书写、印刷的文件，每页均作为一页。每卷页号均从l开始，页号位置在非装订线一侧的上角。不装订卷，应在每份文件的右上角盖上有档号、件号的档号章。

十、填写卷内目录。

（一）序号（即件号）：以一份文件为单位，按在卷内的排列顺序依次填写。不同案卷应分别从1起编写序号。

（二）文件题名：填写文件标题的全称。如无标题可依据文件的内容自拟确切题名。外文文件应有翻译的相应中文题名。

（三）责任者（执笔人）：填写文件的形成单位或主要责任者。

（四）制成日期：填写形成文件的详细日期、时间。

（五）页号或页数：装订卷，填写页号，指每份文件首尾页上标注的顺序页号。不装订卷，填写页数，指每份文件的总页数。

十一、填写卷内备考表。

（一）立卷说明：记载案卷内文件的质量、立卷及其他需要说明的情况。

（二）立卷人：具体立卷人签名。

（三）审查人：案卷审核人员签名。

（四）归档后补充说明：指归档后案卷保管期限和密级的调整以及卷内文件进行补充、移出、销毁等情况的注明。

（五）填写人：由项目组人员签名。

（六）审核人：依托单位档案部门有关人员签名。

十二、已装订的成套图样或印刷成册的文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录；与其他重大科研仪器项目文件组成一卷的，应排列在卷内文件最后，作为一份文件填写卷内目录，不重新编写页号，但应在卷内目录的备注中注明总页数。

十三、草拟案卷封面吝栏目，经依托单位档案部门审核后，用毛笔或钢笔工整填写案卷封面或使用机制封面。

（一）单位名称：即立档单位名称，必须填写全称。

（二）案卷题名：即案卷标题，是根据卷内文件的内容拟定的综合性名称，一般包括项目名称和本卷名称。

（三）立卷部门：填写负责科研项目文件的立卷归档部门，如xx课题组等。

（四）项目负责人。

（五）起止日期：填写案卷内最早和最晚形成文件的年月。

（六）保管期限：填写组卷时确定的保管期限（永久、长期或短期）。

（七）密级：填写划定卷内文件的最高密级，一般情况下，重大科研仪器项目档案不应涉密。

（八）归档日期：填写档案正式向依托单位档案部门归档的日期。

（九）归档序号：填写立卷归档部门（课题组等）自行编制的案卷流水号。

（十）分类号、档号：由依托单位档案部门填写。

（十一）档案馆号：由依托单位档案部门填写。

十四、本项目所有案卷按重要程度结合科研工作阶段等进行系统排列，固定案卷先后顺序位置。

十五、项目负责人填写科研项目档案归档说明书，作为每个项目档案第一个案卷的第一份文件，登入卷内目录。

第四章 中期检查与验收

第九条 中期检查要求

文件材料的形成、收集和归档工作按照本要求和依托单位科技档案管理的有关规定执行，并与仪器研制过程同步。

第十条 验收要求项目档案真实、完整、系统，立卷归档工作按照本要求和依托单位科技档案管理的有关规定执行，技术文件达到研制的仪器设备能够复制的要求。

第五章其他要求

第十一条 档案移交、保管和共享利用

重大科研仪器项目档案的移交、保管和共享利用按照国家和依托单位有关规定执行。

第十二条 本要求自2021年1月1日起开始实施。