为确保档案信息的安全，使之更有效地为学校中心工作服务，现根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》及《西安交通大学档案管理办法》，制定本细则。
一、 总原则
1.各部门归档的档案仅限于该部门利用，如因工作需要查阅其他部门档案，须经归档部门领导签字同意后，才能提供查阅。
2.档案实体原则上不外借，如因工作需要外借其他部门档案，须经归档部门领导签字同意后，才能外借。外借时要详细填写档案外借登记表，出借人要负责催还，归还接收人要认真清点并及时上架。
3.外籍人士同胞查档，须经国际交流处签字同意。
4.港澳台同胞查档，须经港澳台办公室签字同意。
5.安全部门查档，须经保卫处签字同意。
6.媒体单位查档，须经宣传部签字同意。
二、 各门类档案查阅利用细则
（一）党群档案
1.党委会议记录、纪要，须经党办主任或主管校领导签字同意后才能提供利用；
2.人员处分档案须经纪委、组织部或主管校领导签字同意后才能提供利用；
3.不开放的文革材料一律不提供利用；
4.涉及国家和省市级领导、著名人士的档案须经馆领导批准后才可提供利用；
（二）行政档案
1.校长办公会议记录、纪要，须经校办主任或主管校领导同意签字后才能提供利用。
2.人力资源部处务会议记录等，须经人力资源部部长或主管校领导同意签字后才能提供利用。
（三）教学档案
1．涉及学生处分、考试试题及答案等的档案未经馆领导同意不得提供查阅；
2．在校学生或校友到馆办理本人在校期间成绩单或学历学位等学籍档案，须持本人有效证件；若代他人办理，除须带上述材料外还须出示委托书及被委托人有效证件。
3．外地不能到馆查阅的校友，可以直接发档案馆电子邮箱，提供本人的毕业证书影印件及身份证件；由档案馆审核信息，办理完成后通知快递顺丰到付学生本人，电子邮件不接受委托办理。
4.对已毕业学生学历学位核实工作，清华大学学位认证中心、教育部学历认证中心等机构发邮件到档案馆；用人单位需提供单位公函以及学生相关身份信息、学位、毕业证书影印件方可办理。档案馆负责完成学籍核对审核工作，通过档案管理系统登记并备注仔细。来馆进行学历学位核实须持有单位介绍信及该生的相关学历或学位证明（复印件亦可）方可提供核实；
5.研究生学位的论文不得提供全文利用，仅限作者本人或导师查阅。
6.查阅论文答辩决议书者须持有学院开具介绍信，方可调阅、复印。
（四）科研档案
1.由课题组人员前来调阅自己参与的项目档案时，出示工作证或身份证等有效证件，接待人员在项目鉴定书等相关材料上核实其身份后方可提供其查阅；导师派学生来馆代查自已承担完成的科研档案，学生须出具本人在校学生证件，持介绍信经科研院和课题负责人签字同意可提供查阅。
2.非课题组人员查阅项目档案时，须持介绍信经科研院以及该项目课题组负责人签字同意；
（五）基建档案
基建图纸档案一般在馆内查阅。如确需外借利用，须经档案馆馆长批准，并严格履行借阅手续，填写借出承诺书，限期归还，并缴纳不少于伍佰元的出借保证金，待图纸档案归还后，经验收无丢失或损坏者，如数归还。
（六）历史档案
一般情况下不得查阅原件，特殊情况须经馆长签字同意后提供利用；可提供档案目录和电子文件的流览，每天复制电子文件不得超过12页，电子文件须加西安交通大学档案馆水印。
（七）财会档案
需持财务处开具的查档单和财务凭证号可提供利用，未经财务处同意不得查阅，特殊情况须经馆长批准。
（八）出版档案
样书审稿单仅限于出版社归档人员及样书作者查阅。
（九）声像档案
声像档案和馆藏电子文件的借阅和拷贝，须填写《电子档案及数码照片查阅利用承诺书》，并严格执行。
（十）已故职工人事档案
需人事处、离退休处开具介绍信，其直系家属可以查阅利用。特殊情况须经馆领导批准。
（十一）人物档案
未经馆领导批准不得提供查阅、复印及外借。
（十二）实物档案
未经馆领导批准一律不得外借。
（十三）涉密档案
涉密和军工涉密档案档案，严格按照涉密和军工涉密档案规定办理。
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