一、什么是档案？
根据《中华人民共和国档案法》第二条规定，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
二、什么是高校档案？
高校档案是指在高等学校教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。它凝聚着全校教职工的奋斗成果、智慧和结晶，是学校历史的真实记载。
三、西安交通大学档案馆存有哪些档案？
西安交通大学档案是指建校以来全校在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。目前我馆存有前党政、党群、行政、外事、教学、科研、基建、出版、产品、声像、财会、设备、已故人员档案和历史档案及资料。
四、所有的档案都到档案馆查吗？
不是的。学生人事档案在学生处学生档案室查，地址：钱学森图书馆八层，电话：82668291。教职工人事档案在人力资源部人事档案室查，地址：主楼E座一层，电话：82668365。
五、医学校区和财经校区的档案到哪里去查？
医学院2001届以后的学生学籍档案及经金学院1978届以后学生学籍档案在雁塔校区或兴庆校区都可以查阅利用。医学院其他档案及原西安医科大学的档案可在雁塔校区医学院法医楼八层查阅，电话：82655093；经金学院其他档案及原陕西财经学院的档案可在雁塔校区翠华路原陕西财经学院老图书馆一层预约查阅，电话：82668843，82656275。
六、档案馆提供哪些查阅形式？
档案馆提供利用档案的方式有：查阅、摘录、复制（复印、扫描、拍照）、借阅、电话及信函（包括电子邮件）查询等。
七、查阅档案需办理什么手续？
凡利用馆藏档案，均应按照《西安交通大学档案查阅利用办法》规定办理相应利用手续后方可利用。校内外人员利用一般开放档案，凭本人有效证件（身份证、工作证、学生证等）或单位介绍信即可查阅。利用有保密内容或归档单位有特殊要求的档案，须经学校主管部门或档案馆领导批准。凡代办查阅他人信息者，必须携带委托书和双方身份证件；单位查阅涉及到个人信息的档案时，必须出具单位介绍信，经档案馆允许方可查阅。
八、档案可以借出吗？
利用档案应在档案馆内阅览，档案一般不外借，归档单位确因工作需要借出档案时，须根据规定办理借出手续。借出档案应及时归还，一般不得超过一周。因故不能按期归还者，应向档案人员说明情况，并办理续借手续。
基建档案确需借出利用的，须持利用单位开具的介绍信说明借出原因、借出时间，并按要求填写基建档案外借承诺书、附有领导签署的意见，严格履行借阅手续，限期归还。同时交付档案保证金（保证金数额按照档案价值确定，最低为人民币伍佰元，档案归还时，经检查无丢失或损坏者，保证金如数退还）。
九、档案馆可提供的学籍材料包括什么？
档案馆可提供学生（本、专科，成人教育及远程教育）在校期间形成的录取名单、成绩单、毕业生名单、就业（派遣）名单、研究生学位答辩材料等学籍档案的复制件，加盖档案馆公章后等同原件。
十、出国的中英文学籍材料到哪里办理？
本科生办理中英文学籍材料请至教务处登记办理，地址：主楼E座2楼教务大厅，电话：82665804；研究生办理中英文学籍材料请先在档案馆提取相关材料，再至研究生院办理，地址：主楼E座2楼教务大厅，电话：82663334。档案馆只提供中文成绩原件打印件并加盖公章，不提供英文成绩翻译工作。
十一、学位证、毕业证丢失怎么办？
学位证、毕业证丢失可在档案馆复印录取名单、成绩单及毕业生名单和学位名单盖档案馆公章后，再到教务处办理毕业证明书相关事宜。
十二、四六级证书丢失怎么办？
英语四级、六级证书丢失可在档案馆复制原始成绩单，加盖档案馆公章后与原件具有同等效应。如果需要证书，请持由档案馆复制的原始成绩单至教务处补办四六级成绩证明书。
十三、已故人事档案如何查阅？
档案馆存有部分已故人员的人事档案，查阅时须持由人力资源部、其生前所在单位或离退休办开具的介绍信前来办理。
十四、科研档案如何查阅？
所有科研项目档案被查阅时，必须征得科研院和项目第一申报人的同意，并且须持有科研院主管科研归档的负责人开具的介绍信和项目第一申报人的委托书才能够被查阅。查阅人还须携本人有效证件。查阅利用军工涉密档案，必须涉密人员填写保密办要求的《西安交通大学复印/打印/刻录涉密资料审批表》，相关领导部门和保密领导小组审批同意方能办理相关手续。
十五、声像档案如何查阅？
声像档案一律不外借。因工作需要必须复制相关档案，经档案馆甄别同意后，在有关人员的指导下方可在档案馆内查阅、复印、扫描、翻拍，不得随意扩大复制范围。办理人须携带有效证件及介绍信。
十六、我查到的档案可以随意公布吗？
不可以。利用者利用档案时，应严格遵守档案馆的有关规定。不得损毁、丢失、抽取、涂改、伪造或擅自抄录、复制和公布档案，违者按《档案法》规定追究法律责任。
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