档案馆档案服务利用细则

档案服务利用细则

为确保档案信息的安全，使之更有效地为学校中心工作服务，现根据《档案法》、《档案法实施办法》、国家教育部《高等学校档案管理办法》及《西安交大档案馆档案借阅制度》，制定本细则。

总原则

一、校内外人员利用一般开放档案，凭本人有效证件均可查阅。利用有保密内容或归档单位有特殊要求的档案，须经学校主管部门或档案馆领导批准。

二、凡代办查阅他人信息者，必须携带委托书和双方身份证件；单位查阅涉及到个人信息的档案时，必须出具单位介绍信，经档案馆允许方可查阅。

三、利用档案应在档案馆内阅览，档案一般不外借，确因工作需要借出档案时，须经档案工作人员同意，并办理借出手续。借出档案应及时归还，一般不得超过一周，因故不能按期归还者，应向档案馆说明情况，并办理续借手续。出借人要负责催还，归还接收人要认真清点并及时上架。

各类档案查阅利用细则

一、党群档案

1. 个人查阅党群类校发文件、各部处形成文件档案，须凭本人有效证件。

2. 查阅涉及个人隐私信息的档案，须凭介绍信、主管部门领导或档案馆领导批准。

3. 利用有保密内容或归档单位有特殊要求的档案，如会议记录、信访、纪检等案卷，须经学校主管部门领导或档案馆领导批准。

4. 党群类档案要求馆内查阅，确因职能部门或者学院公事必须借出，须出具部门介绍信和办理者有效身份证件，经主管领导批准方可借出。借出期限为7天。

二、行政档案

校长办公会议记录、信访案卷、人力资源部会议纪要、涉及个人信息的案卷等，须经归档部门主管领导同意后才能提供利用。

三、教学档案

1. 本人查阅本专科及研究生在校学籍档案，须持本人有效证件。

2. 凡代办查阅他人信息者，须携带代办人有效身份证件和委托人有效身份证件原件或复印件及委托书方可查阅办理。

3. 校内部门因公查阅涉及个人信息的教学类档案，须开具介绍信。

4. 用人单位、代办机构及个人办理学历认证，须提交单位介绍信、查询人身份证及被核查人的相应证书复印件。

5. 查阅教学类综合档案，须持本人有效证件。

6. 教学类档案限馆内查阅，确因职能部门或者学院公事必须借出，须出具职能部门或者学院介绍信和办理者有效证件复印件，经主管领导批准方可借出。借出期限为7天。

7. 考试试题等未经馆领导同意不得提供查阅；学位论文不得复印复制。

四、科研档案

所有科研项目档案被借阅时，必须征得科研院和项目第一申报人的同意，并且须持有科研院主管科研归档的负责人开具的介绍信或项目第一申报人的委托书才能够被借阅。查阅人还需携本人有效证件。

五、财会档案：

1. 财会档案仅限于财务处相关人员负责查阅。

2. 在财务处相关工作人员不能亲自到场查阅的情形下，查档者须经财务处同意并持有财务处开具的查阅许可介绍信或签名的字条，财务处提供凭单号，方可由档案馆值班人员代为查阅。

3. 特殊情况须经馆长批准。

六、基建档案：

1．基建档案查阅，校内人员持本人有效证件均可查阅；校外施工方须凭单位介绍信和个人有效证件方可查阅。

2．基建图纸外借，必须经档案馆馆长批准，利用者须提供本校所属单位介绍信和本人有效证件，限期归还，并缴纳出借保证金不少于500元，待基建图纸归还后，经验收无丢失或损坏者，如数归还保证金。

3．国有土地使用证、房屋产权证原则上不外借，确因工作需要外借，须经档案馆馆长批准。

七、外事档案

1．本人查阅，携带本人有效证件。若代办，代办人须携带有效证件和当事人委托书、身份证复印件才可查阅。

2．职能部门或者学院因公查阅，办理人携带有效证件或介绍信。

八、声像档案

声像档案一律不外借。因工作需要必须复制相关信息的，经档案馆甄别同意后，在有关人员的指导下方可在档案馆内查阅、复印、扫描、翻拍，不得随意扩大复制范围。办理人须携带有效证件或介绍信。

备注：使用声像档案出书、画册、展板等等，需注明声像档案出自“西安交通大学档案馆”。

九、军工涉密档案

借阅利用军工涉密档案，必须填写保密办要求的《西安交通大学复印/打印/刻录涉密资料审批表》，相关领导部门和保密领导小组审批同意方能办理相关手续。