各院（部）、处及有关单位：
根据《高等学校档案管理办法》（国家档案局27号令）和《西安交通大学档案管理办法》（西交档〔2010〕1号）有关规定，为准确、完整、系统地收集、保存学校2022年度的文件材料，现就做好归档工作通知如下：
一、归档范围和归档时间
（一）各职能部门在2022年度工作活动中形成的对学校发展有保存价值的各种文件材料和照片、音视频，经系统整理后应在6月底前归档。
（二）各教学单位形成的教学综合管理文件材料，经系统整理后应在6月底前归档，研究生学位应于每批次学位公报公布后6个月内归档。
（三）科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目验收（竣工）后3个月内由相关职能管理部门负责组织归档。
（四）善始善终做好新冠肺炎疫情防控文件材料的归集，请参照档案馆网站通知公告《关于做好疫情防控档案材料归档工作的通知》的要求，在6月底前归档。
（五）重点做好重大活动、重要会议和突发事件形成的相关成套性材料的归集，在活动结束后6个月内归档。
（六）文件材料归档范围：为方便各部门归档、提供精准服务，档案馆前期已针对各部门业务的个性化需求，制定了“专属归档指南”并通过OA发送，请注意查收并按照归档范围做好归档。
二、质量要求
（一）归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。
（二）实行纸质文件、电子文件双套归档制。无电子文件的纸质文件归档，有电子文件的与纸质文件同时归档。学校各项活动中形成有保存价值的原生电子文件也需要及时进行在线或脱机归档。
（三）本校形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。
（四）声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。照片以 JPG、 TIF 等格式归档，音频以 WAV、 MP3 等格式归档，视频以 MPG、 MP4、 FLV、 AVI 等格式归档。
三、归档程序
各归档单位兼职档案员负责归档文件材料的整理移交，归档文件整理要求请参照DA/T22—2015《归档文件整理规则》http://archives.xjtu.edu.cn/info/1015/7961.htm执行，经档案馆工作人员业务指导、检查合格后办理移交手续。
电子文件可通过云档平台进行“云归档”，浏览器访问https://yundang.xjtu.edu.cn打开文档云存储平台界面，通过兼职档案员NETID账户登录，完成电子文件在线归档。
档案馆将面向全校各归档部门提供优质服务，对于归档过程中存在的任何问题，我们会第一时间响应并积极提出解决方案。联系电话：82665384 82665257
档案馆
2023年3月17日
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