各院（部）、处及有关单位：
根据《高等学校档案管理办法》（国家档案局27号令）和《西安交通大学档案管理办法》（西交档〔2010〕1号）有关规定，为准确、完整、系统地收集、保存学校2021年度的文件材料，现就做好归档工作通知如下：
一、归档范围和归档时间
（一）各单位形成的党群、行政、外事、出版物、声像类文件材料，经系统整理后应在6月底前归档。
（二）各教学单位形成的教学综合管理文件材料，经系统整理后应在6月底前归档，研究生学位应于每批次学位公报公布后3个月内归档。
（三）科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目验收（竣工）后3个月内归档。
（四）重点做好党史学习教育专题文件材料的收集归档。学校党史学习教育领导小组及各分党委在党史学习教育工作中直接形成的有利用和保存价值的文字材料、图表、照片、录音、录像、奖杯、奖状等各类文件材料均纳入此次专题档案收集范畴。党史学习教育专题文件材料经系统整理后应在6月底前归档。
（五）新冠肺炎疫情防控工作过程中形成的文件材料，应参照前期发送各部门《关于提前做好疫情防控期间各类档案材料归档保存的温馨提示》的要求，在6月底前及时做好归档移交，现行产生的疫情防控档案，做到随时产生，随时收集，及时归档，确保疫情防控档案应收尽收、应归尽归、载体丰富、内容翔实。
（六）具体各类文件材料归档范围请参照西安交通大学档案馆网站服务指南归档范围http://archives.xjtu.edu.cn/dayw/gdfw.htm，其他各类文件材料归档时限参照专门档案管理规定执行。
二、质量要求
（一）归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。
（二）实行纸质文件、电子文件双套归档制。无电子文件的纸质文件归档，有电子文件的与纸质文件同时归档。学校各项活动中形成有保存价值的原生电子文件也需要及时进行在线或脱机归档。
（三）本校形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。
（四）声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。照片以 JPG、 TIF 等格式归档，音频以 WAV、 MP3 等格式归档，视频以 MPG、 MP4、 FLV、 AVI 等格式归档。
三、归档程序
各归档单位兼职档案员负责归档文件材料的整理移交，归档文件整理要求请参照DA/T22—2015《归档文件整理规则》http://archives.xjtu.edu.cn/info/1015/7961.htm执行，经档案馆工作人员业务指导、检查合格后办理移交手续。
档案馆已上线云档平台，电子文件可采用“云归档”模式，浏览器访问https://yundang.xjtu.edu.cn打开文档云存储平台界面，通过兼职档案员NETID账户登录，完成电子文件在线归档。
档案馆
2022年3月25日
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